Por que empresas estão adotando IA no backoffice financeiro e fiscal: 3 razões estratégicas

De acordo com dados recentes do estudo Panorama do Contas a Pagar 2026 realizado pela Qive, plataforma líder do contas a pagar que integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, apenas 33% das empresas no Brasil usam IA em áreas como backoffice financeiro e fiscal e 16% tiveram orçamento dedicado ao tema. Outro dado interessante é que mais da metade das empresas ainda depende fortemente de planilhas e processos manuais.

Para Isis Abbud, cofundadora e co-CEO da Qive, empresa líder do Contas a Pagar, nunca se falou tanto em Inteligência Artificial nas companhias brasileiras. E, paradoxalmente, investe-se pouco nessa ferramenta, especialmente nos setores em que o dinheiro realmente ‘passa’. “Enquanto áreas como marketing experimentam modelos generativos, criam campanhas mais rápidas e testam novos formatos, o backoffice financeiro e fiscal — responsável por volumes bilionários, riscos reais e impacto direto no caixa — ainda depende, em grande parte, de planilhas e controles paralelos”, explica.

Ainda segundo a especialista, o problema não é apenas a baixa adoção. É onde e como a tecnologia está sendo usada. A executiva aponta 3 razões para o uso da IA nas áreas de contas a pagar, financeiro e backoffice das empresas:

1 - A IA apoia escolhas para orientar o negócio

Quando existe automação, ela costuma estar focada em registrar o passado: lançar, conferir, arquivar, reconciliar. O fluxo anda e a decisão continua parada. Ou seja, digitaliza-se o processo, mas não se constrói inteligência para antecipar riscos, apoiar escolhas ou orientar o negócio.

Para ela, o que isso cria, na prática, “é uma ilusão perigosa: companhias que se declaram “data-driven”, “AI-ready”, mas que ainda precisam de planilha, validação manual e retrabalho para rodar o contas a pagar. Ambição estratégica sem base operacional sólida não escala. E, no backoffice, esse custo é invisível até o momento em que vira problema”, complementa Ísis.

2 - A ferramenta ajuda a evitar erros

“Em operações de alto volume, falhas como pagamentos em duplicidade, vencimentos perdidos, dados inconsistentes, retrabalho constante, não são exceção — são estatística”, aponta a cofundadora da Qive. O mesmo Panorama, pesquisa destacada anteriormente, apontou que ineficiências operacionais e erros em processos financeiros podem consumir até 1% da receita anual de uma organização, um impacto que se acumula silenciosamente ao longo do tempo.

3 - IA como braço direito das pessoas

Ainda segundo o mesmo estudo da Qive, as pessoas estão mais prontas do que os sistemas. Neste cenário, 51% dos profissionais querem investir em IA e 39% apontam planejamento e estratégia como prioridades.

“O apetite por um backoffice mais analítico existe. O que falta não é apenas a decisão de investimento, mas também dados confiáveis, infraestrutura e integração sólida de ferramentas”, pontua a especialista.

Nem todo profissional de backoffice está preparado para atuar de forma analítica. E mesmo entre os que têm esse repertório, a travessia não é automática. “Tecnologia de ponta apoiada em dados ruins, fragmentados ou pouco confiáveis não gera inteligência. Gera ruído. Automatiza erros. E aumenta a insegurança na tomada de decisão.Sem dados íntegros, governados e acessíveis, a IA não acelera o pensamento, ela atrapalha”, finaliza a executiva.

Sobre a Qive:

A Qive, plataforma líder do contas a pagar, integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, oferecendo eficiência, segurança e escalabilidade. Antes Arquivei, foi fundada em 2014 em São Carlos, interior de São Paulo, com a missão de centralizar, organizar e automatizar documentos fiscais. Em 2021, recebeu um aporte de R$ 260 milhões em rodada Série B liderada pela Riverwood Capital.

Em 2024, após um rebranding da marca, se tornou Qive e avançou para a área financeira e de pagamentos, com uma solução que garante inteligência analítica para a tomada de decisões e processos seguros, ao eliminar riscos e custos em ambientes complexos. Atualmente, a empresa processa R$ 3 trilhões em notas eletrônicas anualmente e já gerenciou mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais nos últimos onze anos. A Qive tem mais de 300 colaboradores no Brasil e atende mais de 210 mil clientes no país, entre eles Faber-Castell, Bayer, Casas Bahia e Kraft Heinz. Acesse o site e saiba mais!