Com ferramentas que melhoram a produtividade, colaboradores da Confenar fazem Home Office

Os diretores precisam ponderar quais são as ferramentas que mais se adaptam a realidade com qual atuam

A rápida mudança de cenário provocada pela pandemia do coronavírus fez com que muitas empresas se adaptassem rapidamente a um novo método de trabalho, colocando milhares de funcionários em sistemas remotos de home office. Atenta à saúde de seus colaboradores, a Confenar (Confederação Nacional das Revendas Ambev e das Empresas de Logística da Distribuição) adotou diversas medidas para cuidar da saúde e do bem-estar de todos os integrantes das revendas. Aqueles que podem trabalhar de casa, com computadores e acesso à internet, passaram a adotar esse esquema. Já os motoristas, que integram as equipes de logística e trabalham diretamente na distribuição de bebidas, tiverem medidas de higienização reforçadas, com distribuição de álcool em gel, sabonetes líquidos e dispensers de água.

Para colaborar com o home office, ferramentas digitais foram liberadas para uso gratuito. "Em tempos de quarentena e isolamento social, instruímos que todas as revendas liberassem o trabalho remoto para aqueles que podem. O ideal é evitar aglomerações e pessoas trabalhando em escritórios fechados. Também indicamos a esses funcionários diversas ferramentas online que podem ser utilizadas para manter a produtividade nesse momento tão conturbado", diz o Diretor Executivo da Confenar, Erick Nassif.

Dentre as principais funcionalidades necessárias estão aplicativos de troca de mensagens, videoconferências para reuniões e plataformas que ajudam gerentes na coordenação das equipe e das tarefas. "Os diretores precisam ponderar quais são as ferramentas que mais se adaptam a realidade com qual atuam. Número de pessoas que vão entrar em reuniões, quem vai acessar determinados arquivos, qual a facilidade de uso de cada aplicativo", explica Erick Nassif.

Mensagens Instantâneas

Para atividades empresariais, o indicado é utilizar plataformas específicas para a comunicação entre funcionários. O Slack é uma das ferramentas que cria "canais" que refletem as áreas da empresa, níveis de colaboradores ou projetos multidisciplinares que englobam vários setores. A versão gratuita permite chamadas de voz e vídeo entre os integrantes da empresa, compartilhamento de arquivos e integração com softwares da Microsoft e do Project. Outra indicação é o conhecido Microsoft Teams, que integra o pacote Office 365, mas que também possui uma versão gratuita, plataforma que opera diretamente na nuvem. Nessa edição, o Teams tem chat ilimitado, ferramenta de busca, chamadas de vídeo, armazenamento de até 10 GB e colaboração em tempo real para edição de arquivos.

Videoconferência

A maioria das reuniões também foi transferida para plataformas online. O aplicativo mais indicado, inclusive já utilizado para calls entre Ambev e Confenar, é o Zoom. O usuário gratuito pode participar e oferecer reuniões de 40 minutos para até 100 pessoas simultaneamente. Agora, para quem quer fazer calls e conferências sem a instalação de aplicativos, o Google Hangout foi liberado para uso gratuito da versão premium durante a pandemia do Covid-19. A plataforma é popular entre os usuários do Gmail e permite que as reuniões sejam feitas no navegador.

Gerenciamento de Projetos

Talvez uma das maiores dificuldades dos gestores seja administrar equipes e atividades a distância, sem contato direto com os funcionários. Para isso, as plataformas Asana e Trello servem como ferramentas para criar e direcionar atividades, com atualização em tempo real, o gerente consegue facilmente saber o que foi concluído, o que está em andamento e o que ainda está pendente, bem como acompanhar se todas as atividades serão cumpridas dentro do prazo proposto.

Sincronização

Também para facilitar o trabalho de todos em home office, a hospedagem em Nuvem é uma ferramenta essencial. Colocar os arquivos na Nuvem permite que todos os funcionários acessem determinado arquivo de casa, dispensando o envio constante por e-mail e a criação de diversas versões de um mesmo projeto, texto, planilha ou apresentação. Os mais populares são Dropbox que oferece gratuitamente até 2GB de armazenamento, Google Drive que oferece até 15GB de compartilhamento na versão gratuita, Microsoft OneDrive que disponibiliza até 5GB na versão gratuita e até 1 TB dentro do pacote Office 365, e Box que também tem até 10GB gratuitamente.

Desktop Remoto

Para os acessos a aplicações e serviços que requerem um IP fixo, o uso de ferramentas que acessam remotamente outra máquina são a solução. No caso das revendas da Confenar, esse tipo de aplicativo permite a utilização do Promax Cloud. A principal plataforma utilizada é o Microsoft Remote Desktop, que já está pré-configurado na maioria dos sistemas operacionais recentes do Windows. O sistema permite que o funcionário acesse, e até mesmo ligue, outra máquina conectada à Internet. É recomendado que o processo seja feito por um técnico, mas é um dos meios mais seguros de acesso remoto. Já o TeamViewer é uma plataforma mais simples e abrangente, permitindo que o acesso remoto seja feito por celulares e tablets, funcionando em praticamente todas as plataformas de desktop.

Sobre a Confenar

A Confenar (Confederação Nacional das Revendas Ambev e das Empresas de Logística da Distribuição) representa todas as empresas revendedoras dos produtos Ambev. Criada em 2002, é hoje a maior rede de distribuição de bebidas do País. Entre suas iniciativas destacam-se a otimização das atividades do segmento, a garantia da sua representatividade e a geração de negócios que beneficiem os revendedores associados. Juntas, as revendas associadas são responsáveis por uma das maiores frotas de veículos do País e por uma das mais complexas e eficientes operações de logística de distribuição do mundo.