Armazenagem física ou digital de documentos?

A relação do ser humano com os documentos começa ao nascer. Logo depois que se chega ao mundo, se ‘ganha’ uma certidão de nascimento. Ao longo dos anos, vêm certificado de vacinação, documentos escolares, certificado de reservista, título de eleitor, diploma universitário, certidão de casamento e outros. Na vida de uma empresa ocorre algo parecido, já que ao longo da existência ela precisa ter e armazenar vários documentos exigidos pela legislação.

No entanto, a papelada é muito maior quando se trata de pessoa jurídica, o que exige grandes espaços e arquivos para armazená-la. A digitalização hoje pode ser uma alternativa e já faz parte da rotina de várias empresas para casos específicos. No entanto, muitas pessoas ainda têm a dúvida: o que pode ser digitalizado?

A MP 881, sancionada em setembro do ano passado e conhecida como MP da Liberdade Econômica, trouxe alterações em relação à digitalização de documentos, por exemplo, a possibilidade de descartar documentos físicos para fins de posterior comprovação depois de digitalizados. Diz o texto que é permitido "arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público".

Porém, a forma de constatar a integridade do documento digital, que permitirá a destruição do original físico sem riscos, ainda precisa ser regulamentada. Por isso, antes de adotar a medida, deve-se consultar um advogado especializado ou mesmo um contador para orientar sobre a melhor forma de proteção e armazenamento dos dados.

Vale ressaltar que o armazenamento de documentos digitalizados deve seguir os prazos estipulados pela legislação. Por exemplo, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por pelo menos 5 anos, mesmo período para a documentação tributária. Com relação ao FGTS, é necessário manter os arquivos por 30 anos, mesmo prazo para a guarda de comprovantes de tributos da Previdência Social.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.