Cinco dicas para gerenciar a equipe em home office no tradicional segmento de contabilidade

Para alguns segmentos, o home office já vinha se consolidando como uma realidade antes da pandemia, à medida que novas ferramentas eram disponibilizadas por meio da transformação digital. Entretanto, setores tradicionais foram pegos de surpresa quando precisaram implementá-lo repentinamente. É o caso de diversas empresas especializadas em contabilidade.

"Muitos clientes ainda estavam habituados a nos entregar caixas inteiras repletas de documentos em papel. Do dia para a noite, foi preciso explicar a eles que isso não poderia mais ocorrer", conta Mariana Oliveira, diretora executiva da NTW Contabilidade e Gestão Empresarial (Unidade Marília). Segundo ela, administrar o impacto junto aos clientes e funcionários representou um grande desafio.

Embora a empresa já contasse com um sistema em nuvem - o que facilitou a adaptação - as demandas dos clientes precisaram ser organizadas de formas inovadoras. Ao mesmo tempo, a NTW realizava um trabalho de educação sobre este novo modo de trabalhar. "Hoje, já estamos muito tempo em casa e já compreendemos que trabalhar de forma remota será cada vez mais convencional", opina ela.

Mariana listou cinco dicas para estabelecer a cultura do home office em um segmento extremamente convencional. Para ela, esta é a parte mais difícil para obter resultados satisfatórios neste processo de migração para o "novo normal":

1 - Contar com sistemas em nuvem

Esta dica pode parecer óbvia, mas infelizmente muitos escritórios de contabilidade não contam com este recurso. "No auge da pandemia, houve clientes que chegaram até nós desesperados porque o escritório que fazia sua contabilidade simplesmente não abriu sob o argumento de que a Receita Federal também se encontrava fechada", revela Mariana.

Hoje, é imprescindível que sua empresa esteja minimamente preparada para o trabalho remoto, e isso inclui um sistema de gestão em nuvem. Trata-se de uma alternativa que facilita o acesso e a edição de arquivos, mesmo que as pessoas envolvidas não estejam no mesmo lugar.

Como os serviços e os dados são armazenados na rede, é possível abri-los de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que se tenha algum dispositivo (smartphone, tablet, ou computador, por exemplo) e acesso à web. "Isso é possível porque o sistema fica em um servidor online e é acessado sem a necessidade de baixar e instalar aplicações, como os softwares tradicionais", explica a executiva.

2 - Mantenha comunicação clara com funcionários

Na opinião de Mariana, esta é a principal lição porque ela está atrelada ao papel de manter viva a cultura da empresa. "Lembre-se de que todas as pessoas da sua equipe estão trabalhando em casa, sem convívio diário, com uma rotina diferente. Assim como você, elas também estão em um processo adaptativo".

Por isso, é fundamental se utilizar da comunicação para levar as mensagens sobre os princípios, valores e objetivos da empresa, além de manter a equipe unida. "Nunca foi tão importante se sentir parte de um grupo. A solidão do trabalho remoto é prejudicial e pode ser ainda mais complicada em momento de distanciamento social", afirma.

3 - Eduque seus clientes

Uma das grandes barreiras para a NTW foi fazer o cliente entender que, a partir daquele momento, ele não poderia mais ir ao escritório levar documentos. Por isso, a empresa criou uma forma de compartilhamento de documentos online e precisou educar os clientes para que eles deixassem de sentir necessidade de levar os papéis para o escritório. "Disponibilizamos o acesso ao aplicativo NTW a todos os clientes, desde a assinatura do contrato e esse meio facilitou a solicitação de demandas e envio de documentos e relatórios. Além dele ter todos os documentos, de acordo com o que deseja, na palma da mão", conta Mariana.

4 - Priorize a produtividade e as entregas

Com o home office, o trabalho passou a fazer parte da rotina de casa e vice-versa. Desta forma, ficou mais difícil controlar os horários dos funcionários - principalmente porque eles precisam equilibrar muitos pratos para dar conta de todos os afazeres. "Minha recomendação neste caso é focar as preocupações com a produtividade de cada um e não mais com horários pré-estabelecidos", afirma a executiva. Segundo ela, se o trabalho está concluído, pouco importa que horas ele foi feito. "O que vale é a sua qualidade e se foi entregue no prazo."

Ela revela que, na NTW, tudo é controlado por meio de reuniões periódicas com a equipe. "Inclusive, aproveitamos para questionar se aquele trabalho faz sentido. Se há satisfação em fazer parte do time e se a empresa está correspondendo às expectativas".

5 - Crie momentos de descontração para a equipe

Se antes havia o horário do cafezinho, do almoço e do happy hour, hoje estes encontros foram repaginados e se tornaram virtuais. "Pode até ser que eles sejam mais impessoais, porém é preciso promovê-los. A confraternização é um dos mais importantes momentos em qualquer empresa, portanto, não deixe de valorizá-los", finaliza Mariana.

Sobre a NTW Contabilidade e Gestão Empresarial

Hoje, a NTW Contabilidade e Gestão Empresarial é a maior e mais premiada rede contábil da América Latina, com mais de 140 unidades em 24 estados brasileiros e presença no continente africano. Mas tudo começou em 1989, com um escritório na cidade mineira de Ipatinga. De lá para cá, muita coisa mudou. Em 2009, a NTW foi a primeira empresa do segmento contábil a obter a certificação na nova versão do ISO 9001/2008, que assegura a qualidade dos processos. No mesmo ano, houve a expansão para as cidades de Belo Horizonte e Teófilo Otoni. Em 2010, foi desenvolvido um sistema próprio de gestão de escritórios contábeis, de modo a padronizar processos e metodologias assertivas. Já em 2011, foi inaugurada a rede de franquias NTW, impulsionando ainda mais um sistema de crescimento e inovação cuja evolução permanece constante. Um aspecto, no entanto, permaneceu intacto no decorrer dessas décadas: o objetivo da NTW em consolidar parcerias estratégicas com empreendedores, auxiliando-os na tomada de decisão e elevando sua lucratividade.