Nova Nota Fiscal: Entenda as Mudanças Aprovadas e Início da Fase de Testes

A partir de 1º de julho, entra em fase de testes o novo modelo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em todo o país devido a Reforma Tributária e foi oficializada por meio da Nota Técnica 2025.002-RTC. A mudança exigirá adequações importantes por parte das empresas, especialmente no leiaute para a geração do xml.

Para Thais Borges, diretora comercial e de marketing da Systax, uma das maiores empresas de tecnologia fiscal e tributária do Brasil, com o início dos testes do modelo, é urgente que as empresas entendam profundamente as mudanças. “Quanto antes forem realizadas as adequações na nota fiscal, mais claro ficarão os impactos nas operações das companhias e o que ainda será necessário para se adequar completamente até a vigência total do novo formato”, explica a executiva.

A principal novidade está na unificação de cinco tributos em uma cobrança única. A partir da nova versão, os documentos precisarão constar os tributos CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) que serão responsáveis por substituir o PIS, COFINS, IPI (parcialmente), ICMS e ISS. Os novos tributos serão divididos entre os nível federal (CBS), bem como estadual e municipal (IBS), ambos serão tributos sobre o valor adicionado (IVA), visando eliminar a cumulatividade e a cobrança em cascata do sistema tributário brasileiro.

A partir de julho, a inserção das informações relativas ao IBS, CBS e IS será opcional e não estará sujeita à validação. Porém, de janeiro de 2026 em diante as regras de validação para a tributação do IBS e da CBS entrarão em vigor, tornando o preenchimento correto desses campos obrigatório para todos os emissores de NF-e e NFC-e.

“Empresas que não se adequarem rapidamente enfrentarão dificuldades na emissão de documentos fiscais ao longo prazo, comprometendo o faturamento, o cumprimento das obrigações com o fisco e podendo até mesmo levar a interrupção das operações”, avalia Thais. Ela destaca ainda que devido à complexidade das atualizações e dos próprios cálculos considerando os novos tributos, especialmente durante o período de transição, é fundamental que organizações contem com tecnologias de inteligência fiscal como motores de cálculo durante o processo.

Sendo assim, diante da principal mudança trazida pela Reforma, a nova versão da NF-e conta com alterações significativas na estruturação do documento visando a adaptação aos novos tributos. Dentre as novidades estão:

Inclusão de novos campos: foram adicionados campos específicos para informar os valores de IBS, CBS e do Imposto Seletivo (IS), além de códigos de situação tributária e classificação tributária para cada item da nota fiscal.

Criação de eventos específicos: novos eventos foram criados para apuração e controle dos tributos, incluindo eventos de cancelamento genérico e de manifestação do fisco sobre pedidos de transferência de crédito.

Alterações no layout: o layout da NF-e foi modificado para acomodar os novos campos e eventos, exigindo atualização dos sistemas emissores de notas fiscais.

Mesmo com todas as alterações, muitas empresas brasileiras ainda nem mesmo iniciaram adequações relacionadas à Reforma Tributária. Com mais de 27 milhões de CNPJs ativos no Brasil, a falta de preparação pode resultar em falhas operacionais e interrupções nos processos internos.

Outro aspecto agravante a ser considerado neste cenário será o período de transição, considerando que as empresas deverão continuar acompanhando as atuais alterações nas legislações tributárias de âmbito federal, estadual e municipal, bem como as novas regulamentações relacionadas à Reforma Tributária. Isso exigirá adequações e uso de novas tecnologias, especialmente no que tange à informação e ao cálculo dos tributos por meio do uso de motor de cálculo.

Logo, com o prazo para testes se aproximando, é crucial que as empresas compreendam as mudanças, avaliem o impacto em suas operações e iniciem imediatamente o processo de adequação, explica a diretora da Systax. “A preparação antecipada será fundamental para garantir a continuidade dos negócios e o correto cálculo dos tributos. Além disso, empresas que iniciarem as mudanças o quanto antes terão vantagens operacionais e estratégicas quando a nova nota passar a ser obrigatória”, conclui Thais.

Sobre a Systax

A Systax combina a tecnologia global da Vertex com expertise local para oferecer automação e eficiência na gestão tributária. Com uma base de mais de 29 milhões de regras fiscais, a companhia monitora e atualiza diariamente os parâmetros nos principais ERPs, garantindo conformidade com a legislação. Suas soluções incluem o Motor de Cálculo O’ Series para automação de tributos, além do Content as a Service para atualização contínua de dados fiscais e a integração com SAP, como a renovação automática da J1BTAX permitindo mais precisão e redução de custos operacionais.