Automatização por BPM e/ou RPA: quais as diferenças e por qual optar?

Por Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil

Empresas enfrentam dilema na automação: BPM ou RPA? A decisão entre Business Process Management (BPM) e Robotic Process Automation (RPA) gera incertezas. Diversas organizações debatem a alocação de tempo e recursos, uma vez que a implementação de sistemas totalmente automatizados pode ser um desafio. A automação vem ajudando as empresas a executar tarefas, tomar decisões e minimizar erros operacionais, evitando trabalhos e despesas desnecessárias.

O que é BPM?

BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia focada em aprimorar a eficiência operacional de uma empresa. Ela se baseia na ideia de que os processos organizacionais são fundamentais e visa utilizá-los para melhorar o desempenho global da organização. O objetivo é ajudar as empresas a melhorar seus processos, para que possam aumentar a produtividade, se tornar mais eficientes e estar preparadas para responder rapidamente às novas demandas do mercado.

A solução pode impactar funcionários e clientes, trazendo retornos significativos para a empresa. O principal componente dessa estratégia é o software de BPM (BPMS), que fornece uma “caixa de ferramentas” para ajudar a melhorar os processos de negócio e a impactar os resultados organizacionais. A estratégia fornece ferramentas como modelador de processos, mecanismo de workflow, formulários eletrônicos e análise de dados. Ao trabalhar em conjunto, estas revelam gargalos, ajudando as empresas a entender as ações que precisam ser tomadas e mostrando por qual direção seguir para otimizar as estratégias de negócio.

O que é RPA?

A Automação Robótica de Processos é uma ferramenta de software na qual robôs podem ser criados e configurados com regras de negócios para realizar tarefas repetitivas, esse processo possibilita que os funcionários foquem em atividades estratégicas do dia a dia. Com a automação baseada na interface do usuário, a solução imita exercícios humanos, como fazer login em aplicativos ou copiar dados de uma planilha e colá-los em um software corporativo. A maioria das soluções RPA é intuitiva, não exigindo um profissional da tecnologia para operá-la.

Principais diferenças

Enquanto o BPM se concentra em impactar toda a organização, automatizando e melhorando fluxos de trabalho, o RPA se concentra nas tarefas repetitivas realizadas manualmente. O BPM tem uma abordagem ponta a ponta, o que significa que, embora o RPA possa fazer parte de uma iniciativa de automação, ele não pode substitui-la.

Por que automatizar?

Um estudo feito pela consultoria Luzio Strategy Group aponta que 55% dos gerentes gastam 8 horas ou mais por semana em atividades burocráticas e repetitivas. Outro estudo, realizado pelo Instituto Gallup, revela que o custo de funcionários insatisfeitos pode chegar a 605 bilhões de dólares por ano. Embora a satisfação dos colaboradores envolva diversos fatores, realizar tarefas repetitivas e que agregam pouco valor é um fator desmotivante. A automatização delas é um excelente aliado na solução dessas deficiências.

Como começar a automação?

Para dar início à automação dos processos, é essencial entender como a implantação do BPM e RPA afeta os departamentos da empresa. Mapear o que pode ser automatizado e avaliar as prioridades são os próximos passos. Etapa importante é conversar com a liderança sobre os desafios que consomem maior tempo e influenciam a rotina da equipe, uma vez que automação e mudanças de cultura organizacionais dependem do auxílio e apoio dos líderes.

Como todos os novos projetos, é possível que algo não saia exatamente como o esperado, por isso, detalhar os riscos e incertezas é imprescindível, assim como mostrar o cenário atual das rotinas e comparar outro possível utilizando o BPM e RPA. Por fim, aconselhamos que as empresas estabeleçam indicadores para mensurar as mudanças e alinhem as expectativas da equipe, sempre optando por comunicar novas melhorias.

Tecnologias complementares

Embora BPM e RPA sejam diferentes e possam ser implementados de forma independente, é possível obter um valor muito maior de suas iniciativas de transformação digital quando implementados em conjunto. As tecnologias têm objetivos comuns em termos de melhoria de desempenho e eficiência. Quando implementadas juntas, elas podem agregar muito mais valor ao negócio do que apenas uma poderia oferecer.