Transformação digital na Unimed Vale do Caí: dados que agilizam e reduzem custos na saúde

Como reduzir o tempo de faturamento, agilizar o atendimento e economizar em processos e medicamentos? Independente do porte e em um cenário marcado pela alta demanda, restrições orçamentárias e necessidade de entregar mais valor ao paciente, são questionamentos que desafiam instituições de saúde diariamente em todo o Brasil. Porém, tendo inovação, colaboração e interoperabilidade como pilares estratégicos, a Unimed Vale do Caí mostrou que essa é sim uma equação que pode ser solucionada.

Um projeto de transformação digital, que vem evoluindo ano a ano e conta com a parceria da Salux Technology, conseguiu demonstrar resultados concretos ao integrar dados, processos e pessoas em um ecossistema conectado e eficiente. A iniciativa trouxe impacto real e revolucionou a forma de cuidar e gerir dentro do HUVC (Hospital Unimed Vale do Caí), que conta com 98 leitos, três alas de enfermagem e uma área de 8 mil metros quadrados. Com mais de 170 médicos cooperados e 560 profissionais especializados, a instituição aposta na tecnologia como ferramenta para garantir a excelência no atendimento e a segurança do paciente.

A experiência evidencia como a integração de tecnologias e o trabalho conjunto são essenciais para superar barreiras históricas e construir um sistema de saúde mais conectado e centrado no paciente. De acordo com Anderson Borba, gerente de TI da Unimed Vale do Caí, a interoperabilidade foi a base dessa transformação e os resultados foram possíveis graças à combinação de processos automatizados, monitoramento em tempo real, uso inteligente de dados e forte engajamento das equipes. Usando o SX Sigma, solução de gestão integrada de saúde, combinada com outras soluções do ecossistema Salux e produtos de tecnologia desenvolvidos pelo próprio hospital, criou-se uma estrutura interoperável que promove uma gestão à vista, mais eficiente e segura e, principalmente, que traz ganhos reais para toda a instituição, cuja premissa é fomentar uma constante atmosfera de inovação e desenvolvimento.

"A interoperabilidade nos permitiu reduzir erros, evitar retrabalhos e trazer mais agilidade para toda a operação, além de ganhos financeiros. Usando as informações provenientes do SX Sigma e do prontuário eletrônico hoje conseguimos ter as informações que precisamos muito claras e centralizadas na sala da presidência e por todo o hospital, conforme as necessidades de cada área", reforça o executivo, à frente do projeto desde o início.

As estratégias e projetos correndo em paralelo têm objetivos específicos, mas também um grande propósito comum, a transparência e a governança de toda estrutura. A implementação do QR Code para identificação do paciente em setores como pronto atendimento, faturamento e cadastro de pacientes, por exemplo, minimizou erros na identificação de pacientes e documentos, evitando glosas e acelerando o faturamento, que passou de 47 para 19 dias. O que também diminuiu foi o tempo de espera no PA, que caiu pela metade. Isso significa não só mais produtividade, como também reflete em uma melhor experiência e resolutividade para os pacientes.

Borba explica ainda que os ganhos financeiros diretos também podem ser mensurados. A redução nos custos com impressões, por exemplo, foi expressiva: passou de R$ 22 mil para cerca de R$ 16 mil por mês. Isso foi possível porque a instituição substituiu grande parte dos fluxos em papel por registros eletrônicos e assinaturas digitais. Antes, documentos administrativos, prescrições e prontuários exigiam várias vias impressas para validação e assinatura. Com a digitalização, esses processos se tornaram mais rápidos, rastreáveis e sustentáveis, diminuindo o consumo de papel, aumentando a eficiência e reforçando o compromisso com a sustentabilidade ambiental da Unimed Vale do Caí.

Além disso, a economia de R$ 50 mil mensais com medicamentos foi possível ao cruzar as informações disponíveis no prontuário eletrônico, na farmácia clínica, exames prescritos, interações medicamentosas e protocolos clínicos. Apoiado por uma solução de mercado, o time passou a ter visibilidade das melhores opções de medicamentos, evitando desperdícios, erros médicos e eventos adversos por medicação.

"Estamos falando de um resultado que combina eficiência e segurança. A economia é importante, mas não podemos esquecer que evitar o uso de um medicamento inadequado pode salvar uma vida — e isso não tem preço", destaca o executivo.

O impacto para quem está na linha de frente do cuidado

É importante destacar que o valor agregado da tecnologia em qualquer operação do setor de saúde também deve ser mensurado com base no impacto que causa no dia a dia de quem a utiliza. No caso do HUVC, todo esse projeto de interoperabilidade e de transformação digital teve um papel decisivo para o time assistencial, transformando a maneira como atua na instituição.

A adoção de tecnologias digitais, como o prontuário eletrônico, assinatura eletrônica e sistemas de rastreabilidade, trouxe ganhos concretos para a equipe multiprofissional. Antes, muitos registros eram feitos manualmente em livros, o que tornava os processos mais lentos, sujeitos a falhas e com baixa rastreabilidade. Hoje, é possível acompanhar em tempo real quem realizou cada procedimento, manter os prontuários sempre atualizados e garantir que todas as informações estejam corretas e integradas.

Segundo Lauren Padilha de Oliveira, gerente assistencial, a tecnologia também fortaleceu a segurança do paciente em momentos críticos, como nos registros de nascimento. A impressão imediata das pulseirinhas e a vinculação correta entre mãe e bebê reduziram drasticamente o risco de erros de identificação. Além disso, os registros cirúrgicos e prescrições passaram a ser feitos de forma eletrônica, eliminando anotações em cadernos e garantindo conformidade com as exigências legais.

Outro ponto destacado foi a melhoria na comunicação com as famílias. Com painéis que mostram o andamento das cirurgias, foi possível reduzir a ansiedade dos acompanhantes e aumentar a transparência do processo.

O uso de soluções digitais também ajudou a equipe a se concentrar mais no cuidado direto ao paciente, reduzindo a burocracia e otimizando o tempo de trabalho. “Quando os profissionais percebem que a tecnologia facilita a rotina, organiza as informações e melhora a segurança, a adesão acontece naturalmente”, destaca Lauren.

Escalas inteligentes: tecnologia para mais previsibilidade, qualidade de vida e eficiência

A gestão da força de trabalho no HUVC também evoluiu nesse processo de tranformação digital com a adoção do StarGrid, solução desenvolvida pela empresa do ecossistema Salux para organizar as escalas de profissionais e apoiar o controle operacional do hospital. Antes, todo o processo era manual, gerando conflitos, erros, sobrecarga de trabalho e falta de visibilidade sobre a real disponibilidade das equipes.

De acordo com Borba, o uso do StarGrid trouxe maior previsibilidade, controle e flexibilidade, fortalecendo o planejamento, agilizando trocas e garantindo coberturas mais seguras nos plantões. “Hoje, conseguimos fazer ajustes nas escalas com mais facilidade e monitorar de forma dinâmica toda a operação. Isso trouxe mais confiança para os colaboradores e mais eficiência para a gestão”, explica.

Para Lauren, que lidera a gestão da enfermagem e da equipe multiprofissional, a ferramenta também promoveu um maior pertencimento entre os profissionais, que passaram a indicar diretamente no sistema suas preferências de folga, sem depender de anotações ou grupos de WhatsApp. “Eles se sentem parte da construção da escala, fortalecendo o engajamento e facilita muito a rotina”, relata.

A solução também contribuiu para melhorar a qualidade de vida e reduzir o estresse, ao garantir previsibilidade nas jornadas e centralizar toda a comunicação em um ambiente digital seguro. A gestão dinâmica permite que os gestores acompanhem e façam ajustes em tempo real, mesmo fora do hospital, inclusive concedendo folgas a partir do saldo de banco de horas de cada profissional.

O resultado é um ambiente mais organizado, transparente e colaborativo, onde os profissionais se sentem cuidados e valorizados, aumentando o engajamento e fortalecendo a cultura organizacional. Ao mesmo tempo, o hospital ganha em eficiência, previsibilidade e segurança, garantindo uma cobertura mais estável e um atendimento mais seguro aos pacientes.

Adesão e engajamento das equipes

Outro destaque foi o aumento expressivo da adesão ao sistema, que passou de 30% para 90% ao longo do avanço do projeto. Para Anderson Borba, esse avanço só foi possível graças ao trabalho conjunto com as lideranças e à flexibilidade das soluções implantadas.

“Hoje, conseguimos criar documentos eletrônicos conforme a necessidade da área assistencial ou administrativa, sem depender de fornecedores externos ou grandes projetos de TI. Isso deu mais autonomia para o time, fortaleceu a agilidade e aumentou o senso de pertencimento das equipes”, explica.

Essa autonomia também facilitou a adaptação da tecnologia ao fluxo real de trabalho, respeitando as particularidades de cada área. Lauren reforça que mostrar aos profissionais como a tecnologia pode simplificar relatórios, eliminar anotações manuais e organizar a rotina foi essencial para conquistar a confiança e o engajamento. “Quando eles percebem os ganhos na prática e veem que o foco volta para o cuidado, a adesão vem naturalmente”, completa.

Próximos passos: foco no refinamento

Com os principais desafios já superados, o foco agora está no aprimoramento contínuo. “Queremos reduzir ainda mais as glosas, melhorar os tempos de faturamento e investir em tecnologias de beira-leito. A ideia é liberar o profissional para ficar menos tempo no computador e mais tempo ao lado do paciente”, comenta Borba.

A experiência do Hospital Unimed Vale do Caí reforça que a tecnologia não substitui o cuidado, mas o potencializa — garantindo mais segurança, eficiência e qualidade para quem mais importa: o paciente.