Informações confidenciais: como garantir a segurança na empresa?
*Renato Almeida dos Santos
Ter uma boa política para que os colaboradores compreendam a importância de cuidar das informações confidenciais da empresa é essencial para evitar uma série de problemas organizacionais e jurídicos.
Para que as informações sigilosas e os dados de clientes não vazem, é preciso garantir que todos compreendam a importância do assunto. Afinal, imagine que um cliente tenha confiado na sua empresa, apresentando algumas informações de um produto que ainda não foi lançado.
Dessa maneira, se os colaboradores não forem bem instruídos, podem, por exemplo, divulgar essas informações nas redes sociais (de uma forma maldosa ou não). Sendo assim, a empresa pode enfrentar uma série de complicações, inclusive judiciais. Por isso, é importante investir em uma cultura ética.
Há diversas estratégias para manter as informações confidenciais de uma empresa. A mais comum é o Non Disclosure Agreement (NDA), também conhecido como acordo de confidencialidade, e é, como o nome sugere, um acordo que a empresa e o colaborador assinam para manter devidas informações confidenciais.
As informações podem ser as mais diversas, tais como um novo produto, um processo patenteado ou uma transação. Portanto, o documento apresenta todas as informações que devem ser protegidas e também quais são os projetos a que se referem.
Assim, é realizado um acordo jurídico determinando quais são essas informações sigilosas, quem são as partes envolvidas, qual é a finalidade, o período que elas devem ser guardadas e também qual é a penalidade para quem desobedecer ao contrato.
Além do NDA, outras opções que podem ser utilizadas são: criar uma ótima política de confidencialidade; treinar a equipe, investindo em programas de compliance; investir em protocolos para a autorização e o acesso das informações; e investir no Potencial de Integridade Resiliente (PIR) do colaborador.
Essa metodologia consiste na aplicação de um teste de integridade, simulando alguns dilemas éticos para identificar o perfil comportamental diante da rotina.
Isso evita a corrupção, a fraude, o assédio e também que as informações sigilosas da empresa sejam vazadas. Além disso, o programa é fundamental para estimular a integridade dos colaboradores.
Ter atenção e cuidado com as informações confidenciais de uma empresa é essencial para que ela se mantenha ativa no mercado.
*Renato Almeida dos Santos é especialista em compliance e sócio da S2 Consultoria, empresa especializada em prevenir e tratar atos de fraude e assédio nas organizações. Também é diretor acadêmico do IPRC - Instituto de Pesquisa do Risco Comportamental
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