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Assinatura eletrônica nos processos de RH

Assinatura eletrônica nos processos de RH

Rodrigo Ferreira, especialista de Sucesso do Cliente, da Medei

Um longo caminho foi percorrido até que as empresas finalmente entenderam que a principal estratégia para obtenção de sucesso é investir em pessoas. Apesar de estarmos sempre em busca de automatizações e análise de dados, são as pessoas que acabam fazendo a diferença em um negócio, através de sua interpretação de dados e insights voltados para a ação. Com isso, o RH se tornou protagonista deste movimento, e para que seja cada vez mais estratégico seus times precisam simplificar cada vez mais suas operações, para isso estão se aliando à tecnologia, e assim digitalizando grande parte dos seus processos.

Papel, papel e mais papel

Com uma grande demanda de processos legais, o RH se vê em meio à muitos processos baseados na assinatura de documentos, gerando grande demanda de gestão de documentos físicos e alta complexidade e tempo de espera para a finalização dos processos. É neste momento que a assinatura eletrônica pode ajudar.

O que é uma assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é um termo amplo, que abrange todas as formas de subscrição que utilizam de meios tecnológicos para sua efetivação, contemplando inclusive a assinatura digital. Sendo breve, a assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar documentos, sem a necessidade de utilizar a assinatura manual em papel.

A assinatura digital, é uma assinatura eletrônica que é assegurada por um certificado digital. Existem diversos tipos de certificados digitais e estes são emitidos e controlados pelo ICP Brasil. Apesar da variedade, todos os tipos garantem as premissas básicas para a validação de um documento, sendo elas:

• Integridade: Garantia de que o documento não sofreu alteração após a sua assinatura, essa premissa é cumprida através do registro da data e horário da assinatura e das modificações realizadas no documento, caso o documento sofra alguma alteração após o momento da assinatura, esta deixa de ter validade.

• Autenticidade: Garantia de que a pessoa que está assinando o documento é realmente quem alega ser. Essa premissa é cumprida através o certificado digital e também por meios de autenticação, como acesso com login e senha em ambiente seguro e registro do IP do equipamento utilizado no momento da assinatura.

• Não repúdio: Garantia de que quem assinou o documento não possa negar sua validade. Ao assinar um documento (de forma eletrônica ou não), automaticamente cumprimos com esta premissa.

Mas a assinatura eletrônica possui validade jurídica?

Sim. A assinatura eletrônica já é amplamente utilizada, inclusive em órgãos públicos. Legalmente, a assinatura eletrônica é respaldada pela Medida Provisória 2.200/2001-2. Inclusive, o parágrafo 2 do artigo 10 da Medida provisória deixa clara a possibilidade da utilização deste recurso:

"O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."

A Medida Provisória em questão foi publicada em um momento que não era necessário uma MP ser convertida em lei para ter validade após 120 dias, o que faz com que esta seja válida até o presente momento.

Mas e os benefícios trabalhistas? O funcionário conseguirá obtê-los sem dificuldades?

Essa é uma das perguntas mais comuns entre os times de recursos humanos. Com a assinatura eletrônica o funcionário consegue dar entrada e sacar benefícios como o FGTS ou seguro-desemprego? No meio de uma revolução digital, os processos estão migrando cada vez mais para um formato simplificado, o próprio Governo do Estado e a Caixa Econômica Federal já possibilitam o saque de tais benefícios de forma eletrônica através de aplicativos.

Mas se mesmo assim ainda houver dúvidas, se pode tranquilizar muitos locais já utilizam este modelo de assinatura e seus ex-funcionários não tiveram dificuldades para obterem seus benefícios.

A digitalização dos processos de RH é uma realidade e a assinatura eletrônica é apenas uma parte deste todo. E o seu time? Como enxerga essas mudanças e como vocês estão adaptando seus processos para essa realidade?

Sobre a Medei

A HRTech Medei cuida do pós-desligamento utilizando workflow exclusivo, com gravação do ato homologatório por meio de videoconferência. Conta com profissionais especializados e aptos a resolver todas as dúvidas dos ex-funcionários, além de oferecer um atendimento humanizado, entendendo o momento de cada desligamento.

​Seu propósito é atender e entender com acolhimento cada desligamento, tornando o ato da homologação menos robotizado, mais sincero e eficaz, gerando segurança ao ex-funcionário. O processo de gestão de desligamento torna-se mais rápido, eficaz e transparente, atuando de forma preventiva, evitando aumento no passivo trabalhista e melhora do employer branding. ​No mercado desde 2011, busca celeridade e transparência no processo de desligamento.


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