5 ações para melhorar a gestão da sua clínica ou consultório

Dificuldades em administrar questões burocráticas e financeiras são alguns dos principais desafios encontrados por profissionais da área da saúde que decidem empreender na abertura de uma clínica. Além disso, existem desafios diários, como evitar fraudes médicas e manter sua equipe motivada para atender pacientes e colaboradores.

Uma pesquisa feita pela Federação Nacional de Saúde Suplementar (FenaSaúde) estima que os gastos das operadoras com desperdícios respondem por 30% das despesas totais do setor. Essa taxa refere-se à quantidade de exames complementares prescritos de forma errada, além de gastos desnecessários.

Dr. Anis Mitri, CEO da rede de clínicas de saúde CECAM, listou 5 ações práticas que ajudam a garantir melhor atendimento, transparência e bons resultados:

Invista em ferramentas de gestão

Mesmo em clínicas com estrutura mais enxuta, é importante ter hierarquias, divisão dos setores e estruturas. Trabalhe com software de gestão e ele lhe permitirá fazer a administração de forma prática e otimizada. Isso irá facilitar a distribuição de funções, criação de processos administrativos desde o planejamento, organização direção e controle.

De acordo com o especialista, o sistema não deve ter apenas o prontuário eletrônico e agenda das consultas, mas deve oferecer ao gestor todos os dados possíveis de serem analisados. Além disso, usar a tecnologia facilita e otimiza processos, como agendamento, solicitação de exames, consulta de dados, etc. “É importante já desde o início ter uma estrutura organizada e usar da tecnologia, pois irá melhorar também a gestão do tempo e evitar erros”, afirma Dr. Mitri.

Contrate lento e demita rápido

Para que tudo funcione adequadamente é necessário ter uma equipe altamente engajada e comprometida com os valores e missão da empresa. Defina o que realmente é importante e leve o tempo necessário para começar o processo seletivo na escolha dos funcionários – desde médicos, enfermeiros até recepcionistas e copeiros. Após a contratação, estabeleça um período para que ele possa mostrar suas habilidades. Dê feedbacks regularmente sobre o desempenho.

Saiba delegar tarefas e cobrá-las corretamente

Ao delegar tarefas para equipe, evite solicitar por diversas vezes a entrega. A forma correta de cobrar as solicitações é estipular prazos junto ao funcionário e permitir que o mesmo traga dentro do período determinado os resultados do seu trabalho. Dessa forma, é possível evitar o desgaste e a pressão causados por cobranças ineficientes. Segundo o CEO, outra dica valiosa é estabelecer indicadores de objetivos alcançados para todas as funções, avaliando-os periodicamente.

Aposte em tecnologia

A tecnologia ajuda na relação médico X paciente já que permite um atendimento personalizado e rápido. Um exemplo disso é o aplicativo do CECAM, que após adesão para marcação de exames e consultas, permitiu também um monitoramento dos pacientes.

O aplicativo permite também que os pacientes possam dar elogios, sugestões ou críticas com maior facilidade ao estabelecimento, o que ajuda na melhoria do atendimento. “Sem o aplicativo seria quase impossível saber que 89% dos pacientes consideram o atendimento bom ou ótimo e que 11% consideram ruim ou péssimo. Com este canal de comunicação, temos a possibilidade de saber o motivo da insatisfação e criar planos de melhoria”, ressalta Mitri.

Valorize seu atendimento

Desde 2014 a frente da rede de clinicas de saúde CECAM, Dr. Anis Mitri criou um novo modelo de gestão que preza pelo cuidado com o paciente do começo ao fim. Com atendimento completo e ágil, o CECAM é formado por uma equipe multidisciplinar que acompanha o paciente em 5 etapas: com consulta, encaminhamento para exames, diagnóstico, tratamento e pós-tratamento. Caso necessário, o paciente é direcionado para outra especialidade de uma clínica parceira e assim otimizam tempo e custo.