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O dia a dia do empreendedor com (e sem) uma secretária remota

O dia a dia do empreendedor com (e sem) uma secretária remota

por Rachel C. F. Neves*

Em meus artigos sempre destaco a importância das funções de uma secretária remota, mas dessa vez decidi deixar essa explicação um pouco mais realista e vou contar uma história sobre a rotina de um empreendedor sem uma secretária remota. E depois, de um empreendedor com esse profissional.

A história começa com o personagem “Jacinto Cansado”, que não tem o serviço de secretária remota. Ele é um empresário que já acorda atrasado e preocupado com todas as coisas que deixou acumuladas do dia anterior. Afinal, é uma “EUpresa”, que depende de si mesmo para organizar, planejar e executar as tarefas. Vamos acompanhar a semana de Jacinto:

Segunda-feira, 16 de novembro, 7h da manhã. Jacinto acorda, checa seus e-mails e vê um pedido de orçamento de um potencial cliente nos Estados Unidos. O e-mail chegou no dia 11, há 5 dias. E o cliente pede urgência no retorno, pois decidirá a empresa que irá contratar até o dia 18, ou seja, Jacinto tem apenas dois dias.

Jacinto sente que perdeu para a concorrência. Mas, não se dá por vencido e decide ligar para o seu potencial cliente e mesmo com seu inglês “fraco” o convence a recebê-lo para discutir a proposta em reunião presencial, para o dia seguinte!.

Jacinto Cansado teria um dia cheio de compromissos com seus clientes atuais, mas, com o foco em conquistar este novo cliente, decide adiar os compromissos da tarde para preparar tudo que precisa para chegar nos Estados Unidos.

Apesar de deixar alguns clientes insatisfeitos, ele consegue comprar passagem e reservar hotel (tudo bem mais caro, por não conhecer as ferramentas corretas, além de ser tudo de última hora).

No final do dia, Jacinto já sente um cansaço extremo quando se lembra que não fez a apresentação para o cliente. Começa a apresentação às 20h e termina quase 2h da manhã. Literalmente o dia de Jacinto foi além da própria segunda-feira. Inclusive, como a viagem está marcada para às 7h, ele tem de estar no aeroporto às 5h, então Jacinto já sente que vai parecer um “zumbi” no dia seguinte.

Jacinto Muito Cansado acorda atrasado e no pulo, mas consegue pegar seu voo. Durante o voo vai fazendo os ajustes que precisa na apresentação. Inclusive, alguns erros no inglês. Afinal, seu inglês está longe do ideal.

Depois de mais de dez horas de voo, que poderiam ter sido em sete, Jacinto chega aos Estados Unidos, chama um Uber, mas descobre que pegou o voo para o aeroporto mais distante do escritório e demora quase 1h para chegar lá. Do outro aeroporto, seria 15 minutos.

Jacinto liga para o cliente (para avisar sobre o atraso, uma bela gafe com americanos) e aproveita para tirar um cochilo. Ele está esgotado, mas já sente que o sofrimento está acabando e tudo vai valer a pena.

Faz a reunião com o cliente que diz o famoso “vou pensar”. Ele sabe que não foi tão bem na reunião, afinal, apesar de sua empolgação, ele estava um “caco”.

Jacinto já sente que perdeu uma grande oportunidade. Agora só resta finalmente descansar. Então, ele pega outro Uber para ir ao hotel. Esse sim, perto do aeroporto. Do outro aeroporto, claro. Mais 1h para pensar na vida.

Jacinto já sente que deveria ter alugado um carro. Sairia mais barato. E, com tempo para pensar, também percebe que tinha milhagens acumuladas e que poderia ter ido de graça para os Estados Unidos.

Então, cansado, Jacinto dorme e sonha com uma realidade bem diferente. Sonha que tem uma secretária remota para ajudar no seu dia a dia. Com isso, o e-mail que chegou no dia 11 foi lido no dia 11 mesmo, uma vez que a secretária alerta imediatamente o empresário sobre o contato de seu potencial cliente.

Empolgado, ele se apressa e pede que ela agende uma viagem para os Estados Unidos. Mas a secretária remota sugere algo diferente: “Posso ligar para entender a demanda e a necessidade de ir mesmo aos Estados Unidos?”

Após a ligação, o cliente fica satisfeito com a abordagem e impressionado com o profissionalismo da empresa. Ele ainda confidencia à secretária que a empresa de Jacinto era inicialmente a sua terceira opção entre os fornecedores, mas foi para o topo da lista. Assim, Jacinto já sente que saiu na frente nesta concorrência.

Com uma semana para planejar a viagem, a secretária antecipa os compromissos de Jacinto, para que ele não viaje com nenhuma pendência com seus clientes atuais. Além disso, ela prepara uma apresentação envolvente, com técnicas de storytelling (capacidade de contar histórias de maneira relevante, onde os recursos audiovisuais são utilizados juntamente com as palavras para estreitar a relação com o cliente) e em inglês de verdade, por se tratar de uma profissional trilíngue.

Com conhecimento, networking e recursos tecnológicos, está tudo pronto para a viagem de Jacinto. Passagem comprada com as milhagens disponíveis, para o aeroporto mais próximo do cliente, hotel reservado pelo melhor custo-benefício e carro com direito a cashback (porcentagem em reembolso).

A experiência dessa profissional que geralmente participa de clubes de fidelidade ainda pode gerar frutos. Por exemplo, reservar um restaurante para a reunião de negócios, com jantar grátis e no local preferido do cliente.

No final do jantar, Jacinto já sente que ganhou o cliente, só pede que a secretária formalize o orçamento, prepare o contrato e envie no dia seguinte. Tudo que Jacinto sempre sonhou. Mas ele acorda, volta para a realidade e ao ver que foi um sonho, se arrepende por não ter feito nada disso antes. Já sente que precisa urgentemente de ajuda.

Se você também sente o mesmo, chegou a hora de procurar uma secretária remota. E no final, você vai se tornar o “Jacinto que dei sorte”.

*Rachel C. F. Neves é franqueada responsável pela unidade cidade de São Paulo da D.Zortéa Secretariado Remoto, sendo Secretária Executiva Remota Trilíngue. Entre suas características tem uma excelente comunicação verbal e escrita, relações interpessoais fundamentadas na empatia e no profissionalismo e a interculturalidade faz parte do desenvolvimento pessoal dela, com experiência no estrangeiro, visitando diversos países e culturas em três continentes.


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