Tecnologia a favor da gestão documental para equipes mais produtivas e estratégicas

Uma pesquisa realizada pelo PwC e pelo Radicati Group há quatro anos indicava que os gestores perdiam em média um mês por ano procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados; já as equipes gastavam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos, sendo que o percentual pode chegar a 50% do tempo de procura por tais documentos.

Mais dados: em média, colaboradores perdem duas horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. E, no mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas.

Pouco a pouco, esta realidade vem se dissolvendo. Se antes era muito normal que as empresas realizassem gestão documental em arquivos físicos e controles manuais, hoje o cenário se transformou: a tecnologia está assumindo o protagonismo das tarefas operacionais e permitindo que o setor de gestão documental transite de um papel reativo para um papel cada vez mais estratégico dentro das organizações.

Esse movimento é visível em empresas de todos os portes e segmentos. Com a digitalização em larga escala, ferramentas de automação e sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos (GED), atividades repetitivas como classificação, indexação e busca de arquivos passaram a ser executadas com mais velocidade e precisão - o que vem reduzindo falhas humanas e aumentando a rastreabilidade da informação.

Mas o maior impacto não está apenas na eficiência. Está no redesenho do papel dos profissionais. Ao eliminar o excesso de tarefas mecânicas, a tecnologia abre espaço para que as equipes se concentrem no que realmente importa, que é gerar valor. O tempo antes dedicado ao operacional agora pode ser investido na análise de dados documentais, no apoio a auditorias, na gestão de riscos, na inteligência regulatória e até na criação de fluxos personalizados que otimizem áreas como jurídico, compras ou RH.

Essa transição também responde a um contexto regulatório e de negócios cada vez mais exigente. A segurança da informação, a LGPD, as normas de ESG e a governança corporativa exigem da gestão documental não apenas organização, mas inteligência. E isso só é possível quando se tem uma visão estratégica da informação como ativo.

Na minha visão, a transformação digital não significa apenas digitalizar papéis, mas sim mudar a lógica do setor, de suporte burocrático para função crítica no planejamento e na execução das metas da empresa. Significa colocar a tecnologia para servir à decisão, e não apenas à tarefa.

Em um mercado onde agilidade, transparência e conformidade são diferenciais competitivos, a gestão documental deixa de ser coadjuvante e assume seu lugar na linha de frente da estratégia corporativa.

Com esse novo posicionamento, a área de gestão documental passa a ser uma alavanca de produtividade e inteligência de negócios. Os dados que antes ficavam esquecidos em pastas físicas ou armazenamentos pouco eficientes ganham vida, contribuindo para decisões mais rápidas e embasadas.

Reduzem-se os riscos operacionais e jurídicos, melhora-se a experiência dos colaboradores e abre-se espaço para a inovação nos processos internos. O que antes era custo e gargalo se transforma em ativo estratégico, capaz de sustentar o crescimento e a competitividade das empresas em um ambiente cada vez mais orientado por dados.

*Marcelo Araújo é diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais.