Colaboração assíncrona: como aumentar a produtividade no trabalho remoto

A comunicação assíncrona é aquela que não exige respostas em tempo real. No contexto corporativo, isso significa interações que ocorrem em momentos distintos — como quando um cliente envia um e-mail de madrugada, e você responde apenas no dia seguinte. Esse é um exemplo clássico de colaboração assíncrona, cada vez mais presente no ambiente de trabalho moderno, assim como o WhatsApp.

Com a ascensão do trabalho remoto, entender e aplicar esse modelo tornou-se essencial para manter a produtividade. Segundo a pesquisa Anywhere Office: novos modelos de trabalho no mundo pós-pandemia, da KPMG, 61,82% das empresas brasileiras adotaram permanentemente o modelo híbrido ou flexível. Ao contrário do ambiente presencial, onde a comunicação é imediata, o trabalho remoto exige o uso de tecnologias e métodos que se adaptem às diferentes rotinas e picos de produtividade de cada profissional. Além disso, a flexibilidade do modelo permite a colaboração entre equipes distribuídas globalmente, mesmo em fusos horários distintos.

Já de acordo com dados da Universidade da Carolina do Norte os gestores passam, em média, 22,2 horas semanais em reuniões remotas, enquanto os demais colaboradores somam cerca de 13,7 horas. O estudo revela ainda que 14% dos convites para reuniões são recusados e que 31% destes encontros são considerados desnecessários pelos próprios participantes que, mesmo assim, comparecem por receio de ficarem desatualizados. Nesse cenário, a comunicação assíncrona surge como alternativa eficaz, promovendo o registro natural de informações por meio de e-mails, documentos compartilhados e relatórios de atualização, reduzindo a necessidade de reuniões excessivas.

Um desafio comum nas reuniões é o volume de informações que, muitas vezes, se perde. Para evitar que ideias importantes sejam esquecidas, muitas empresas têm adotado assistentes de reunião que gravam, transcrevem e organizam os tópicos discutidos. Esses registros podem ser acessados a qualquer momento, de qualquer lugar, garantindo mais clareza e continuidade no trabalho.

Portanto é fundamental que as empresas unifiquem a comunicação entre todas as áreas com todo o time, pois é totalmente improdutivo que cada membro escolha a sua forma de se organizar ou comunicar, pois isso envolve gostos pessoais que nem sempre é estratégico e eficaz para os negócios. Nesse caso, os líderes precisam deixar claro as regras e as ferramentas que devem ser usadas por todos, pois só assim eles terão uma comunicação mais organizada, mesmo que assíncrona, o que trará benefícios para todos e a companhia consegue ter um banco de dados centralizado e organizado.

Mas, mesmo diante de tantas vantagens, é importante reforçar que adotar a colaboração assíncrona não significa abrir mão dos momentos síncronos, trata-se de encontrar um equilíbrio inteligente. Do lado dos colaboradores, esse modelo reduz a pressão por respostas imediatas, minimiza problemas de conexão e evita sobrecarga, contribuindo diretamente para a redução de ansiedade, burnout e horas extras desnecessárias. Se a regra do jogo está combinada, ninguém passa nervoso e quem ganha é a empresa.

*Rodrigo Stoqui é Country Manager da tl;dv, plataforma de inteligência para reuniões impulsionada por IA