5 dicas para organizar suas viagens a trabalho em 2022

O período de pandemia afetou o funcionamento das empresas, inclusive as viagens corporativas. De acordo com a Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), o faturamento do setor de viagens corporativas atingiu, até o mês de novembro de 2021, R$672 milhões, valor que representa 70% do obtido em 2019 (R$ 967 milhões).

Esse aumento se deve muito ao avanço da vacinação contra a covid-19 no país. Neste ano, com o avanço da vacinação contra o covid-19, o setor espera se recuperar e alcançar um aumento nas viagens corporativas.

Acredito que este pode ser um ano de recessão, ou seja, retração do mercado, e consequentemente isso fará com que as empresas fiquem mais "travadas", focadas em retenção de custos.

As viagens são uma ótima alternativa para se revigorar de todas as formas. Costumo dizer que existem diversos tipos de viagens e as viagens corporativas possuem um importante papel para a economia, já que movimentam não apenas os negócios particulares da empresa, mas toda a economia do mercado de forma geral.

Além disso, as viagens internacionais devem retomar com bastante força em meados de junho deste ano. Elas estão diretamente relacionadas às exigências dos países de destino, tanto é que Israel e Japão bloquearam as fronteiras para estrangeiros, por conta da disseminação da nova variante.

Enquanto houver insegurança com relação a este assunto, haverá incerteza com relação às viagens internacionais. Sobretudo, olhando para o lado do passageiro, muitos países estão criando regras para passageiros não vacinados, como por exemplo o Brasil, que agora passa a exigir quarentena obrigatória de cinco dias para viajantes não vacinados que chegam de avião.

Para quem procura a melhor forma de organizar as viagens corporativas deste ano, listo as principais dicas. Confira:

1. Se atente aos processos das viagens

Olhando pelo viés da empresa, a principal dificuldade do processo é conseguir descentralizá-lo e manter o processo de acordo com o compliance e políticas da companhia.

O desafio encontrado nas médias e grandes corporações é levar informações a um nível de detalhe que tanto o gestor quanto a auditoria consigam “enxergar um todo”, desde quem foi que criou a reserva, quem aprovou, se estava dentro da política, se existia opções mais baratas, e quais eram.

2. Cuidado para os gastos invisíveis

Não existe um erro maior ou menor para ser cometido, existem vários que somados se tornam um grande problema. Mas, para escolher um, acredito que seria comprar em sites b2c.

Sites destinados ao consumidor final não são aptos para trazer a gestão necessária que este processo precisa. Por exemplo, em um site B2C, você não terá informação se o seu funcionário viajou ou não - chamamos isso de relatório de ticket não voados.

3. Contrate uma agência especializada em viagens corporativas

Existem algumas vantagens perceptíveis nessa contratação. Uma das principais é a redução de custo, já que agências especializadas possuem condições comerciais, e em 80% dos casos o preço é mais barato que nos sites B2C.

Além disso, existe uma melhora de processo. Agências corporativas possuem sistemas que otimizam o processo e melhoram a gestão do mesmo, através de relatórios, indicadores e cadastro de política de viagens da empresa.

4. Se atente aos acordo comerciais

Com profissionais especializados e focados na gestão de viagens corporativas, as agências conseguem negociar os valores em cada etapa do processo. Assim, passagens, hospedagens e demais gastos acabam sendo reduzidos. Ou seja, a qualidade do serviço aumenta ao mesmo tempo em que o valor destinado às viagens diminui.

5. Tenha um programa de viagens

O principal pilar antes de programar a viagem de fato, é estruturar um bom programa de viagens dentro da organização, criar a política de viagens da empresa que fique claro o que é permitido ou não dentro da organização, e transpor isso para dentro do sistema para que seja controlado e medido, tudo de forma automática.

*Leonardo Bastos é CEO da Kennedy Viagens Corporativas

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