A importância do controle de documentos nas empresas modernas
por Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Latam
No cenário empresarial em constante evolução, as empresas devem permitir fácil acesso a informações relevantes e aderir às normas regulamentares. Quer se trate de uma startup ou de uma companhia multinacional, a forma como uma organização administra os seus documentos pode desempenhar um papel fundamental na maneira como a empresa atua.
O gerenciamento de documentos pela empresa contribui diretamente para suas operações, conformidade e eficiência geral. De acordo com relatório da McKinsey, os desafios documentais são responsáveis por 21% da perda de produtividade nas empresas, ou seja, isso mostra que garantir um controle eficaz pode ser vital dentro das companhias.
A pesquisa também aponta que os funcionários passam 1,8 horas todos os dias procurando e coletando informações – ou seja, 9,3 horas por semana, isso mostra que, um controle eficaz de documentos ajuda a melhorar o processo geral de documentação em toda a empresa.
Vamos explorar algumas das principais razões pelas quais o controle de documentos é essencial para as organizações.
Consistência e precisão
Consistência e precisão são essenciais quando se trata de documentação, pois garante que todas as partes trabalhem com as informações mais recentes e precisas. Ao fazer isso, as organizações podem minimizar o risco de erros e promover uma comunicação consistente.
Padrões regulatórios e de qualidade
A conformidade com os padrões regulatórios não é negociável para uma organização. Quando permanecem em conformidade, as empresas podem evitar implicações como penalidades financeiras, repercussões legais e danos à reputação.
Erros e retrabalhos dispendiosos
Erros na documentação podem causar atrasos dispendiosos, com a possibilidade de retrabalhar projetos. O controle documental é uma salvaguarda para isso, reduzindo a probabilidade de erros ao garantir a padronização dos procedimentos de criação, revisão e aprovação de documentos.
Os benefícios do controle de documentos
Processos eficientes em todos os níveis são vitais para qualquer negócio em crescimento, e o controle de documentos não é diferente. As empresas produzem e gerenciam diariamente grandes quantidades de informações, desde relatórios a declarações.
Quando bem-feito, a estruturação desses documentos é um aspecto crucial de qualquer negócio moderno, pois permite que as organizações mantenham a consistência e a precisão em diversos tipos de dados, facilitando o cumprimento dos padrões regulatórios.
Compartilhe:: Participe do GRUPO SEGS - PORTAL NACIONAL no FACEBOOK...:
https://www.facebook.com/groups/portalnacional/
<::::::::::::::::::::>
IMPORTANTE.: Voce pode replicar este artigo. desde que respeite a Autoria integralmente e a Fonte... www.segs.com.br
<::::::::::::::::::::>
No Segs, sempre todos tem seu direito de resposta, basta nos contatar e sera atendido. - Importante sobre Autoria ou Fonte..: - O Segs atua como intermediario na divulgacao de resumos de noticias (Clipping), atraves de materias, artigos, entrevistas e opinioes. - O conteudo aqui divulgado de forma gratuita, decorrem de informacoes advindas das fontes mencionadas, jamais cabera a responsabilidade pelo seu conteudo ao Segs, tudo que e divulgado e de exclusiva responsabilidade do autor e ou da fonte redatora. - "Acredito que a palavra existe para ser usada em favor do bem. E a inteligencia para nos permitir interpretar os fatos, sem paixao". (Autoria de Lucio Araujo da Cunha) - O Segs, jamais assumira responsabilidade pelo teor, exatidao ou veracidade do conteudo do material divulgado. pois trata-se de uma opiniao exclusiva do autor ou fonte mencionada. - Em caso de controversia, as partes elegem o Foro da Comarca de Santos-SP-Brasil, local oficial da empresa proprietaria do Segs e desde ja renunciam expressamente qualquer outro Foro, por mais privilegiado que seja. O Segs trata-se de uma Ferramenta automatizada e controlada por IP. - "Leia e use esta ferramenta, somente se concordar com todos os TERMOS E CONDICOES DE USO".
<::::::::::::::::::::>
Adicionar comentário