5 dicas para otimizar tempo e fazer uma boa gestão de férias

De acordo com a Lei nº 5.452 todo colaborador tem direito a um período de 30 dias de férias a cada 12 meses de trabalho. Em uma empresa com mais de vinte colaboradores, a gestão de férias do colaborador passa a ser uma demanda frequente para o setor de RH. Por isso, é importante que essa organização seja eficiente e esteja em total acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) para evitar deslizes como o clássico pagamento dobrado por conta de prazos vencidos.

Segundo Silvana Fernandes, Gerente de RH na Pontomais, líder em gestão de controle de ponto online e soluções de otimização para os RHs, a partir de uma gestão de férias bem definida, os colaboradores conseguem solicitar o período de descanso de maneira autônoma, acompanhando cada passo. E, para isso, é interessante contar com um processo amigável e intuitivo, no qual o funcionário tenha total visibilidade sobre como dividir suas férias, quais datas são possíveis e a quantia de dias disponíveis para o gozo.

“A gestão de férias tem que ser muito bem feita para garantir que não existam questões jurídicas para a organização em relação aos colaboradores. Como o RH tem o desafio de administrar muitos documentos e informações, o que pode resultar na perda dos prazos, é recomendado que a empresa realize o planejamento estratégico desse período. Dessa forma, o tempo de descanso dos funcionários não terá nenhum impacto negativo e a organização conseguirá prever saídas e evitar sobrecargas durante as ausências. O principal objetivo é garantir que os processos de solicitação sejam mais seguros e ágeis”, explica.

Silvana Fernandes separou 5 dicas para otimizar a gestão de férias dos colaboradores e economizar o tempo do RH. Confira:

Melhore o planejamento interno: organize as datas e o time

Os gestores precisam ter um processo bem estruturado e validado por todos, garantindo que todos estejam cientes do planejamento aprovado. Os colaboradores alinhados podem auxiliar os líderes nesse momento, pois estão atentos aos períodos de solicitação estipulados e sabem quais são as condições pré-definidas, evitando problemas e frustrações, como por exemplo, tarefas inadimplentes, para isso é necessário definir a data de saída do colaborador com antecedência, garantindo que o time tenha tempo o suficiente para organizar as demandas. Ainda é muito comum nas empresas que, quando um colaborador entra em férias, a equipe acabe ficando desfalcada e sofra com sobrecargas. Para que isso não aconteça, é fundamental organizar as demandas e dividi-las entre os profissionais disponíveis, para que ninguém fique com trabalho dobrado e excessivo.

Apresente o assunto durante o processo seletivo

Para evitar conflitos futuros, é aconselhável que o processo seletivo seja também um momento para esclarecer dúvidas sobre a empresa. Por isso, aproveite o momento para conversar com o candidato sobre o funcionamento das férias na empresa. Traga temas como férias coletivas, possíveis restrições, períodos de férias parcelados e qualquer outro tema que diga respeito ao assunto. Uma comunicação clara e transparente desde o primeiro momento garante a satisfação do colaborador e evita divergências.

Esteja atento às regras da CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho, popularmente chamada pela sigla CLT, é o conjunto de regras que rege as leis referentes aos direitos trabalhistas. Por serem atualizadas com frequência, os gestores devem ter pleno conhecimento sobre elas e estarem sempre atentos a possíveis modificações, pois refletem diretamente no relacionamento entre empresa e funcionário.

Entender sobre o período aquisitivo, concessivo e demais regras é essencial para evitar possíveis problemas trabalhistas. Tendo em vista que a Lei Trabalhista de 13 de julho de 2017 alterou processos conhecidos, é preciso ficar atento.

Com a nova atualização, ao invés de parcelar suas férias em duas vezes, o colaborador pode fracionar em até 3x, desde que uma das parcelas tenha pelo menos 14 dias seguidos e que as demais não sejam inferiores a 5 dias. Outro ponto abordado pela Lei impossibilita o começo das férias 2 dias antes de um feriado ou repouso semanal.

Planeje uma saída gradual

É importante entender que organizar o time e combinar a data de saída com antecedência não gera o efeito desejado se as informações não forem repassadas ao restante da equipe.

Normalmente, os colaboradores costumam organizar seu dia a dia com base nas tarefas que possuem, e para que consigam encaixar as novas demandas no planejamento, o gestor deverá atualizá-los assim que possível. Atividades incluídas de última hora resultam em problemas internos, pois as preocupações com datas e entregas geram grandes níveis de estresse na equipe.

Para evitar isso, recomendamos que a saída do colaborador para as férias seja realizada de maneira gradual, para que seus colegas tenham tempo de alinhar e entender o que será repassado, podendo ainda tirar dúvidas.

Invista em ferramentas de organização

Em relação às necessidades do gestor nesse processo, é preciso que ele possa visualizar de forma clara uma agenda relacionada somente às férias dos colaboradores, na qual tenha uma visão ampla de acordo com o status de cada solicitação do time. No geral, as empresas optam por planilhas preenchidas manualmente, o que abre espaço para erros humanos e esquecimento. Portanto, ao existir processos bem definidos e centralizados em relação às férias da empresa, o gestor evita problemas relacionados à prazos, trazendo mais segurança e eficiência, ao mesmo tempo que ganha tempo para organizar a equipe. Além disso, é importante que o RH também consiga acompanhar todos os pedidos, evitando erros e agilizando processos.

Sobre a Pontomais:

Com atuação desde 2016, a Pontomais é a startup líder em gestão de controle de ponto online e soluções de otimização para os RHs. Já são mais de 800 mil colaboradores e mais de 17 mil clientes ativos na solução de otimização da empresa. Por meio de tecnologia, a startup desburocratiza processos como jornada de trabalho e horas extras para que os profissionais de RH possam focar em desenvolvimento pessoal e de carreira dos colaboradores. A atuação da startup nas três pontas (colaborador, empresa e RH) permite a transformação de pessoas em histórias nas organizações. A curitibana já ganhou prêmios como Melhores Empresas para Trabalhar Paraná e Great Place to Work 2019, 2020 e 2021, é uma das TOP5 no Top Of Mind RH e foi selecionada, em 2019, para o programa Scale-Ups da Endeavor.