Como ser produtivo em tempos de crise causada pela pandemia

Basta estipular algumas regras de trabalho remoto e incentivar a equipe a se organizar, assim todos podem ser produtivos e comprometidos

A chegada da COVID-19 e da medida protetiva de quarentena anunciada pelo atual governo mudou a vida e a rotina de trabalho de muitas pessoas.

Tarefas que antes eram feitas apenas presencialmente, agora passam a ser realizadas em home office. Gerentes, líderes e trabalhadores em geral podem se encaixar nessa nova maneira de desenvolver atividades a partir de suas casas.

Se antes já era difícil gerenciar os trabalhos das pessoas que atuam na empresa, alguns gestores podem achar impossível acompanhar de perto as rotinas. A boa notícia: não é tão difícil! “Basta estipular algumas regras de trabalho remoto e incentivar a equipe a se organizar, assim todos podem ser produtivos e comprometidos com o futuro da organização. Isso irá gerar rendimentos para a manutenção de todo o grupo”.

Quem explica é Marcelo Araujo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada na guarda, digitalização e gestão dos documentos físicos e digitais. Segundo ele, as empresas precisam ficar atentas e seguir as seguintes recomendações:

Construir regras claras

Estabelecer regras claras com objetivos individuais é uma ótima alternativa para controlar os trabalhos da equipe. Assim, cada colaborador pode ser avaliado e, dessa forma é possível obter melhores resultados ao longo desse período de confinamento.

No momento de criar regras e estipular os horários nos quais as tarefas devem ser realizadas e entregues remotamente, é preciso ter em mente que as metas precisam ser atingíveis. Dessa forma, todos vão se empenhar para alcançar os resultados e os trabalhos vão fluir normalmente.

Oferecer os recursos necessários

Para que todos os colaboradores possam entender como podem ser produtivos e executar diariamente os trabalhos em home office, é preciso oferecer recursos necessários àqueles que estão dispostos trabalhar. Entre as ferramentas e atitudes fundamentais estão:

- Fornecer infraestrutura adequada;

- Liberar internet com alta velocidade;

- Instalar, configurar e dar acesso às ferramentas digitais;

- Divulgar as metas para o trabalho remoto;

- Atualizar pastas compartilhadas.

Além disso, os projetos da empresa devem ser gerenciados com objetividade e clareza para não comprometer a produtividade da equipe. Utilizar softwares que ajudem no planejamento e acompanhamento diário das atividades também é importante. Eles têm a capacidade de permitir a inclusão de todas as informações em um único ambiente e facilitar a integração e o trabalho em grupo.

Fazer reuniões periódicas

Nesse período é preciso fazer reuniões por videoconferência para verificar o andamento dos trabalhos em home office. Com isso, os participantes se concentrarão melhor, fornecendo informações relevantes para facilitar a tomada de decisão mais assertiva. Eles vão compartilhar as dificuldades e os anseios.

Dar feedback

Nessa fase é importante elogiar e reforçar os fatores positivos dos momentos de crise. Ouvir as críticas e buscar sugestões para melhorar as condições de trabalho da sua equipe também é desejável. Também é importante dar feedback para cada membro da equipe a respeito do desempenho, enfatizando os acertos e incentivando o aperfeiçoamento dos pontos fracos.

Criar uma rotina de trabalho

Alguns colaboradores podem ter dificuldades em transformar a sua própria casa em um escritório para trabalhar. Por isso, é necessário auxiliar a equipe na criação de uma rotina de trabalho que possibilite a concentração.

Essas são apenas algumas orientações de como os colaboradores podem ser mais produtivos em tempos de home office! Também é importante saber que é possível contar com a tecnologia para garantir que todos os documentos da empresa continuem em ordem e protegidos mesmo remotamente.

A eBoxDigital tem soluções para isso!