eSocial: confira as principais dúvidas das companhias no preenchimento das informações

Todas as empresas com operações no Brasil, independentemente do tamanho, deverão enviar seus dados e as relativas dos seus colaboradores ao governo por meio do eSocial. Desde o início desse ano, a obrigatoriedade tem sido implantada por fases, de acordo com o faturamento ou o tipo das organizações.

O novo sistema, contudo, tem provocado muitas dúvidas no empresariado, que ainda não se sente totalmente seguro e preparado para a adesão.

“Tanto o empresariado quanto os escritórios de contabilidade que farão as entregas têm responsabilidade na apresentação das informações ao governo. Sabemos, contudo, que isso faz parte de um processo e a Sage está aqui para oferecer todo apoio necessário para auxiliar nossos clientes”, afirma Elton Donato, VP da Unidade de Negócios de Contadores da Sage no Brasil.

A multinacional britânica líder em software de gestão para pequenas e médias empresas, identificou as principais dúvidas no que diz respeito ao preenchimento dos eventos de entrega. Confira quais são elas a seguir.

1. Qual é o prazo de implantação do eSocial?
O prazo de início de entrega dos eventos do eSocial para as empresas do 2º grupo, que compreendem as companhias cujo faturamento no ano de 2016 é igual ou inferior a 78 milhões, incluindo as microempresas e empresas de pequeno porte e também o MEI com empregados foi realizado em 16/07/2018.

Entretanto, o Comitê Gestor do eSocial concedeu à microempresa, à empresa de pequeno porte e ao microempreendedor individual (MEI), a opção de enviar os eventos relativos à 1ª e 2ª fase, juntamente com os eventos relativos à 3ª fase, portanto, de forma cumulativa em 01/11/2018.

2. Empresas sem movimento precisam entregar o eSocial?
Sim. Entretanto, a situação “Sem Movimento” só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos (S-1200 a S-1280 para a empresa toda).

Neste caso, a companhia enviará o evento S-1299- “Fechamento dos Eventos Periódicos” como sem movimento na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer. Caso a situação sem movimento da empresa persista nos anos seguintes, este procedimento deverá ser repetido na competência janeiro de cada ano.

3. Qual modelo de certificado é aceito pelo eSocial?
Os certificados A1 e A3 são aceitos, contudo, o A1 apresenta mais estabilidade para os usuários, já que o A3 necessita de leitura do cartão e da senha em diversos momentos, tornando o processo moroso.

4. Qual é a multa por não entregar o eSocial?
Não há multa expressa pela não entrega do eSocial.

5. Por quais motivos posso ser multado no eSocial?
As multas a serem aplicadas serão as estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho, na legislação esparsa e na legislação previdenciária. Por exemplo: admissão em atraso, não comunicação de CAT, etc.

6. Empresas do Simples Nacional são obrigadas a preencher o RAT mesmo não utilizando na SEFIP?
Sim. Estas informações são necessárias para cálculo de contribuições, quando devidas, e também para o cadastro dos órgãos de fiscalização. Assim, mesmo as empresas optantes do Simples Nacional com tributação substituída e as empresas imunes de contribuição previdenciária devem identificar o CNAE preponderante, informar a alíquota RAT conforme o CNAE e o FAP publicado pela Secretaria da Previdência Social. Neste caso, a correta informação da classificação tributária impedirá que seja calculada a contribuição previdenciária para acidente de trabalho.

7. É preciso cadastrar o horário contratual para os funcionários que não batem ponto?
Sim. Mesmo que o colaborador não registre ponto, o eSocial precisa saber qual é o seu horário contratual.

8. Qual evento representa o aviso de férias para o eSocial?
Não existe evento referente ao aviso de férias no eSocial. A empresa informa ao sistema o afastamento, justificando a ausência do funcionário na empresa durante esse período.

9. Com o eSocial não será necessário comprar e controlar o livro de registro?
O eSocial irá armazenar todos os dados do funcionário e será o banco de dados utilizado pelos fiscais do trabalho. Entretanto, o livro de registro continuará obrigatório até o Ministério do Trabalho determinar a data a partir da qual o eSocial substituirá tal obrigação.

10. Divergência de nomes podem prejudicar o envio de informações ao eSocial?
Sim, pois uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço. Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS). Ou seja, uma divergência significativa no nome existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.

A empresa Associação Mais Saúde Santa Casa, do interior de São Paulo, decidiu não esperar até novembro para entregar a primeira fase do eSocial. Com a ajuda da Sage Solução eSocial, plataforma criada pela Sage para auxiliar no preenchimento das informações, a organização de 55 funcionários optou por já começar agora, sendo a primeira entrega, referente a carga inicial de dados finalizada em agosto.

“A solução é prática e fácil de usar, conseguimos entender passo a passo o que é o eSocial, cada fase e como você deve fazer para enviar as informações através do sistema de folha de pagamento, sem erros”, afirma Ana Claudia Diogo, analista de recursos humanos da Associação Mais Saúde Santa Casa.

A Sage Solução eSocial foi lançada com o objetivo de ajudar as empresas no envio das informações – explicando passo a passo e solucionando dúvidas por meio de vídeos e sessões diárias de plantões tira dúvidas no formato de perguntas e respostas.