Escritórios de Advocacia na Era Digital e a Aposentadoria do Papel

Com o avanço da era digital, a necessidade das empresas em se renovarem com seus procedimentos internos se tornou não somente uma questão de praticidade, mas uma obrigatoriedade a fim de aprimorar a qualidade de seus serviços, além de trazer maior segurança aos seus negócios.

O dia-a-dia das empresas se resume em diversos processos burocráticos que podem impactar diretamente no consumo de tempo, funcionários e, consequentemente, dinheiro, processos estes que aumentam significativamente a probabilidade de erro humano e a consequente redução de contratos firmados em função das dificuldades que esta forma de trabalho traz.

Neste sentido, as inovações tecnológicas trouxeram consigo a possibilidade das empresas se reinventarem, realizando mudanças no ambiente de trabalho a fim de que seus funcionários possuam mais tempo e recursos para focarem em suas efetivas tarefas, principalmente no que tange à formalização contratual. A partir deste momento, o foco não está mais em colher as assinaturas no contrato, reconhecer firma, armazenar diversos quilos de papel e ter de localizar tal contrato em momento oportuno, mas sim em prestar o serviço com maior qualidade e rapidez.

Assim, a aposentadoria do papel auxilia na redução da probabilidade de erro humano tanto quando do momento da assinatura, mas também quando do seu arquivamento, além de minimizar o tempo do funcionário; custos absurdos com impressão; atrasos na execução do serviço por ausência de formalização contratual; e, principalmente, evitar possíveis riscos de segurança e compliance, uma vez que a proteção em documentos digitais é superior àquela gerada por arquivos físicos. Ademais, com essa transformação, as empresas conseguem administrar de forma estruturada sua base de dados de clientes, fornecedores, funcionários etc., trazendo benefícios para seu negócio.

Segundo um levantamento realizado pelo Forrester Consulting para a DocuSign, empresa especializada no segmento de assinatura eletrônica, este concluiu que 97% das empresas em todo o mundo já tiveram problemas para trabalhar com documentos em papel, o que nos mostra cada vez mais que a solução de todo o negócio é, cada vez mais, se transformar e seguir os passos da era digital.

Em todo o nosso país já existem milhares de bases de dados que são diariamente utilizadas para verificar e checar diversos tipos de informações que determinada empresa e pessoas possam possuir. Caso as empresas possuam suas bases estruturadas e organizadas, ajudadas por tecnologias como cookies e inteligência artificial, certamente poderão entregar aos seus clientes experiências muito melhores e mais seguras, relacionando informações que possam ser úteis aos seus negócios. E, também, poderão se convencer de que a era digital finalmente aposentou o papel.

*André Fisman é Advogado do BNZ Innovation, atuante na área de startups e venture capital. Formado pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) e pós-graduando em Direito Empresarial pelo INSPER.