Guia básico de gestão de riscos para home office

Imagine o seguinte cenário: contratar o novo gerente financeiro de maneira remota e executar todas as etapas do processo de recrutamento e seleção sem uma única interação pessoal. Num segundo momento, é hora de integrar este novo gerente financeiro de maneira virtual, aplicando as regras, normas, processos, controles e cultura empresarial, bem como incorporá-lo à estrutura da área já existente, composta por mais de 50 colaboradores, sendo quatro coordenadores com reporte direto.

Depois, é chegada a hora do novo gerente estabelecer, executar e monitorar as rotinas de trabalho remoto com a equipe, interagir com os demais gerentes e diretores e engajar e estimular o desenvolvimento, de maneira virtual, de todos os colaboradores da área, além de realizar a integração com os demais departamentos da empresa. Não podemos esquecer que ainda há o processo de gerenciar e prevenir conflitos, promover e desligar colaboradores de maneira remota. Toda esta trajetória percorrida sem nunca ter interagido presencialmente com ninguém da empresa.

Este cenário já é realidade e define os novos tempos da jornada 100% virtual do colaborador. Como consequência, novos riscos são colocados diante daqueles que lideram as organizações em busca da preservação da cultura corporativa, do engajamento e desenvolvimento dos colaboradores e dos resultados sustentáveis. Para lidar com este novo cenário, listo quatro desafios que devem ser endereçados à luz da nova forma de trabalho predominantemente remota e virtual:

1. Perfil ético do profissional alinhado à cultura empresarial: tão importante quanto conhecer e analisar as competências, habilidades e realizações profissionais, é fundamentar compreender como o candidato compreende e lida com dilemas éticos no dia a dia. Analisar o perfil ético como uma das etapas do processo de recrutamento e seleção é uma ferramenta poderosa para alinhar, desde o início da contratação, o que se espera do comportamento profissional e reforçar pontos de riscos oriundos da flexibilidade moral identificada no processo de análise, como limites de aprovação, recebimento de brindes e presentes, além da conivência com atos ilícitos, entre outros que possam surgir. Neste momento, é possível também definir se é necessário algum tipo de monitoramento específico sobre suas atividades.

2. Integração e conscientização das regras da organização: diferentemente da integração presencial, em que o colaborador olha para o lado e identifica pela expressão de empatia de um colega para tirar uma dúvida de como realizar um processo ou como preencher um reporte específico, o trabalho remoto exige disciplina da organização em ter regras, normas, políticas e procedimentos bem definidos, acessíveis ao conhecimento e à consulta de qualquer profissional.

Vale destacar aquelas de cunho corporativo e que independem do setor econômico de atuação: código de conduta ética, política de home office ou teletrabalho e política de segurança da informação. As plataformas de treinamento on-line (LMS), com registro de avaliação e reação e de gestão de normativos de compliance, são cruciais para esta nova jornada do colaborador. Estabelecer ações de colaboração contínua em que sessões de integração ou descontração sejam parte do processo de trabalho remoto também são aliados relevantes.

3. Produtividade e aderência aos processos e procedimentos: gerenciar a rotina e os resultados dependerá ainda mais de ferramentas de colaboração, medição e monitoramento. Estabelecer os indicadores de performance e de riscos é essencial para a posterior medição e tomada de ação para melhoria.

4. Segurança e proteção das informações: o ambiente virtual corporativo se expande e cada ponto de conexão fora do ambiente tradicional, onde fisicamente os profissionais se deslocavam para trabalhar, se torna vulnerável a riscos de invasão e vazamento de informações. Para tanto, é necessário definir um plano específico de segurança da informação que contemple disponibilização e proteção de equipamentos corporativos, atualização de sistema operacional e antivírus, proteção de rede específica para conexão na nuvem e gestão contínua de vulnerabilidades e de incidentes. Onde há riscos, há sempre oportunidades.

*Heloisa Macari é diretora executiva na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

Sobre a ICTS Protiviti

A ICTS Protiviti é uma empresa brasileira que combina o alcance global e o conhecimento e inovação em gestão de riscos, compliance, auditoria, investigação e proteção de dados da Protiviti, com a segurança, eficiência e independência da plataforma tecnológica de serviços especializados da ICTS Outsourcing (canal de denúncias, diligência de terceiros, monitoramento de fraudes e de comportamentos antiéticos, e treinamentos on-line).

A união de deep expertise, com capacidade de transformação e excelência operacional, proporciona aos seus clientes um portfólio abrangente de soluções que endereçam os principais riscos, problemas e desafios de negócio, protegendo e maximizando o valor das organizações, e ajudando seus líderes a encararem o futuro com confiança e alcançarem resultados extraordinários num mundo dinâmico.

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