Três passos para criar fluxos de trabalho resilientes para empresas seguradoras

Um grande número de licenças médicas não planejadas relacionadas à Covid ainda está causando altas taxas de ausência em muitas empresas seguradoras. Isso pode significar que as tarefas de trabalho precisam ser assumidas por colegas ou até mesmo deixadas de lado. Em muitos casos, os gerentes agora enfrentam o desafio de redefinir as prioridades e reorganizar projetos e fluxos de trabalho em curto prazo.

“É preciso garantir que os colaboradores substitutos recebam rapidamente todas as informações e arquivos necessários e possam continuar com os projetos em andamento da maneira mais transparente possível. Para os demais funcionários da equipe, o nível de estresse aumenta”, destaca Luciano Alves de Oliveira, Diretor Geral Brasil e Portugal do OTRS Group.

Processos claramente definidos e com suporte de TI que funcionam de forma flexível no escritório ou home office, bem como formas simples de organizar férias e licença médica, criam fluxos de trabalho transparentes e resilientes. Eles ajudam as empresas seguradoras a se manterem atualizadas; proteger a saúde e a força de trabalho em geral; e reduzir o estresse -- e até mesmo o esgotamento.

"Eventos globais, como a pandemia de Corona, problemas na cadeia de suprimentos ou a guerra na Ucrânia, não deixam as empresas e seus funcionários intocados; em vez disso, eles têm muitos impactos e muitas vezes afetam o planejamento dos processos de trabalho em vários níveis. Processos bem estabelecidos são jogados em desordem, interrompidos ou mesmo completamente interrompidos", diz Sabine Riedel, membro do conselho do OTRS Group. "Provavelmente temos que assumir que essas incertezas no planejamento não desaparecerão no futuro próximo. As empresas que projetam seus fluxos de trabalho de forma resiliente agora e suportam processos e responsabilidades de forma sistemática e consistente com um sistema BPM, business process management, podem aumentar a resiliência da equipe e aliviar os funcionários organizacionalmente. O uso ativo de pausas e períodos de inatividade também são componentes importantes aqui."

# 1 Faça pausas e intervalos conscientes

Quando a carga de trabalho em uma equipe é alta e as listas de tarefas estão cheias, parece contraproducente prestar atenção ativamente a intervalos e pequenas pausas. Mas, o contrário é verdadeiro: as pausas - talvez com uma pequena mudança de cenário e algum exercício, proporcionam relaxamento e diferentes perspectivas. Eles refrescam a mente e a motivação e criam força para um desempenho renovado. Um ambiente de trabalho em que as pausas e os tempos de inatividade sejam conscientemente reconhecidos e utilizados, em que os colaboradores encontrem o seu próprio ritmo entre a atividade e o descanso, aumenta o bem-estar e a resiliência da equipa, mesmo sob cargas de trabalho pesadas. A saúde, motivação e desempenho dos colaboradores são mantidos.

#2 Continuar a expandir a cooperação transparente

Equipes de todo o mundo aprenderam a trabalhar bem juntas e a estruturar a comunicação mesmo quando não estão presentes em um escritório juntas, devido à pandemia nos últimos anos. Em muitos casos, as empresas criaram a infraestrutura de TI necessária para isso com locais de trabalho baseados na Web: As funções básicas de colaboração provavelmente já se estabeleceram na maioria das empresas em todo o mundo. Estes incluem a gestão transparente das horas de trabalho e ausências devido a férias, licença médica ou home office ou a integração da videoconferência nas comunicações. Esses recursos humanos, organizacionais e técnicos adquiridos pela pandemia já aumentaram significativamente a resiliência dos fluxos de trabalho. Eles agora precisam ser mais desenvolvidos e refinados, em vez de reverter a um "estado normal" anterior e insistir na presença no escritório corporativo, por exemplo.

#3 Defina processos, decisões e aprovações

Processos, recursos e responsabilidades claramente definidos apoiam a resiliência da equipe em momentos estressantes - independentemente de, por exemplo, as tarefas serem assumidas por colegas que ficaram doentes em curto prazo ou por precisarem de uma substituição de férias clássica. Um software de BPM poderoso, como o OTRS, pode sistematicamente apoiar e automatizar os processos e a comunicação da equipe. Eles digitalizam fluxos de trabalho padronizados com todos os recursos necessários, aprovações e pessoas responsáveis ​​envolvidas. Isso significa que as tarefas atuais podem ser facilmente acionadas e concluídas automaticamente, mesmo por funcionários representando seus colegas. Isso economiza tempo, reduz a taxa de erros e garante processos e comunicação profissionais. A qualidade da colaboração e resiliência na equipe aumenta - mesmo em momentos estressantes.

Sobre o Grupo OTRS

O Grupo OTRS é o fabricante e o maior fornecedor mundial da suíte de gerenciamento de serviços corporativos OTRS, premiado com o selo de aprovação SERVIEW CERTIFIED TOOL.

Oferece às empresas soluções independentes do setor para comunicação estruturada em atendimento ao cliente, gerenciamento de serviços de TI e gerenciamento de segurança. Além do produto principal OTRS, as soluções de segurança STORM e CONTROL garantem um gerenciamento eficiente de incidentes de segurança cibernética e documentação transparente de acordo com padrões como ISO 27001.

Entre seus clientes estão Lufthansa, Airbus, Porsche, BSI (Federal Office for Security in Information Technology), Max Planck Institute, Toyota e TUI Cruises. A empresa é composta pela OTRS AG e suas cinco subsidiárias OTRS Inc. (EUA), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS Asia Pte. Ltd. (Cingapura), OTRS do Brasil Soluções Ltda. (Brasil) e OTRS Magyarország Kft. (Hungria). A OTRS AG está listada no conselho básico da Bolsa de Valores de Frankfurt.