10 passos para montar um planejamento anual do Conselho de Administração

A governança corporativa, sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, vem ganhando cada vez mais projeção nas companhias. Mas, segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), apenas 54,3% das corporações brasileiras aderiram às boas práticas desse sistema em 2020. Entre essas técnicas que visam a melhoria do ecossistema, está o planejamento anual de atividades do Conselho de Administração. Vital para a estrutura da empresa, essa atitude acaba sendo negada pelas empresas pela sua complexidade.

Pensando nisso, a Atlas Governance, startup desenvolvedora do software referência em Governança Corporativa da América Latina, elaborou um guia com os principais passos que os Conselhos de Administração podem seguir na hora de montar o seu planejamento de atividades anual. A ideia é evitar problemas pela falta de estratégia. O conteúdo completo pode ser visualizado em um ebook gratuito produzido pela empresa.

Defina os colaboradores que atuarão nos processos de governança

Faça um planejamento dos profissionais que vão atuar neste sistema. Colocar qualquer pessoa, pode atrapalhar a sua estratégia a longo prazo e criar problemas futuros que podem ser evitados na época em que você está traçando sua estratégia anual.

Escolha a tecnologia ideal a ser utilizada pelo Conselho de Administração

Por que não trazer a digitalização para dentro do Conselho também? Além da praticidade que a tecnologia traz, você também terá mais facilidade em lidar com os documentos e com os processos de Governança Corporativa. Mas há um detalhe importante: escolha a plataforma mais segura para atuar com as estratégias do seu Conselho.

Feche a agenda do ano com os conselheiros

Peça ao Governance Officer para registrar todas as reuniões com a definição da data e o tempo de duração no portal de governança. Ele irá gerar as salas de videoconferência de sua preferência e enviar convites, travando as agendas dos conselheiros de forma integrada.

Liste todos os stakeholders relevantes e defina como o Conselho de Administração se comunicará ou trabalhará com eles

Acionistas, colaboradores, sociedade, governo, ONGs, consultores, auditores etc são exemplos de stakeholders. Centralize a comunicação em uma pessoa para que ruídos não ocorram e problemas futuros não aconteçam e prejudiquem o planejamento anual do Conselho de Administração.

Agende reuniões individuais com os conselheiros e os principais acionistas para entender as expectativas

Na hora de traçar estratégias, é necessário saber o que cada um espera para o próximo ano. Debater os assuntos, seja por meio de um brainstorming ou com ideias fixas, é de extrema importância para que tudo seja debatido, analisado e estruturado para acontecer.

Defina os Comitês existentes

É fundamental saber quais comitês de assessoramento do Conselho de Administração existirão, suas atribuições regimentais, sua agenda de trabalho e propostas que devem ser entregues ao Conselho.

Liste todos os principais temas que serão abordados

Outro passo importante do planejamento anual do Conselho de Administração é listar as principais pautas da agenda de trabalho.

Distribua todos os tópicos importantes em reuniões específicas

No portal de governança, é possível criar as pautas futuras e deixá-las prontas para o recebimento do material de discussão ou para deliberação posterior.

Para tornar as discussões produtivas, faça reflexões sobre os tópicos

Qual o objetivo de discutir este item da agenda? Quais materiais devem ser preparados para permitir que o Conselho analise e decida? Quem irá prepará-los? Esta agenda envolverá comitês e/ou profissionais externos? Quais possíveis deliberações ou resultados estratégicos podem ser extraídos dessa agenda?

Siga seu planejamento

Revise sempre que necessário, mas foque na execução do seu plano para observar melhorias significativas na eficácia do seu colegiado. É um processo de evolução constante. A cada planejamento anual melhorias são incorporadas. Portanto, não se preocupe se o primeiro ciclo não funcionar perfeitamente.