PowerPoint: conheça 12 dicas para aproveitar melhor o programa

Programa de apresentações mais usado há décadas, um estudo de Harvard mostrou, em 2020, que mais de 30 milhões de apresentações são feitas todos os dias no PowerPoint. Seja na escola, na faculdade ou no mercado de trabalho, a criação da Microsoft é um grande parceiro da vida de diversas gerações. Por isso, a Hashtag Treinamentos, empresa que oferece cursos de PowerPoint, Excel, áreas de programação e ciência de dados, reúne algumas dicas para quem quer fazer ainda mais nos slides.

Estruture o conteúdo em um arquivo de texto

É importante planejar textualmente, em detalhes descritos, tópicos ou temas para favorecer a apresentação. Outra dica é escrever detalhadamente sobre um tema e tentar resumi-lo. Além disso, definir pontos obrigatórios e descrevê-los é uma opção que ajuda a determinar quanto tempo, detalhamento e atenção você vai dar em momentos específicos da sua apresentação.

Busque referências

Utilize várias formas para se inspirar na hora de criar uma apresentação. Alguns sites podem ajudar nessa busca, como o Dribbble, Pinterest ou Behance, por exemplo. Neles, diversos modelos de slides prontos, ideias criativas de design ou formatos de objetos podem servir para despertar a criatividade.

Crie um slide Mestre

O Slide Mestre é como se fosse um modelo de slides que você pode criar uma vez e aproveitar em diversas apresentações. Como um conteúdo padrão que serve como uma base quase que infinita para garantir harmonia, conceito e beleza nas apresentações. Pensando nisso, a Hashtag Treinamentos criou um post no blog com um passo a passo para criar o Slide Mestre.

Ajuste elementos de uma única vez

Com a tecla Ctrl, você consegue selecionar vários elementos ao mesmo tempo. Dessa forma, é possível fazer as mesmas modificações, de uma única vez, que vão afetar vários elementos ao mesmo tempo. Também é possível fazer o mesmo com blocos de texto. O uso da ferramenta ajuda a otimizar o tempo e agrupar adequadamente cada item do slide.

Utilize o pincel de formatação

Outra ferramenta muito útil para a padronização dos itens de um slide é o pincel de formatação. Com ele, você consegue alterar de uma vez só todas as configurações de um elemento para outro. A ferramenta está disponível na Seção "Página Inicial", em "Área de Transferência". Com ele, é possível copiar por inteiro uma formatação de um objeto para outro, da mesma natureza. Também funciona para clonar as animações entre objetos.

Aposte nos atalhos do PowerPoint

- Duplicar (Ctrl + D) - Serve tanto para elementos quanto para slides: ao clicar em um elemento e usar o atalho, você faz uma cópia completa e exata do que está selecionado.

- Selecionar todos os elementos de uma vez (Ctrl + T) - Serve tanto para elementos quanto para slides: selecionar todos os elementos de um mesmo slide de uma única vez, ou selecionar todo o conjunto de slides de uma só vez.

- Mudar entre apresentações (Ctrl + Tab) - Alterna as janelas do PowerPoint abertas, caso haja duas ou mais apresentações sendo utilizadas pelo programa.

- Mantendo a proporção (Shift) - Clicando na diagonal de um elemento/objeto com o mouse, e segurando a tecla Shift, você vai aumentar o tamanho do objeto de forma proporcional: aumentar na mesma taxa a largura e a altura do objeto. Portanto, vai aumentar o tamanho dele sem desconfigurar suas proporções num estado anterior ao que você queria aumentar.

- Aumentando em uma direção, de forma uniforme (Shift + Seta) - Selecionando um objeto, e utilizando o Shift + Setas do teclado, você pode: Optando para cima ou para direita, aumentar o tamanho do seu objeto, de forma uniforme; Optando para baixo ou para esquerda, diminuir o tamanho do seu objeto, de forma uniforme.

Substituindo Fontes

Com o Substituir Fontes, é possível mudar um tipo de fonte de uma só vez em toda a apresentação. Na página inicial, ela é uma das opções de substituição de texto: em "Substituir", ir em "Substituir fontes".

Correção automática

Com a correção automática do PowerPoint, o usuário pode configurar situações ou regras que o ajudem a corrigir/ajustar ou verificar o texto durante a construção de uma apresentação. Em "Opções do PowerPoint", vá em "Revisão de Texto", e várias opções irão se abrir para todos os tipos de correção que desejar.

Guias e Linhas de Grade

Maneira de orientar os objetos a ficarem no mesmo local durante vários slides, os Guias e Linhas de Grade ajudam a verificar e ajustar as proporções dos objetos, por exemplo. É uma forma de ajustar os elementos por conta própria ou posicionar em uma mesma guia.

Alinhe elementos no PowerPoint

Podemos facilmente alinhar todos os objetos de um slide de uma única vez: utilizando a ferramenta de alinhar. Em “Página Inicial”, na coluna “Desenho”, basta procurar a opção “Organizar”, e depois “Alinhar”. É possível fazer vários tipos de alinhamentos, o que vai garantir mais organização ao slide, transmitindo uma mensagem de clareza e fluidez na apresentação.

Arrastar imagens ao invés de inserir

Diferente da forma tradicional, temos uma forma alternativa bem mais rápida de inserir uma imagem na sua apresentação. Basta selecionar uma imagem na pasta do computador, arrastar e soltar no slide. Com isso, ganha-se tempo e dispensa a inserção da imagem pelo menu Inserir.

Converter tópicos em SmartArt

Dica boa para quem tem pouco tempo para fazer uma apresentação diferenciada. Esse é um recurso que proporciona agilidade e fornece alternativas de criar personalizações e um design diferente para uma estrutura de tópicos (bulletpoints) em algum slide. Facilmente, tópicos simples podem virar uma estrutura de tópicos com design personalizado. Basta ir em “Inserir” e encontrar a opção “SmartArt”, na coluna “Ilustrações”.

SOBRE A HASHTAG TREINAMENTOS

A Hashtag Treinamentos surge após o então estudante de Engenharia de Produção João Paulo Martins perceber a dificuldade dos colegas de faculdade em utilizarem o programa Excel. Reuniu a demanda do mercado pelo conhecimento do programa com a paixão por ensinar, e em 2015 fundou a empresa em Niterói (RJ). Em 2016 com a chegada do sócio João Paulo Lira a Hashtag Treinamentos a empresa passou para o digital e ampliou a área de atuação: além de Excel e de terem criado o maior canal sobre o tema com mais de 1 milhão de inscritos, hoje a empresa oferece cursos também nas áreas de programação e ciência de dados.