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Como fazer uma reunião produtiva?

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Erika Linhares, pedagoga e executiva especializada em soft skills, dá dicas de como fazer reuniões que tragam bons resultados para a empresa e que não atrapalhem a rotina dos colaboradores

Em tempos em que muitos estão trabalhando em esquema home office devido à necessidade de isolamento social para evitar a propagação do novo coronavírus, tem aumentado também as reuniões online para garantir a boa comunicação entre os membros das equipes mesmo à distância.

As ações da Zoom, empresa americana de serviços de conferência remota, por exemplo, saltaram até 135% desde o início dos efeitos do Covid-19 na economia atingindo uma alta histórica de U$ 159,56 no fim de março.

Veja abaixo algumas dicas de Erika Linhares, pedagoga e executiva especializada em soft skills (habilidades comportamentais interpessoais):

1. Faça reuniões diárias rápidas. Por conta do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual. Faça reuniões objetivas de 30 minutos a 1 hora e de preferência pela manhã para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muitas pessoas falando ao mesmo tempo.

2. Prepare a reunião antes de marcá-la. Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material pré-reunião explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções. É importante que todos estejam preparados para que a reunião seja bem produtiva.

3. Defina o tempo que a reunião irá durar. Uma reunião produtiva deve durar no máximo 1 hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do horário previsto de fim, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas nela.

4. Mediador deve chegar alguns minutos antes do horário previsto para o início da reunião para preparar a sala, verificar se a internet está funcionando, colocar a apresentação e checar se todos estarão bem acomodados no espaço. Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoas envolvidas.

5. Concentre-se no tema pré-estabelecido. O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a reunião do início ao fim e interromper pessoas se necessário e caso perceba que os tópicos previstos não estão sendo discutidos como deveriam.

6. Escolha as pessoas certas para a reunião. Convoque aqueles que são realmente necessários para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

7. Toda reunião deve ter fechamento. É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois é necessário enviar a ata. As decisões têm que estar documentadas para não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis por cada uma.

Sobre Erika Linhares: Executiva especializada em comportamento e cultura dentro de organizações, chegou a ser sacoleira aos 15 anos quando o pai, dono de uma imobiliária, perdeu tudo na década de 90. Trabalhou ainda na área pública na Prefeitura de Sete Lagoas, em Minas Gerais. Depois de entrar na faculdade de pedagogia, começou a carreira no sistema privado aos 19 anos, ganhando R$ 350 reais como atendente de loja. Vinte anos depois, deixou o mercado corporativo como diretora nacional de uma das maiores empresas do Brasil para atuar como gestora de carreiras em sua empresa, a B-Have. Mais de 15 mil pessoas e 600 parceiros comerciais passaram pela gestão da executiva.


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