Confira dicas do Workplace para se preparar para um home-office mais eficiente

Com o avanço do coronavírus (Covid-19), o home-office está sendo adotado por empresas de diversos países, incluindo o Brasil, como medida preventiva. A adoção dessa modalidade de trabalho remoto não é nova, mas deve se intensificar em momentos como este.

As tecnologias atuais podem ajudar a minimizar a interrupção das operações, mantendo os funcionários conectados, independentemente de onde estejam. Porém, o home-office exige que as pessoas e as equipes promovam adaptações em suas rotinas, tenham mais consideração sobre como estão trabalhando e tenham mais atenção para processos como documentar o trabalho e as decisões, planejar com antecedência e se preparar para as reuniões, e uma comunicação online ágil.

O Workplace do Facebook é uma das plataformas disponíveis para as empresas e funcionários se comunicarem de forma mais eficiente, pois devido a familiaridade com o Facebook não exige treinamento. Também em tempos de crise como a do coronavírus, a plataforma permite que as pessoas colaborem enquanto trabalham remotamente, desencorajando temporariamente a presença física nos escritórios e coordenando informações e respostas oportunas para funcionários independentemente de onde estejam.

“Em momentos como esse, a comunicação é fundamental para que a empresa mantenha seus funcionários em segurança. Como uma organização global, o Facebook está usando o Workplace para manter os funcionários informados e seguros. Aqueles que estão em áreas mais afetadas podem trabalhar remotamente com o apoio da plataforma, se conectando a outras equipes com as soluções de videoconferência e live videos, por exemplo”, comenta o Head do Workplace na América Latina, Adriano Marcandali.

Planejamento para trabalho remoto

No home-office, é importante que haja equipamentos e estrutura necessária para se comunicar e colaborar de forma eficiente. Estas são algumas dicas importantes para se preparar para um home-office mais eficiente:

- Ambiente: Buscar um ambiente calmo e silencioso para trabalhar. É interessante explicar sua rotina aos outros moradores da sua casa;
- Conectividade: Ter uma boa conexão de internet em casa e verificar a possibilidade de conectar o computador por um cabo de internet;
- Equipamentos: Verificar se o seu computador está preparado e conta com câmera e microfone para realizar conferências;
- Comunicação: Adotar plataformas seguras e eficientes para chamadas de voz e vídeo, e intensificar as comunicações com os demais membros da equipe;
- Informações: Utilizar uma plataforma para ter acesso online e compartilhado a documentos, planilhas e materiais necessários para seu trabalho;

A escolha dos recursos e plataformas precisam estar alinhadas com toda a equipe e, de preferência, com toda a organização, para evitar perda de informações ou impactos na comunicação. Dar atualizações e retornos sobre a atividade que está executando também é importante para que todos acompanhem o andamento do trabalho e saibam se podem contar com ajuda eventualmente.

Reuniões por vídeo e teleconferências

Videoconferência é um recurso que aproxima equipes de forma mais pessoal e facilita uma participação mais dinâmica e interativa. As pessoas se sentem mais confortáveis ao ver o rosto e a reação dos participantes e, na necessidade de tratar de assuntos mais sensíveis ou fornecer mais contexto, essa é uma alternativa para sentir como os envolvidos estão acompanhando e recebendo as informações.

Em chamadas de voz, principalmente, é importante que todos mostrem que estão presentes, sinalizando verbalmente que estão na conversa, para deixar a pessoa que está falando mais confiante na ligação. O uso de headfone também é recomendado para que a voz seja captada da melhor forma e os ruídos externos estejam isolados do áudio. Em dúvidas urgentes, o telefone convencional ainda é um bom aliado para obter informações.