Você ainda arquiva seus documentos em gavetas?

A gestão de documentos on-line é uma prática cada vez mais adotada, pois facilita na ordenação de arquivos e o desenvolvimento de processos. Um estudo da Guia Business Media apontou: 88,4% das empresas consideram esse controle imprescindível para os negócios e com a dimensão virtual ficou ainda mais prático. Sendo assim, a assinatura digital se tornou uma aliada de procedimentos mais rápidos e seguros.

Vantagens da gestão de documentos digitais

Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “entre os principais benefícios desse modelo, está a administração eficiente dos arquivos”. Conforme uma pesquisa, realizada pela Forrester, há uma melhoria de 85% na produtividade. Entretanto, isso é apenas o começo, existem inúmeros proveitos. A seguir, listamos alguns:

- Mais eficiência

Uma palavra para definir essa tecnologia é a precisão. Isso porque o uso dessa inovação ajuda a classificar e segmentar os tratados de acordo com suas características. “É possível catalogar com etiquetas e deixar os documentos a cliques de distância. Além disso, há uma chance menor de acontecer algum erro devido a como as informações são armazenadas”, complementa Paula.

Dessa forma, fica mais simples guardar e localizar registros, principalmente aqueles importantes, consultados com frequência. Ademais, segundo a Associação Brasileira de Empresas de Gestão de Documentos, profissionais brasileiros perdem cerca de duas horas procurando dados em fichas acomodadas fisicamente. Portanto, todos ganham com isso, afinal, o tempo de trabalho é otimizado e a eficácia também.

- Menos custos

De acordo com um levantamento realizado pela Gartner, aproximadamente 3% dos gastos das organizações são direcionados para custos como pastas, tintas e demais materiais para armazenamento e manutenção de impressos. Ainda, as estatísticas mostram: em média, são perdidas dez mil folhas por ano para cada colaborador. Investir em uma retenção via web é um ganho a longo prazo, inclusive, o monitoramento tem um valor notavelmente baixo.

- Sustentabilidade

Como evidenciado no item anterior, o gerenciamento por intermédio da Internet reduz drasticamente a circulação de papéis. Isso além de contribuir para a atenuação de contas, também colabora com a preservação do meio ambiente. Atualmente, o ESG - práticas de engajamento social, cuidados com o ecossistema e métodos justos de governança - está entre os tópicos mais procurados pelas entidades.

Consoante a um relatório do International Business Report (IBR), feito pela Grant Thornton, em 29 países, para 89% dos entrevistados, o ESG é importante para as vendas. Ao falar de relacionamento com os clientes e fornecedores, 54% também acreditaram na melhora ao aderirem a essa iniciativa. Outros 53% afirmaram: hábitos ambientais, sociais e de governança abrem novas fontes de financiamento e taxas mais competitivas.

- Segurança contra fatores físicos e naturais

Ao utilizar o gerenciamento tradicional de arquivos, uma das preocupações é com sua integridade, pois é preciso tomar diversos cuidados nessa circunstância. Com a gestão digitalizada, há menos chances de algum desastre natural alterar seu conteúdo. De acordo com Paula, “tudo é salvo em sua máxima integridade em nuvem, dessa forma, fica mais fácil acessar algum assunto, por exemplo”. Além disso, o gasto com manutenção também cai drasticamente, afinal, não há tantos desembolsos quanto se fossem físicos.

Portanto, com a assinatura digital, é possível ficar por dentro das tendências do mercado, economizar de maneira assertiva e, ainda, ser destaque entre os concorrentes. O melhor: suas gavetas ficarão vazias para você acomodar seus objetos pessoais!

Fonte: Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem

Serviço: Você ainda arquiva seus documentos em gavetas?

Sobre a Assine Bem

A Assine Bem é uma plataforma criada para otimizar o processo de assinaturas e gestão de documentos. A ferramenta desenvolvida pela empresa conecta pessoas e processos em qualquer lugar, tornando as etapas de validação de arquivos um processo sustentável e econômico.

Com segurança baseada em criptografia, os contratos arquivados e autenticados na plataforma são inalteráveis, trazendo mais proteção aos clientes. Além disso, é possível criar, editar e enviar arquivos aos signatários de maneira rápida e prática pelo site. A solução oferece, também, integrações por API’s para todos os tipos de sistemas.