Como você apresenta os resultados da TI para a Diretoria?

A base para qualquer tomada de decisão e projeção de estratégias está inevitavelmente vinculada à resultados: números, performance, gargalos, demandas, sucessos e falhas em projetos e campanhas, entre outros. Isso vale para todas as áreas e setores de uma empresa, incluindo a TI.

Os resultados da área de tecnologia estão diretamente vinculados à performance da empresa como um todo e para que a visão do setor fique clara, a apresentação desses dados é essencial.

Uma forma prática para essa ação é a compilação de dados em uma apresentação tática de projetos, muito utilizada pelo setor de TI para mostrar o desempenho de suas tarefas para a Diretoria. Como montar essa apresentação, no entanto, é o que nem toda equipe de TI consegue fazer.

Partindo do princípio, é essencial que no material apresentado figure todas as informações necessárias para que os gestores tenham acesso a dados relevantes para analisar e decidir sobre novas ações, descontinuidades do que não agrega e definir projeções futuras.

O cruzamento de dados de fontes confiáveis, trará mais credibilidade para os documentos e relatórios criados. É interessante, também, planejar bem e otimizar as questões que serão tratadas em reunião, tornando a discussão mais objetiva e efetiva para todos.

Nesse sentido, diversas técnicas podem ser usadas para garantir bons resultados e assertividade, como:

• Resgatar objetivos e metas;
• Fazer levantamento e interpretação de dados;
• Distribuir informações;
• Utilizar indicadores de desempenho;
• Citar referências confiáveis;
• Incluir comparativos e estatísticas;
• Fazer um resumo;
• Preparar a explanação;
• No final, abrir espaço para perguntas e disponibilizar uma cópia da apresentação para a Diretoria.

O planejamento da apresentação deve começar com a retomada de objetivos e metas. Antes de qualquer demonstração de resultados, é necessário entender a razão do que está sendo feito.

Se um projeto foi realizado e por qual motivo começou? Ele foi concluído no prazo determinado? Resgatar o problema que culminou na apresentação de resultados é o primeiro passo para ter uma boa mostra.

É importante lembrar que esse resgate de objetivos e metas deve, também, ser transmitido aos participantes da reunião, para que eles saibam e entendam se o que foi proposto foi cumprido.

Uma técnica para usar posteriormente é a de fazer um levantamento e interpretação dos dados que serão apresentados, afinal, de nada adianta mostrar uma série de números se não souber o que eles significam. Com um entendimento prévio das informações, será mais fácil explicar o desempenho final do projeto.

Aliado a isso, outra estratégia é não poluir a apresentação com excesso de dados. Aqui, o ideal é que a leitura dos relatórios seja fácil, rápida e as informações estejam resumidas, apenas mostrando o essencial e o suficiente para compreender o resultado.

Utilizar indicadores de desempenho (KPIs) costuma chamar a atenção de gestores, pois indica que o resultado passou por uma apuração e é confiável.

Os KPIs são variáveis que servem para indicar a performance de operações da empresa e para verificar o quanto a organização está conseguindo atingir seus objetivos e metas. Há diferentes tipos de KPI e cabe à equipe de TI compreender qual atende melhor a necessidade que ela possui.

Para aumentar ainda mais a credibilidade da apresentação, tanto em seu planejamento quanto em sua execução, é importante usar fontes de referência confiáveis, que não coloquem em dúvida os dados levantados.

Pensando um pouco mais no esboço da apresentação, uma dica é resumir as informações e não poluir os relatórios e documentos com excesso de dados. Neste ponto, o ideal é focar no que é realmente importante, direcionando o rumo da reunião.

Outro ponto que merece um cuidado no quesito esboço é o design. Há equipes que gostam de apostar em uma apresentação com design forte, com muitas imagens, cores, entre outros detalhes, porém, a melhor tática é manter um visual clean, que não chame tanta atenção e mantenha o foco no que é, de fato, relevante.

As etapas posteriores envolvem táticas de preparação e conclusão. Enquanto planeja a reunião do projeto, é fundamental pensar nas práticas de discurso, ou seja, quem será responsável por falar e de que forma a apresentação será conduzida.

A equipe de TI deve não só pensar em como apresentar seus resultados, mas também como planejar sua apresentação, para que tudo saia de acordo com o que foi preparado. Quando a Diretoria recebe bons resultados de uma boa reunião, a equipe ganha mais autonomia e confiança para continuar trabalhando em busca dos resultados esperados.