Especialista Aponta 5 Passos para Implementar Gestão de Projetos em Escritórios Contábeis

Um levantamento da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos, mostra que mais de 60% dos escritórios de contabilidade no Brasil ainda não utilizam metodologias estruturadas para conduzir projetos estratégicos ou operacionais. A ausência de práticas como definição de escopos, cronogramas e responsáveis diretos gera impactos relevantes: perda de prazos críticos, retrabalho e sobrecarga das equipes.

Para Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da Potencialize Resultados, a falta de governança em projetos compromete a credibilidade do setor. “Muitos escritórios ainda operam no improviso, sem checkpoints ou responsáveis claros. Isso aumenta o risco de falhas e mina a confiança dos clientes. Um cronograma simples com reuniões de acompanhamento já seria suficiente para evitar atrasos e gargalos”, afirma.

Os dados reforçam a necessidade de profissionalização no momento em que a Receita Federal intensifica cruzamentos de informações e a reforma tributária cria novos desafios de adaptação. Relatórios da própria Potencialize indicam que falhas operacionais e retrabalho consomem até 25% da produtividade das equipes.

Lima é idealizador do Método DITA, sigla para Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar, já adotado por mais de 400 escritórios contábeis em todo o país. A metodologia prevê fluxos padronizados, capacitação das equipes e indicadores de desempenho para monitorar entregas estratégicas e sazonais. “O que torna o modelo eficaz é a combinação de padronização com autonomia. O escritório deixa de depender apenas da figura do dono e passa a operar com consistência”, explica.

Na prática, a gestão de projetos aplicada ao ambiente contábil inclui a definição de escopo para cada entrega, divisão clara de responsabilidades, reuniões de checkpoint e auditorias internas. “Não é algo sofisticado. São ferramentas acessíveis, mas que exigem disciplina. Sem isso, a cada nova demanda cresce o risco de sobrecarga e de falhas que afetam diretamente o cliente final”, conclui o especialista.

O especialista aponta cinco passos para implementar gestão de projetos em escritórios contábeis

Defina escopo claro

Estabeleça desde o início quais atividades compõem cada projeto, evitando interpretações divergentes e tarefas fora do previsto.

Crie cronogramas objetivos

Utilize planilhas ou softwares simples para mapear prazos e dependências. Entregas sazonais, como declarações fiscais, devem ter datas de revisão internas antes do envio final.

Atribua responsáveis por etapa

Nomear quem responde por cada entrega aumenta a transparência e reduz falhas por indefinição.

Realize reuniões de checkpoint

Encontros curtos semanais ou quinzenais permitem corrigir rotas e antecipar riscos antes que virem problemas maiores.

Monitore indicadores

Acompanhar métricas como taxa de retrabalho, cumprimento de prazos e horas gastas por projeto garante visão contínua de desempenho.

Sobre Hygor Lima

Hygor Lima é especialista em gestão de processos para o setor contábil e fundador da Potencialize Resultados, consultoria referência nacional na padronização de rotinas e aumento da produtividade em escritórios de contabilidade. Com mais de 13 anos de experiência na área, já apoiou centenas de empresas na estruturação de fluxos operacionais, redução de retrabalho e capacitação de equipes.

É o idealizador do Método DITA, sigla que significa Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar, modelo utilizado por mais de 400 escritórios no país como base para organização interna e gestão com foco em autonomia e escala. A metodologia prevê estruturação de processos, definição de indicadores e acompanhamento sistemático dos resultados.

Além da atuação técnica, Hygor também é sócio do Energy Club, grupo que reúne nomes como Joel Jota, Jhonny Martins e Caio Carneiro. Tem presença constante como palestrante em eventos de negócios, onde aborda transformação organizacional, delegação estruturada e profissionalização de escritórios contábeis.