5 dicas para aumentar a performance do back office da sua empresa

Antes das dicas é importante destacar e explicar a importância do Back office dentro das empresas. Também chamado de retaguarda, o Back office envolve todos os serviços que, apesar de essenciais para o funcionamento da empresa, não têm relação direta com a sua atividade principal.

João Drummond, CEO da Crawly, uma das principais empresas de automação do Brasil, explica melhor: Toda empresa, independente da sua área de atuação, possui serviços que são fundamentais na sua estrutura, como cadastro e checagem de fornecedores, verificação de inconformidades e fraudes, cobrança, e outros. Ele aponta também que ganho de performance começa na estruturação correta de processos transversais dentro da organização.

"Nenhuma ferramenta de automação vai resolver o seu problema se não existe um processo estabelecido. É a ferramenta que se adapta ao processo, e não o contrário", fala. "Uma vez que o processo esteja estabelecido, aí sim é possível trabalhar ganhos em escala através da automação de processos e outras ferramentas."

Pode-se dizer que o back office de uma empresa pode até não ser o gerador de dinheiro, mas se não for ágil e eficiente pode diminuir os lucros. Além disso, soluções que tragam mais agilidade para os setores de backoffice representam uma diminuição de custos, gerando mais competitividade, o que pode ser decisivo para o sucesso dos negócios.

E para ajudar as empresas a aumentarem sua performance no backoffice, o especialista preparou cinco dicas básicas, com foco principalmente em automação.

Dica 1: Entenda que processos são mais importantes que ferramentas

Antes de perder tempo procurando ferramentas, tenha claro os resultados esperados e o processo que precisa ser realizado para chegar lá. Assim, fica muito mais fácil escolher - ou mesmo desenvolver - uma ferramenta e conseguir ganhos significativos em escala na sua operação.

Dica 2: Em caso de busca de dados, defina o que você quer com essas informações

É essencial entender o por quê antes do o quê. Assim, você não corre o risco de perder o seu tempo com busca e interpretação de informações inúteis para a sua operação. Se pergunte: Vou realmente fazer algo com essa informação? Isso será útil? Está alinhado com meus OKRs? Caso não esteja, existe algum benefício muito grande que faça valer a pena investir meu tempo e recursos nisso?

Dica 3: Atualize dados periodicamente

Dados não são imutáveis e atualmente a velocidade em que um dado se torna obsoleto é muito maior. Empresas de logística, por exemplo, evitam prejuízos com multas fazendo a checagem de seus veículos e motoristas periodicamente, economizando ao ter tempo para recorrer ou pagar multas com desconto por antecipação, em vez de agir apenas reativamente ao receber notificações de multas, sem tempo para se programar.

Dica 4: É possível automatizar muitas tarefas na rotina do back office.

Uma vez que você tenha processos definidos e validados, aí sim é possível utilizar ferramentas de automação para gerar grandes ganhos em escala. Temos relatos de clientes que alcançaram mais de 50% de ganho em performance de seu time apenas com a automação de processos, o RPA.

Dica 5: Estude a sua empresa e entenda quais as áreas podem ser automatizadas

Parece uma dica um pouco óbvia, mas muitas empresas não têm conhecimento em quais áreas podem ter uma solução de automação. É comum que áreas como compras, compliance e cobrança, por exemplo, estejam sempre "atoladas" de trabalho. Muitas vezes o que causa isso são atividades repetitivas e manuais, como conferência de dados, busca de informações de fornecedores e clientes, e outras atividades que podem ser facilmente automatizadas, liberando o time para atividades mais importantes.

SobreConheça a Crawly: A Crawly foi criada em 2017, na cidade de Belo Horizonte pelos empreendedores João Drummond e Pedro Naroga, focada no desenvolvimento de robôs inteligentes para encontrar dados, onde quer que eles estejam disponíveis. O tipo de dado é o cliente quem define, pode ser uma coleta de preços, notícias, processos judiciais ou outros, a partir daí os robôs personalizados entram em ação para buscar e filtrar as informações que forem pertinentes. Com as informações coletadas, podem ser ainda aplicadas desde análises mais simples até modelos de inteligência artificial, com o cliente definindo os formatos resultantes dessas análises de acordo com sua conveniência.