O home office virou realidade: como preparar sua empresa para este novo modelo de trabalho?

A chegada do Covid-19 antecipou algumas medidas que as empresas planejavam endereçar a médio ou, mais precisamente, a longo prazo. Este é o caso do trabalho remoto, uma decisão que foi necessária para que os profissionais pudessem continuar trabalhando de forma segura. Porém, aquilo que parecia ser uma adoção temporária, despertou nas empresas a possibilidade de um procedimento contínuo, não em função de uma obrigatoriedade, mas como um novo modelo de trabalho.

E quais os cuidados devem ser tomados para aderir a esse formato remoto de prestação de serviço? A primeira preocupação deve ser com a segurança, que inicialmente não foi prioridade, por falta de preparo das empresas, mas deve ser endereçada urgentemente. Neste quesito, a cyber segurança requer práticas simples, tanto em relação às medidas das empresas, quanto à adequação da casa onde trabalha este colaborador.

Pelas empresas, as dicas são disponibilizar um equipamento corporativo com filtro de tela, manter o sistema operacional atualizado, inclusive o antivírus, disponibilizar acesso à rede corporativa somente via VPN ou Cloud, atualizar suas políticas de segurança e bloquear o acesso USB para pen drives e dispositivos removíveis. Já em relação à segurança em casa, a orientação é utilizar um Wifi residencial ou 4G (nunca pública), não permitir que outras pessoas utilizem o equipamento corporativo, além de não esquecer de adotar cofre de senhas e múltiplo fator de autenticação.

A utilização de tecnologias para potencializar o trabalho remoto, automatizando atividades manuais e repetitivas para que os recursos humanos estejam voltados às demandas que agreguem mais valor à empresa, é outra dica interessante para este novo modelo. A ideia é elevar a produtividade por meio de interações planejadas e de curta duração.

Nesta linha, a dica é fazer uso de ferramentas de automação inteligente de processos que podem suportar este novo modelo. Entre elas estão as soluções de Process Mining, que permite avaliar como está o desempenho de uma atividade e se precisa de ajuste; de RPA (Robotic Process Automation), utilizado para apoiar a geração de relatórios a partir do cruzamento de informações, deixando para o humano apenas a responsabilidade de analisar; de IoT (Internet of Things), que pode coletar informações por meio de dispositivos para um monitoramento remoto; e de BPM (Business Process Management), usado para apoiar a digitalização de documentos e o fluxo de aprovação.

Por fim, mas não menos importante, está a cultura do trabalho remoto. Durante esta jornada, há seis aspectos que devem ser levados em consideração. O primeiro deles é a preservação de valores corporativos, que vai estabelecer uma relação de confiança entre os líderes e os liderados. O segundo é assegurar que o uso de ferramentas de comunicação, como as de conference calls, e sua forma de utilizar, sejam eficientes e produtivas. O terceiro aspecto é garantir uma estrutura para treinamentos e capacitações. A quarta dica é manter um canal de apoio psicológico remoto. E, fechando as sugestões, está a análise dos colaboradores, um processo importante para entender se toda a mudança adotada não está comprometendo as estratégias de negócio da empresa.

Com essas medidas - cyber segurança, tecnologias para processos e cuidado com a cultura corporativa, é possível criar uma forma de trabalho adicional ao modelo tradicional, aproveitando a onda de mudanças promovida pela quarentena, que antecipou um processo futuro, mas que um dia chegaria. Só não imaginávamos que seria tão de repente!

*Rodrigo Castro é diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

Sobre a ICTS Protiviti

A ICTS Protiviti é uma empresa brasileira que combina o alcance global e o conhecimento e inovação em gestão de riscos, compliance, auditoria, investigação e proteção de dados da Protiviti, com a segurança, eficiência e independência da plataforma tecnológica de serviços especializados da ICTS Outsourcing (canal de denúncias, diligência de terceiros, monitoramento de fraudes e de comportamentos antiéticos, e treinamentos on-line).

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