Gestão documental no apoio às estratégias de negócio

Até pouco tempo, era normal nos depararmos com grandes espaços dentro das empresas que eram destinados ao armazenamento de arquivos físicos. Uma verdadeira montanha de papéis que precisavam estar milimetricamente organizados - afinal, perdê-los poderia significar um alto prejuízo.

Mesmo nos dias de hoje, esta ainda é uma cena comum no universo corporativo.

Para se ter uma ideia da relevância do tema, em 2020, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) realizou um diagnóstico sobre a gestão de documentos na Justiça Brasileira, e os números chamam a atenção: cerca de 84,7% do espaço dos tribunais é ocupado com processos judiciais e 15,3% com processos administrativos. O mesmo ocorre com o arquivo digital, no qual 78,5% dos terabytes são utilizados para a guarda de ações judiciais.

Seja no mundo físico ou no virtual, é preciso contar com ferramentas de gestão documental alinhadas às estratégias de negócios. Afinal, enfrentar desafios, aproveitar oportunidades e liderar mercados está diretamente ligado a manter-se atualizado e na posição de vanguarda.

Para compreender o papel da gestão documental no contexto estratégico, é preciso considerar que ela compreende a criação, o armazenamento, a organização, a recuperação e a segurança de informações essenciais para a empresa. Quando bem estruturada, ela garante acesso rápido à informação (já que a decisão de negócios depende de dados organizados), conformidade regulatória (em tempos de LGPD) e redução de custos (já que ter os documentos organizados elimina redundâncias e otimiza recursos).

No entanto, o verdadeiro impacto ocorre quando a gestão documental se alinha diretamente à estratégia de negócio. E um dos primeiros passos para isso é compreender profundamente as prioridades da organização e se fazer algumas perguntas. Entre elas, quais são os principais desafios, as principais metas e as perspectivas em médio prazo.

Além disso, a implementação de tecnologias como inteligência artificial (IA) e automação de processos pode transformar a gestão documental em um ativo estratégico. Essas ferramentas permitem a categorização automática de documentos, a análise de grandes volumes de dados e a geração de insights que facilitam a tomada de decisão. Por exemplo, um sistema automatizado pode identificar padrões em contratos antigos para otimizar a negociação de novos termos comerciais, contribuindo diretamente para o sucesso do negócio.

Outro ponto importante é a integração da gestão documental com outras áreas estratégicas, como TI, compliance e marketing. Essa sinergia garante que as informações críticas sejam compartilhadas de maneira segura e eficiente, possibilitando ações mais ágeis e conectadas. Empresas que conseguem aliar uma gestão documental robusta com o uso inteligente de dados estão melhor preparadas para responder rapidamente às mudanças de mercado e se destacar perante a concorrência.

Alinhar a gestão documental com a estratégia de negócios não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas de visão de futuro. Quando os processos de documentação são tratados como parte integrante das metas organizacionais, a empresa não só preserva seu histórico e conformidade, como também abre caminho para inovação, crescimento e liderança no mercado. Afinal, no mundo corporativo, informação organizada é sinônimo de poder.

Marcelo Araújo é diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais