Validação de Documentos: Como automatizar esse processo e manter o RH de acordo com a lei

A validação de documentos no RH é uma etapa do processo da contratação de colaboradores que consiste na confirmação dos dados obtidos dos funcionários, ajudando a empresa a manter a segurança nas suas relações empregatícias. Esse passo é de extrema importância, visto que resguarda os empregadores de caírem em fraudes, evitando estresse e prejuízos ao negócio. Além disso, de acordo com as Leis Trabalhistas, diversas multas podem ser aplicadas às empresas que não garantirem a originalidade dos documentos de seus funcionários, assim como seus cadastros atualizados e arquivados de forma segura, e o envio das obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias via eSocial.

Para que essa consulta seja feita, o RH ou administrador da empresa precisa obter os dados dos documentos de seus colaboradores e verificar essas informações junto às entidades públicas e privadas. Atualmente, os RHs fazem essa validação por meio do eSocial, onde é possível confirmar os dados do CPF e do NIS (Número de Identificação Social) – NIT, PIS e PASEP; no site da Receita Federal, onde é possível verificar se o colaborador está em débitos com a União ou se possui dívidas ativas em seu nome, além de validar a veracidade do RG e CPF dos funcionários; e no site do Governo, para validar atestado de antecedentes criminais, caso necessário.

De acordo com uma pesquisa do Grupo Cia de Talentos, em conjunto com o Instituto Locomotiva e a única, seis em cada dez empresas no Brasil digitalizaram a contratação de funcionários durante a pandemia e 97% delas afirmaram que pretendem manter o formato num futuro sem pandemia. Pensando nisso e nas tendências de RH 5.0 de automatização de processos burocráticos do setor, existem no mercado algumas soluções que visam unificar e automatizar esse processo por meio da tecnologia. O próprio eSocial oferece um software chamado CQC (Consulta Qualificação Cadastral), porém, uma forma de garantir ainda mais assertividade e economia de tempo é investir em um software proprietário e interno para sua empresa. A Pontomais, plataforma SaaS que oferece soluções completas para a gestão de jornada dos colaboradores, também oferece a ferramenta proprietária Validamais, que realiza a verificação de antecedentes pessoais, garante a verificação dos dados dos colaboradores por meio de uma pesquisa que engloba o maior número de informações encontradas nas bases de dados públicas.

Ao unificar os documentos necessários para a validação de dados dos colaboradores, essas plataformas ajudam os gestores e responsáveis pelo setor de RH nas empresas a agilizar os processos de onboarding dos novos funcionários, além de economizar tempo com a atividade para que possam focar em desenvolvimento de pessoas e estratégias para o setor.

“Atualmente a consulta de informações está pulverizada em mais de 230 bases de dados de livre acesso, demandando muitas horas para verificação de apenas um CPF. O desenvolvimento de uma solução que unifica todos esses dados em um único lugar tem como principal objetivo oferecer uma ferramenta que proporciona otimização das estratégias de prevenção de fraude, aperfeiçoamento nos processos de onboarding e menor risco reputacional das empresas com terceiros, além de liberar tempo para que os gestores e líderes desenvolvam ações ainda mais estratégicas para o seu setor”, enfatiza Silvana Fernandes, Gerente de RH da Pontomais.

Sobre a Pontomais:

Com atuação desde 2016, a Pontomais é a startup líder em gestão de controle de ponto online e soluções de otimização para os RHs. Já são mais de 800 mil colaboradores e mais de 17 mil clientes ativos na solução de otimização da empresa. Por meio de tecnologia, a startup desburocratiza processos como jornada de trabalho e horas extras para que os profissionais de RH possam focar em desenvolvimento pessoal e de carreira dos colaboradores. A atuação da startup nas três pontas (colaborador, empresa e RH) permite a transformação de pessoas em histórias nas organizações. A curitibana já ganhou prêmios como Melhores Empresas para Trabalhar Paraná e Great Place to Work 2019, 2020 e 2021, é uma das TOP5 no Top Of Mind RH e foi selecionada, em 2019, para o programa Scale-Ups da Endeavor.