Produtividade: quatro dicas para otimizar a rotina do contador

Expandir os negócios e aumentar o faturamento sem ter que investir mais é um desafio para empresas de todos os setores, inclusive o contábil. E neste cenário de crise com a chegada do coronavírus, fazer mais com menos vai além da competitividade e uma forma de assegurar a sobrevivência da empresa.

Para o contador, o momento exige ainda mais atenção porque ele precisa correr para se atualizar com as constantes mudanças de legislação e ter uma atuação mais estratégica com seus clientes. E como fazer tudo isso ao mesmo tempo? Investindo em produtividade! Pensando nisso, a ao³, empresa de gestão na nuvem, reuniu dicas valiosas. Confira.

1. Mobilidade

Mobilidade e produtividade são quase sinônimos, mas adotar soluções móveis exige que contador e cliente estejam engajados no mesmo propósito e para isso, é necessário conscientizar sobre os benefícios de fazer tudo em qualquer hora e lugar. No modelo tradicional, quando a empresa contrata um novo colaborador, ela envia, via motoboy ou sedex, os documentos e o contrato de trabalho do profissional para o contador iniciar os trâmites burocráticos. É um processo que consome tempo e recurso. Agora, com um aplicativo o cliente pode fotografar os papéis e inserir as informações diretamente no software que vai gerenciar isso. A rotina é otimizada e ambos ganham mais tempo. A mobilidade possibilita escalar o atendimento com eficiência e sem perder qualidade.

2. Relacionamento

Investir em canais de atendimento digitais é outra alternativa para ganhar mais produtividade. Quanto mais fácil for a interação do cliente com o escritório contábil, mais ágil será o trabalho. Veja o exemplo dos bancos, hoje, temos inúmeros meios para nos comunicarmos com o nosso gerente: aplicativo, Internet Baking, telefone e e-mail. E otimizar isso ajudou o segmento financeiro a se aproximar mais dos seus consumidores e consequentemente, fidelizar, além do ganho de eficiência. Usar meios de relacionamento digitais também traz benefícios porque ajuda na adoção processos automatizados. Resumindo, quando uma solicitação chega via aplicativo, por exemplo, vira uma solicitação estruturada e segue um fluxo de trabalho dentro do escritório, mas isso já é o tema da próxima dica.

3. Automatizar rotinas

Fazer mais e ainda mais rápido está intimamente relacionado com ter rotinas automatizadas. Existem uma série de outras tarefas que podem ser automatizadas e um exemplo de atividade que consome muito tempo é a escrituração fiscal. E já existe tecnologia, conectada com a Receita Federal, para que qualquer nota gerada com o CNPJ da empresa, seja automaticamente capturada e enviada para o escritório contábil. Ou seja, acabou o dilema de no final do mês, o contador ficar solicitando os arquivos e o cliente ficar procurando esses documentos para enviar.

4. Transformar de dentro para fora

Na jornada de transformação digital, é natural que as empresas invistam mais em inovações direcionadas para os serviços diretamente ligados aos clientes finais. Porém, para acelerar a produtividade é necessário olhar para dentro também. Os colaboradores e a gestão precisam de soluções tão modernas quanto aquelas que podem ser oferecidas aos clientes. A retaguarda deve ser digital e o contador tem que ter claro, por exemplo, qual é a rentabilidade da sua carteira de clientes – volume, tempo e custo da escrituração dos documentos versus o que foi contratado – e tudo isso só é possível se embarcar na digitalização completa.