eSocial: seis pilares para a sua empresa se antecipar e evitar problemas na entrega

“A dois meses da entrega do primeiro grupo, é preciso lembrar que a adaptação pode ser demorada, já que estamos falando de uma legislação extensa e com diversos pontos que podem impedir a entrega ou até gerar declarações incorretas”, ressalta Roberto Regente Jr., CEO da Wolters Kluwer - Unidade de Negócios Fiscal e Contábil no Brasil.

O eSocial começa a valer em 01/01/2018 para companhias com faturamento superior a 78 milhões em 2016 e a partir de 01/07/2018 para os demais contribuintes, e a Wolters Kluwer - Unidade de Negócios Fiscal e Contábil no Brasil aponta os seis pilares abaixo que devem ser observados pelas empresas.

Conheça os eventos do eSocial

O eSocial é composto de mais de 40 eventos distintos, cada um responsável por um conjunto de informações. Os eventos são classificados em grupos de acordo com as características da entrega, como, por exemplo, eventos que irão declarar as tabelas utilizadas pela empresa, eventos de movimentações (chamados de não periódicos) e eventos mensais com informações da folha de pagamento (chamados de periódicos).

Dedique um tempo para estudar e conhecer os eventos:
∙ Habitue-se aos eventos e conjunto de informações declaradas, bem como aos prazos de entrega.
∙ Saiba como o eSocial mantém o histórico de informações e como serão tratadas situações como retificação, exclusão ou evolução de informações.

Reveja os procedimentos internos de sua empresa

O eSocial não traz mudanças na legislação trabalhista, mas as informações exigidas e suas regras de entrega podem impactar diretamente em como os procedimentos são executados no dia a dia da sua empresa.
∙ Faça um mapeamento para identificar se as informações recebidas de seu cliente atendem às exigências do eSocial.
∙ Reveja os prazos e execução das atividades, lembre-se que os eventos possuem prazos para entrega.

Qualifique o cadastro dos trabalhadores

Para que os trabalhadores sejam declarados no eSocial, o cadastro do trabalhador entre os órgãos participantes deverão estar compatíveis.

A sua empresa pode se antecipar e conferir se o cadastro dos seus colaboradores está correto por meio do site do eSocial, no qual o governo disponibilizou um recurso chamado “Qualificação Cadastral”. Neste local, é possível fazer a consulta individual ou em lote (gerando o arquivo via sistema de folha de pagamento). Existindo divergências, a empresa deverá encaminhar o trabalhador até o respectivo órgão para que a correção seja efetuada. Antes disso, não será possível entregar nenhuma informação relativa a este trabalhador.

O índice de cadastros incorretos tende a ser significativo, o que poderá impactar diretamente a empresa, seja na ausência dos trabalhadores para solução do problema, como na inviabilidade de adequação devido a grande demanda que deve ocorrer com a proximidade do início de vigência.

Os cadastros da sua empresa estão adequados ao eSocial?

O eSocial exigiu uma série de informações que precisam ser preenchidas ou revisadas antes da primeira entrega, informações estas que envolvem desde o relacionamento das tabelas do eSocial com as tabelas da folha de pagamento, até dados de identificação da empresa e trabalhadores. Muitas vezes, não conseguimos essas informações de imediato e precisamos solicitar diretamente para o trabalhador ou pessoa responsável, mais uma razão para a antecipação deste processo.

Como exemplo, citamos as seguintes situações:

∙ Os cadastros de Cargos e Horários (Jornadas) estão corretos e vinculados aos trabalhadores?
∙ Os Proventos e Descontos utilizados nos recibos de pagamentos estão com as definições corretas quanto à tributação bem como “relacionados” a tabela de rubricas definidas pelo eSocial?
∙ O CNAE / CNAE Preponderante, RAT e FAP utilizados pela empresa estão corretos?
∙ Possui estagiários? O eSocial solicita informações do estágio como Agente de Integração, Coordenador do Estágio e Apólice do Seguro.

∙ Já verificou se todas as informações cadastrais e contratuais exigidas dos trabalhadores estão preenchidas e atualizadas?

Sanear o cadastro é extremamente importante, tanto para evitar impedimentos na entrega dos eventos, quanto para declarar informações corretas e atualizadas.

Saúde e Segurança do Trabalho

Existem eventos destinados a informações de Saúde e Segurança do Trabalho que serão obrigatórios seis meses após o início da vigência do eSocial.

Mesmo não exigidos inicialmente, é fundamental que as empresas se antecipem e se adequem as informações exigidas. Nem sempre a empresa contábil (e a própria empresa) possuirão as informações exigidas, sendo necessário entrar em contato com empresas que atuam na área de Medicina do Trabalho, providenciando os respectivos laudos conforme exigidos na legislação.

Seu cliente conhece o eSocial?

Muitas obrigações foram criadas nos últimos anos. O seu cliente sabe o que é eSocial ou para ele é só mais uma obrigação sob responsabilidade da empresa contábil?

É importante envolve-lo no projeto do eSocial para que tenha ciência sobre todos os reflexos para sua empresa e trabalhadores. O seu cliente é peça fundamental no atendimento às exigências, seja durante este processo de adequações “pré eSocial” como posteriormente durante toda a vigência.

Sobre a Wolters Kluwer

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