Cinco dicas para otimizar a programação de férias da sua equipe

Uma das estratégias de grande parte das empresas brasileiras é aproveitar os feriados de dezembro para cumprir a programação de férias da equipe. Mas para o RH, essa ação pode ser desafiadora. Além da questão trabalhista, é necessário planejar demandas, estrutura e caixa para que tudo saia de acordo com o esperado. E de acordo com a CEO da Ellevo, Irene da Silva, nada melhor do que contar com a tecnologia para garantir uma boa programação e reduzir possíveis impactos na estrutura. A executiva destaca que a empresa, que desenvolve uma plataforma para gestão de atividades, acompanha anualmente as mudanças que a tecnologia proporciona à programação de férias de grandes empresas clientes da marca.

Com base na experiência da Ellevo, Irene traz cinco dicas para otimizar a programação de férias das equipes. Confira:

1 – Crie parâmetros conforme as normas trabalhistas

A última reforma trabalhista traz algumas mudanças em relação às férias, especialmente a questão do parcelamento do benefício. Esteja atento em relação a estas mudanças e utilize a flexibilidade a seu favor. “Uma das dicas mais importantes para facilitar a programação interna das férias é criar alguns parâmetros e boas práticas, especialmente em caso de férias coletivas. Estipular previamente data de início e fim, além da quantidade mínima de profissionais que cada setor deve ter mesmo em períodos de baixa, como no fim do ano, são questões importantes para evitar contratempos”, comenta a CEO.

Segundo Irene, uma boa maneira de facilitar o controle é ter um roteiro prévio de regras e boas práticas, disponibilizado dentro da ferramenta digital de gestão de atividades. “Assim, a realização de ações que fujam dos parâmetros acaba impossibilitando o profissional de continuar com a programação das férias no seu sistema de controle de atividades. Para isso é importante contar com uma solução de gestão flexível, que permita a parametrização de regras dentro da sua realidade de negócio”, indica.

2 – Divida as tarefas e defina responsáveis pelas demandas

O RH é comumente sobrecarregado em períodos de férias coletivas, acompanhado de 13º salário e contratações. Por isso é fundamental que as demandas do setor estejam bem divididas e que cada profissional saiba exatamente quais são suas atribuições.

3 – Para reduzir erros na programação de férias, elimine controles manuais

Diga adeus às planilhas de controle. Será impossível criar um histórico confiável de concessão de benefícios se a tecnologia não for sua aliada. Um dos erros mais comuns do RH na programação de férias é justamente não ter uma visão macro do trabalho. Isso resulta em férias dobradas para determinados profissionais ou benefício vencido para outros. No fim, o impacto é diretamente financeiro, seja no pagamento das férias ou na falta de determinado profissional em períodos de maior demanda.

4 – Conte com o apoio de especialistas

Ter fornecedores que apoiem na programação de férias pode ser uma boa solução para evitar possíveis erros, especialmente no campo jurídico. Não deixe de pedir apoio da sua contabilidade ou consultoria jurídica para garantir o cumprimento da legislação e a distribuição eficaz do benefício.

5 – Integre o trabalho com outros setores envolvidos

É importante que haja transparência e comunicação entre lideranças de diversos setores na programação de férias. Isso porque há um impacto em outras áreas, da produção ao financeiro. “Empresas que usam a plataforma Ellevo podem criar roteiros de atividades que facilitam este envolvimento. A definição de férias resulta em tarefas criadas automaticamente, através de regras pré-definidas, para outros setores. Ao registrar no sistema a concessão do benefício para determinado profissional, o responsável financeiro receberá a atividade de agendamento de pagamento, o gestor pode receber uma atividade quanto a ausência do profissional e até mesmo suas credenciais para acesso à empresa podem ser suspensas no período”, finaliza Irene.

Ou seja: com a tecnologia, uma reação em cadeia na programação de férias otimiza a comunicação e a realização de ações resultantes da concessão do benefício. Tudo rapidamente, sem sobrecarregar as equipes.

Sobre a Ellevo

A Ellevo é pioneira e referência nacional em atendimento, gerenciamento e automação de processos em áreas como centro de serviços compartilhados, TI, recursos humanos e administrativo. Através de sua plataforma, mais de 15 milhões de e-mails são enviados e mais de 3 milhões de chamados são registrados todos os meses. Entre os clientes da companhia, que foi fundada em 2006 e tem unidades de negócio em Blumenau (SC) e São Paulo (SP), além de escritório nos EUA, estão marcas como PwC, Grupo Positivo, Estácio de Sá, Renault, BRF, Natura, Senior, Bunge, Compass/GRSA, Chilli Beans, Energisa, Sotreq e Banco Alfa. A Plataforma Ellevo se destaca com soluções de RPA: Automatização de atividades e processos no atendimento, gerenciamento de serviços e uso de inteligência cognitiva através de robôs de atendimento, os chatbots.