Como Organizar as Finanças do Seu Pequeno Negócio em 6 Etapas Práticas

A falta de habilidades em gestão financeira continua sendo um dos principais desafios enfrentados pelos pequenos empreendedores no Brasil. De acordo com a Pesquisa de Educação Financeira para Empreendedores, divulgada em março de 2025, 75% relatam dificuldades no controle do fluxo de caixa, enquanto 62% ainda misturam finanças pessoais com as da empresa – uma prática que pode comprometer seriamente a saúde do negócio.

Diante desse cenário, o CEO da GFX - Inteligência Financeira, Philippe Enke Mathieu, reforça a importância de uma boa organização financeira para o crescimento sustentável de qualquer negócio. O primeiro passo é entender alguns conceitos fundamentais de finanças e conseguir aplicá-los no dia a dia do trabalho. “É fundamental, por exemplo, separar completamente as contas pessoais das empresariais. Isso parece básico, mas é onde muitos empreendedores ainda erram. A partir daí, é preciso mapear receitas e despesas, criar um controle de fluxo de caixa e projetar cenários para tomar decisões estratégicas com mais segurança”, explica Mathieu.

Adotar práticas simples e eficazes, como registrar todas as entradas e saídas, estipular um pró-labore fixo, revisar custos operacionais e estabelecer metas mensais de faturamento e lucro pode ajudar muito na organização financeira e, consequentemente, a impulsionar o crescimento do negócio. O especialista também destaca a importância de utilizar ferramentas digitais de gestão para atividades como controle de caixa, emissão de notas e organização de despesas, que ajudam a automatizar processos e manter a rotina financeira em dia. “Com planejamento, disciplina e informação, é possível transformar a gestão financeira em aliada do crescimento do negócio”, ressalta o CEO.

Confira 6 passos para garantir a saúde financeira do seu negócio:

1. Separe as finanças pessoais das empresariais

Evite misturar as despesas da empresa com as suas contas pessoais. Abra uma conta bancária exclusiva para o CNPJ do negócio e defina um pró-labore mensal para você, como se fosse um salário. “Essa separação é essencial para entender a real lucratividade da empresa e manter a contabilidade organizada, além de facilitar o planejamento a médio e longo prazo”, explica Mathieu.

2. Registre todas as entradas e saídas

Criar o hábito de anotar todas as movimentações financeiras — vendas, recebimentos, contas pagas, gastos variáveis é outra prática que deve entrar na rotina. Isso pode ser feito em um caderno, planilha ou utilizando um sistema digital, o que permite acompanhar a saúde do negócio em tempo real e evita surpresas desagradáveis no fim do mês.

3. Monte e acompanhe o fluxo de caixa

Organize um controle que indique o que você tem a receber e a pagar nos próximos dias, semanas e meses. Essa visão antecipada ajuda a planejar melhor os pagamentos, identificar períodos de aperto e tomar decisões mais assertivas com base em dados, um hábito que deve ser incorporado na rotina de trabalho.

4. Planeje custos fixos e variáveis

Fazer uma lista de todos os custos fixos (aluguel, salários, sistemas) e variáveis (matéria-prima, transporte, marketing) é fundamental para qualquer empreeendedor. O CEO da GFX lembra que é preciso lembrar de atualizar esse levantamento mensalmente para identificar onde é possível economizar e quais gastos estão comprometendo a rentabilidade.

5. Reinvista parte do lucro no negócio

Evite sacar todo o lucro do negócio para uso pessoal. Para manter a saúde financeira do negócio, é importante reservar parte dos ganhos para investir em melhorias, como aquisição de equipamentos, contratação de equipe, treinamento, marketing ou expansão. Reinvestir é fundamental para manter a competitividade e o crescimento.

6. Use ferramentas digitais de controle

A tecnologia pode ser uma auxiliar para facilitar a gestão financeira. Ferramentas como Nibo, Conta Azul, QuickBooks, Bling e Omie permitem acompanhar fluxo de caixa, emitir notas e controlar estoque, além de ser possível fazer integração com o contador para compartilhar dados. Mesmo soluções gratuitas como ZeroPaper ou planilhas bem estruturadas já fazem grande diferença na organização do dia a dia.

Sobre a GFX - Inteligência Financeira

A GFX - Inteligência Financeira é uma plataforma de consultoria financeira que oferece soluções personalizadas para pessoas físicas e jurídicas em um só lugar. Utilizando a Metodologia A Casa Financeira, um sistema de gestão próprio, foca na organização financeira e no planejamento de longo prazo para garantir equilíbrio e qualidade nas finanças. Com sede em Curitiba e mais de 120 franquias no Brasil, incluindo escritórios em Londrina, Maringá, Balneário Camboriú, Blumenau, São Paulo e Passo Fundo, conta com um amplo portfólio de serviços, como seguros, investimentos, consórcios, linhas de crédito, benefícios, M&A e funding e sucessão familiar e empresarial.