Como as empresas devem se preparar para o PGR e o eSocial?

O desafio de gerenciar as questões trabalhistas ligadas à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) nas empresas é de responsabilidade das áreas de Recursos Humanos. Por isso, é importante que os gestores de RH estejam atentos às atualizações e como se preparar para cumprir as obrigações do Programa de Gestão de Riscos (PGR) e do eSocial.

As mudanças nas portarias que gerem cada obrigação deram mais tempo para as empresas se adequarem e se prepararem para transmitir as informações com mais segurança e acurácia. Mas qual é a diferença entre o PGR e o eSocial?

PGR

O Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) é uma ferramenta que gerencia riscos e avalia processos dentro das empresas para que possam ser propostas soluções para amenizar a exposição dos trabalhadores a situações que comprometam sua integridade física, como acidentes de trabalho. Ele substituiu o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) desde 3 de janeiro de 2022.

Os critérios de SST que devem ser adotados por empregadores e empregados são estabelecidos com base na Norma Regulamentadora Nº 1 (NR-1) e na Norma Regulamentadora Nº 9 (NR-9). O PGR deve contemplar dois itens: inventário de riscos e plano de ação.

“Existem riscos muito específicos inerentes a cada atividade e local de trabalho, e que devem ser identificados por um profissional especializado. Por conta disso, as empresas com mais de uma unidade devem ter um PGR para cada unidade, com base nos riscos identificados em cada espaço”, explica Renan Soloaga, CEO da Indexmed.

eSocial

O eSocial é um projeto do governo federal que busca digitalizar e unificar o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Criado em 11 de dezembro de 2014, ele é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e contempla obrigações como folha de pagamento, admissão, demissão, aviso prévio, contribuições previdenciárias, relatórios de acidentes de trabalho, registros fiscais e informações sobre o FGTS.

Pessoas jurídicas, incluindo Microempreendedores Individuais (MEI) no regime CLT, estagiários, autônomos, são obrigados a encaminhar as informações desses funcionários ao eSocial. Pessoas físicas que possuam diaristas ou outras categorias de empregados domésticos também devem se adequar ao eSocial.

“A vantagem do novo sistema é a substituição do grande volume de documentação em papel pela digitalização das informações. Isso torna a gestão mais prática e eficiente, além de facilitar o envio das obrigações trabalhistas”, comenta Soloaga.

A Portaria Conjunta MTP/RFB/ME nº 2, de 19 de abril de 2022 – DOU 20/04/2022, que altera a Portaria Conjunta SPORT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021, prorrogou o cronograma de implantação do sistema eSocial para o grupo 4, formado por órgãos públicos, organizações internacionais e outras Instituições Extraterritoriais, em relação às fases 3 (Folha de Pagamento) e 4 (SST-Saúde e Segurança do Trabalho).

O não envio das informações exigidas ou descumprimento dos prazos determinados pela legislação implica em multas para as empresas que podem chegar a mais de R$ 4 mil.

Tecnologia para apoiar as empresas

Já existem tecnologias disponíveis para ajudar as empresas a manterem seus registros atualizados, em compliance com as exigências do eSocial e com o PGR em dia.

As tecnologias de inteligência artificial (IA) e análise de dados presentes na plataforma da Indexmed permitem oferecer aos clientes uma solução eficaz para envio da documentação ao eSocial e uma SST preventiva e de redução de custos.

A startup desenvolveu um marketplace com uma oferta de serviços voltados para descomplicar e viabilizar processos com o eSocial. Nele as empresas encontram funcionalidades para cumprirem as exigências mínimas da legislação: Programa de Gerenciamento de Riscos Ocupacionais, (PGR), Programa de Controle Médico de Segurança Ocupacional (PCMSO) e o Laudo Técnico das Condições de Ambiente de Trabalho (LTCAT). No ambiente da Indexmed, as empresas podem realizar a geração e envio de documentos, controle de exames, controle de plano de ação, entre outras funcionalidades para apoiar as empresas a atingirem o compliance atendendo as normas estabelecidas pelo governo.

“Nosso ecossistema permite que os profissionais de Recursos Humanos tenham uma visão estratégica dos prazos e processos a serem cumpridos. Uma vez inseridos os dados no sistema, todas as informações e processos poderão ser realizados em uma única plataforma, agilizando o fluxo e melhorando a gestão pelo RH, principalmente no caso das PMEs e MEs”, comenta Soloaga.

As informações constantes dos eventos da 3ª fase, antes com prazo para o dia 22 de abril, devem ser enviadas agora a partir das oito horas do dia 22 de agosto de 2022, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de agosto de 2022. As informações constantes dos eventos da 4ª fase, antes com prazo para o dia 11 de julho, devem ser enviadas a partir das oito horas do dia 1º de janeiro de 2023, referentes aos fatos ocorridos a partir desta data.