LGPD e Change Management: Como buscar a adequação a nova lei

Como sabemos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei Nº 13.709/2018) entrou em vigor em setembro de 2020 e criou regras para uma série de questões que envolvem dados de pessoa física. Por isso, diversas empresas já começaram a buscar uma adequação aos principais requisitos da LGPD, de modo a mitigar riscos e, claro, evitar penalidades e danos a própria imagem.

Esse trabalho se inicia com um levantamento detalhado de todos os dados coletados, tratados, armazenados e compartilhados pela empresa. Em outras palavras, é preciso identificar o fluxo dessas informações dentro da organização, perceber quais bases legais podem suportar cada situação e então, reconhecer as lacunas. O resultado desse assessment deve ser uma lista de desvios que precisam ser corrigidos e ajustes a serem realizados – em documentos, contratos, rotinas e sistemas.

Desse modo, é fácil entender que estamos falando de um projeto bastante amplo, que abrange todos os departamentos, considerando particularidades, demandas e pontos críticos. Várias ações serão exigidas, como revisão e alteração de processos internos e a elaboração de políticas e de novos procedimentos.

Logo, os conceitos de Change Management podem ser muito úteis. O Change Management (ou Gestão de Mudanças), deve ser entendido como uma abordagem estratégica e estruturada, que visa garantir que mudanças sejam implantadas de forma ágil e eficiente. Esse modelo de gestão foca nos grandes impactos provocados pela onda de transformação que atinge a empresa quando temos um projeto mais robusto em andamento.

Um de seus grandes diferenciais é a importância dada ao fator humano e, assim, vai além do simples planejamento de recursos, englobando também elementos como cultura e valores corporativos, funções, estruturas organizacionais e de governança, e em especial, as expectativas dos profissionais diretamente envolvidos nessas mudanças.

Diante desse cenário, a utilização de conceitos de Agile no processo de adequação da empresa acelera muito a gestão da mudança e absorção das boas práticas. Por exemplo, o mapeamento dos dados realizado em Sprints, contando com a participação direta dos colaboradores, faz com que esses profissionais já comecem a ser educados em relação aos requisitos da LGPD. As discussões devem ser sempre baseadas nas tarefas do dia a dia da equipe, de modo que cada membro possa enxergar os efeitos da lei na sua realidade.

Na sequência, há uma devolutiva para esse time, onde são repassadas as principais recomendações, baseadas nas fragilidades identificadas. Todos podem esclarecer dúvidas, compartilhar ideias e demonstrar receios. Assim, é mais fácil engajar o grupo na implantação do projeto, além de estimular o “senso de dono”. Diferentemente de treinamentos passivos, nesse modelo, os profissionais contribuem com seu conhecimento e experiência, ajudando na construção das soluções.

E pensando nas pessoas, fica evidente que esse projeto deve incluir um programa de treinamento e aculturamento, contemplando muitas outras ações de comunicação e conscientização, que precisam chegar a todos os seus públicos - como colaboradores, parceiros e prestadores de serviço.

Vale lembrar que as transformações no ambiente empresarial devem ser constantes, a fim de assegurar maior competitividade, fortalecimento da marca e adequação, como no caso na LGPD. Mas, se não forem bem administradas, as mudanças podem gerar transtornos e prejuízos financeiros, que, em geral, estão vinculados a retrabalhos, atrasos nas entregas, queda nos indicadores de performance e ainda, baixas taxas de motivação das equipes.

Por isso, a escolha de uma metodologia de diagnóstico que considera diversos aspectos; técnicos e comportamentais, é fundamental para um projeto de adequação mais bem-sucedido.

Também é preciso deixar claro que Gestão de Mudança e Gestão de Projetos não são sinônimos, e sim, princípios distintos que devem caminhar juntos, de forma complementar. Em resumo, o gestor de projetos cuida do cumprimento de todos os tópicos previstos no cronograma e, paralelamente, cabe ao gestor de mudança, identificar os possíveis núcleos de resistência – que normalmente são compostos pelos profissionais mais afetados com a implantação – de modo a garantir todo apoio durante a fase de transição.

Assim, a empresa é capaz de atingir seus objetivos de maneira mais suave, evitando conflitos e tensões internas. E ao mesmo tempo, consegue consolidar as mudanças planejadas, tanto com a incorporação dos novos processos, como na absorção de uma nova cultura.

*Fabiana Franco é consultora da TGT Consult