Por que substituir processos manuais na minha empresa e como gerenciar isso?

“"Além disso, o controle dos gastos e a análise das despesas fica mais fácil e é possível realizar inferências bastante precisas" - Thiago CampazLocal: São Paulo, SP

Quando se pensa em gestão de empresas e seus processos, existe o dilema entre realizar as atividades manualmente ou automatizá-las. Durante muitos anos, prezou-se sempre pela interação humana e pela realização manual de todas as atividades, mas isso evidenciou ainda mais a improdutividade quando as tecnologias de informação e de processamento de dados demonstraram-se capazes de realizar as mesmas atividades em tempo mais curto e com uma excelente precisão.

A inserção de dados em planilhas, por exemplo, ainda é uma forma muito utilizada para gerenciar digitalmente informações variadas, mas é uma atividade que demanda tempo e não pode ser feita sem que haja a atividade de uma pessoa que domine as ferramentas do software e tenha conhecimentos sobre os dados que estão sendo analisados.

São muitos os processos que podem ser automatizados para gerar economia para a empresa. A gestão de reembolsos de viagens corporativas é um exemplo disso. Quando realizada de forma manual, envolve um grande trabalho dos funcionários, que precisam prestar contas de tudo após a viagem e, provavelmente, não se recordam de tudo com muitos detalhes. Além disso, a parte administrativa da empresa precisa processar e registrar todos os dados, gasta boa parte do seu tempo com um trabalho moroso e ineficiente.

“Quando a política de reembolsos é automatizada, o funcionário lança no aplicativo todos os gastos e os dados já podem ser acessados pela empresa em tempo real. Além disso, o controle dos gastos e a análise das despesas fica mais fácil e é possível realizar inferências bastante precisas sobre as áreas em que a economia pode acontecer, como também os tipos de despesas mais custosos”, explica Thiago Campaz, sócio e fundador do VExpenses , aplicativo de gestão de reembolsos de despesas de viagens corporativas.

A automatização de processos tem se tornado uma constante em empresas em desenvolvimento ou já consolidadas, pois é uma importante ferramenta para a aceleração do seu crescimento e para a gestão mais aprofundada. Confira abaixo algumas vantagens desse processo:

Tempo

Fazer manualmente todos os processos demanda um tempo grande dos funcionários e, consequentemente, representa um elevado custo com mão-de-obra improdutiva. Se precisar colocar na ponta do lápis essa comparação, pense assim: o tempo gasto pelo funcionário para executar esse processo e o custo-hora do seu trabalho. Além disso, considere que esse custo é constante e que só tende a aumentar à medida em que a empresa se desenvolve.

Engajamento

Grande parte dos processos que podem ser automatizados não são exatamente o cerne do trabalho dos funcionários – a prestação de contas de viagem, por exemplo, é uma incumbência adicional para quem viaja. Ou seja, além de representar um trabalho extra, ainda tira o foco das atividades imprescindíveis que a equipe precisa realizar. Quando se automatiza um processo, isso elimina uma atividade cansativa e maçante e permite que as pessoas se concentrem mais nos processos pertinentes.

Processamento

Quando relatórios e prestações de contas são feitos de forma manual, eles precisam ser arquivados em caixas ou pastas adequadas e, com o passar do tempo, transformam-se em grandes quantidades de papel. Isso gera dois problemas: o gasto com o papel e a alocação desse arquivo, e a dificuldade de acesso às informações.

Em relação ao arquivo em si, é preciso considerar os custos com papel, impressões e locais para armazenamento. Se a empresa possui um espaço limitado ou condições adversas – como excesso de calor ou umidade – é inviável manter isso na sede. Ou seja, é preciso pensar em um local adicional para o armazenamento. Com a automatização, só é necessário o espaço eletrônico, que pode ser feito em dispositivos móveis ou até mesmo em nuvem.

Já o acesso é ainda mais problemático. Fazer o controle gerencial de forma manual é trabalhoso e nem sempre preciso, já que muitas informações podem passar despercebidas. Com o aplicativo VExpenses, por exemplo, que serve para facilitar o reembolso em empresas, é possível gerar relatórios em questão de segundos e analisar com exatidão todos os gastos. Isso simplifica o processo e ao mesmo tempo em que gera insights que não seriam possíveis de outra forma.

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