Como as novas tecnologias podem atender às mais complexas demandas de digitalização?
A evolução digital, a pandemia, a aceleração dos processos de informação e também a necessidade de transformarmos a forma na qual lidamos com o papel e com o meio ambiente tem feito com que milhares de empresas se adequem e insiram em suas rotinas profissionais a digitalização de documentos, e na esfera governamental não poderia ser diferente.
Sendo assim, um setor do governo Colombiano, que buscava soluções de digitalização para agilizar e modernizar processos, procurou a líder global em soluções de captura de informações, Kodak Alaris, para garantir processos mais inteligentes e seguros no que diz respeito à captura de informações.
A instituição, que maneja diariamente milhares de documentos, precisava seguir alguns protocolos devido a uma requisição legal e de transparência, como: os arquivos não poderiam ser desanexados em nenhum momento, para evitar alteração, perda de algum elemento crucial e, principalmente, para manter a transparência da gestão de tais documentos. Além disso, havia a necessidade de digitalizar acervos históricos, sem esquecer que os documentos contêm informação sensível e que poderiam ser difíceis de capturar de forma eficaz, devido aos diversos tipos de tamanho, espessura e idade. Também era necessário otimizar o trabalho da equipe e reduzir o tempo no qual o operador exercia as tarefas manuais.
Para solucionar a questão, os especialistas Kodak Alaris instalaram mais de 2 mil unidades do scanner modelo S2080w e 140 unidades do scanner modelo S2070, priorizando o fácil acesso e conversão dos documentos fundindo a solução Kodak Alaris com os aplicativos que o cliente já possuía, com a finalidade de conseguir o armazenamento em servidores próprios. Com a tecnologia Kodak Alaris, foi possível conservar o estado dos documentos deteriorados, sem perder a transparência no que corresponde a processos eficientes de digitalização.
Além da digitalização, a originalidade de todos os arquivos foi preservada a todo momento, evitando a alteração dos documentos ou evidências, perda de algum elemento crucial durante a apresentação ou consulta destes, porém o mais importante: se manteve a transparência na gestão dos mesmos. Este projeto teve um papel muito importante para a instituição, já que além de contar com os equipamentos instalados dentro do corporativo, favoreceu aos colaboradores que trabalhavam de maneira remota, tendo a oportunidade de contar com um scanner Kodak Alaris em suas casas para facilitar a execução das tarefas designadas. Ou seja, através de ferramentas tecnológicas de última geração, foi possível agregar valor ao atendimento dos clientes e houve uma significativa redução de tempo no trabalho operacional, contribuindo para a produtividade e satisfação dos envolvidos – clientes e colaboradores.
Sobre a divisão Alaris da Kodak Alaris
A Kodak Alaris é uma provedora líder do setor de soluções de captura de informações que simplificam os processos de negócios. A empresa trabalha para ajudar o mundo a entender as informações com soluções conectadas e inteligentes, habilitadas por décadas de inovação na ciência da imagem. As premiadas linhas de scanners, software e serviços estão disponíveis em todo o mundo e através de uma rede de parceiros de canal. Para obter mais informações, acesse www.alarisworld.com/pt-br e siga @AlarisLATAM.
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