Nova exigência na NF-e exige reestruturação fiscal imediata nas empresas

Com a proximidade do início da fase de testes da nova Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), programada para 1º de julho, as empresas se encontram diante de um desafio urgente: adaptar-se às mudanças provocadas pela Reforma Tributária, principalmente com o novo modelo de NF a ser implementado. A Nota Técnica 2025.002-RTC, versão 1.01, publicada em abril, já formalizou um novo leiaute que exigirá alterações estruturais nos sistemas emissores, especialmente na geração do XML da nota fiscal. Inclusive, trata-se de uma transformação que impactará diretamente a forma como o país arrecada tributos e na forma como as empresas devem se organizar para continuar operando legalmente durante atuando com dois regimes tributários.

A principal inovação reside na unificação de cinco tributos em dois novos: CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), substituindo PIS, Cofins, IPI (parcialmente), ICMS e ISS. Embora, num primeiro momento, a inserção dessas informações seja opcional e sem validação, uma vez que o período de testes vai até setembro, a obrigatoriedade de preenchimento entra em vigor a partir de janeiro de 2026. Ignorar essa janela antecipada de preparação pode custar caro lá na frente.

Empresas que postergarem a readequação estarão se expondo a riscos sérios, incluindo dificuldades na emissão de documentos fiscais, comprometimento do faturamento e até, eventualmente, paralisações operacionais. Em um país com mais de 27 milhões de CNPJs ativos como o nosso, a imprevisibilidade causada pela falta de conformidade pode se transformar em um verdadeiro caos econômico caso as empresas não respeitem as mudanças e não se preparem antecipadamente.

As alterações não se limitam a substituições dos novos tributos. Foram criados também eventos específicos para controle e apuração fiscal, modificações nos campos de preenchimento e mudanças significativas no formato das notas. Isso posto, a transição para a nova versão do documento exige mais do que boa vontade por parte das empresas, mas sim investimentos em inteligência fiscal, especialmente no uso de motores e plataformas de cálculo tributário atualizadas, capazes de lidar com a complexidade da nova estrutura.

Apesar do cenário desafiador, boa parte das empresas sequer começaram a avaliar os impactos do processo de adaptação. E aqui reside o alerta: o adiamento dos preparativos pode ser fatal para a saúde financeira e a continuidade dos negócios. A fase de testes, apesar de subestimada, representa uma oportunidade estratégica importantíssima para identificar falhas, simular cenários e fazer correções sem sofrer sanções. Não aproveitar esse momento será desperdiçar uma vantagem competitiva que estará disponível apenas por tempo limitado.

Além disso, vale o alerta de que o cenário tributário brasileiro continuará exigente durante a transição. Empresas terão que lidar simultaneamente com as exigências do sistema atual e as novas regulamentações, o que amplifica a necessidade de sistemas automatizados e equipes capacitadas. É uma corrida contra o tempo, e quem largar atrasado dificilmente alcançará a linha de chegada sem sofrer sérios prejuízos.

Mais do que uma adequação técnica, a nova NF-e exige também uma mudança de mentalidade por parte das lideranças responsáveis por esse tema. Preparar-se desde já é uma questão de inteligência estratégica. Empresas que agirem com antecedência tendem a colher benefícios operacionais, ao evitar sanções e estar bem posicionadas para a nova realidade tributária do país. Cada dia de inércia hoje pode significar um passo a mais em direção à insegurança jurídica e ao prejuízo fiscal. O futuro tributário já está na nossa porta, e é possível testá-lo antes que cause problemas.

*Thais Borges é diretora comercial e de marketing da Systax, empresa que desenvolve soluções tecnológicas voltadas para o mercado tributário.