Brasil,

TOKIO MARINE SEGURADORA

Empresas investem em automação de contratos

Segundo pesquisas, a utilização de papel impacta em desperdício de tempo e recursos nas empresas

O volume de contratos de uma empresa pode variar de acordo com cada negócio, mas independente disso, o processo manual torna-se cansativo e passível de erros. Segundo um estudo da AIIM, 43% dos entrevistados disseram que a remoção de papel dos processos deve ser um constante objetivo.

Além disso, cada etapa do acordo precisa ser monitorada para que ocorra tudo bem, mas muitos detalhes podem ser difíceis de serem identificados sem uma ferramenta especializada para apoiar.

Com a automatização da gestão dos contratos existe mais segurança no processo, não só se tratando de dados, mas também de informações e prazos. O acesso aos documentos é por criptografia, então o risco de pessoas desautorizadas visualizarem as informações é eliminado. Todo o histórico de edições fica salvo, evitando que os documentos sejam manipulados ou sofram modificações sem que todos os responsáveis saibam.

Organização e padronização de processos

O armazenamento digital dos arquivos também se torna mais fácil e confiável. Com a tecnologia de armazenamento em nuvem, todo processo é organizado e centralizado, possibilitando consultas aos documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, até mesmo de dispositivos móveis.

A padronização é uma atitude muito importante para se ter uma comunicação transparente e para a efetividade da gestão de contratos. Isso porque, quando não se tem processos padronizados, vários gargalos processuais podem passar despercebidos.

Com a automação é possível definir o fluxo que deve ser seguido, para que todo o processo se torne interligado e tornar a relação entre contratado e contratante muito mais transparente e dinâmica, agilizando as etapas da contratação.

Fazer com que os colaboradores sigam uma política de compliance também é um fator desafiante, pois um setor pode envolver várias pessoas, que podem possuir hábitos e formas de trabalhar divergentes. Por isso, contar com uma ferramenta que apoie as diretrizes estabelecidas pela empresa é fundamental.

Rotina facilitada e economia

Caso a empresa imprima documentos, com a digitalização da gestão de contratos a economia com papel, toners e manutenção de impressoras também se torna visível. Para se ter uma ideia, a empresa Gartner Inc. estimou que 50% do desperdício das empresas é em papel.

O intuito da automação é facilitar a rotina dos profissionais e agilizar as demandas. Por isso, ao investir em alguma ferramenta, é interessante levar em consideração uma empresa de referência, que já tenha expertise de mercado e possua integração com outros sistemas, como de assinatura digital e eletrônica.

Outro fator que deve ser levado em conta ao optar por uma solução é a existência de relatórios de desempenho que ofereçam informações sobre a produtividade dos departamentos, com isso é possível entender onde estão os gargalos e otimizar cada vez mais os processos.

Por fim, é preciso contar com ajuda de um suporte especializado caso seja necessário fazer ajustes no sistema ou quando tiver alguma dúvida. Então, uma equipe de suporte eficiente é outro fator de suma importância durante a contratação de um sistema.

Assinado por: Aloisio Arbegaus, Diretor do InContract - Solução para gestão de contratos online.


Compartilhe:: Participe do GRUPO SEGS - PORTAL NACIONAL no FACEBOOK...:
 
https://www.facebook.com/groups/portalnacional/

<::::::::::::::::::::>
IMPORTANTE.: Voce pode replicar este artigo. desde que respeite a Autoria integralmente e a Fonte...  www.segs.com.br
<::::::::::::::::::::>
No Segs, sempre todos tem seu direito de resposta, basta nos contatar e sera atendido. -  Importante sobre Autoria ou Fonte..: - O Segs atua como intermediario na divulgacao de resumos de noticias (Clipping), atraves de materias, artigos, entrevistas e opinioes. - O conteudo aqui divulgado de forma gratuita, decorrem de informacoes advindas das fontes mencionadas, jamais cabera a responsabilidade pelo seu conteudo ao Segs, tudo que e divulgado e de exclusiva responsabilidade do autor e ou da fonte redatora. - "Acredito que a palavra existe para ser usada em favor do bem. E a inteligencia para nos permitir interpretar os fatos, sem paixao". (Autoria de Lucio Araujo da Cunha) - O Segs, jamais assumira responsabilidade pelo teor, exatidao ou veracidade do conteudo do material divulgado. pois trata-se de uma opiniao exclusiva do autor ou fonte mencionada. - Em caso de controversia, as partes elegem o Foro da Comarca de Santos-SP-Brasil, local oficial da empresa proprietaria do Segs e desde ja renunciam expressamente qualquer outro Foro, por mais privilegiado que seja. O Segs trata-se de uma Ferramenta automatizada e controlada por IP. - "Leia e use esta ferramenta, somente se concordar com todos os TERMOS E CONDICOES DE USO".
<::::::::::::::::::::>

Adicionar comentário

Aja com responsabilidade, aos SEUS COMENTÁRIOS em Caso de Reclamação, nos reservamos o Direito, a qualquer momento de Mudar, Modificar, Adicionar, ou mesmo Suprimir os comentarios de qualquer um, a qualquer hora, sem aviso ou comunicado previo, leia todos os termos... CLIQUE AQUI E CONHEÇA TODOS OS TERMOS E CONDIÇÕES DE USO. - O Nosso muito obrigado - Ferramenta Automatizada...IMPORTANTE: COMENTÁRIOS com LINK são bloqueados automaticamente (COMMENTS with LINKS are automatically blocked.)...Sucesso!


voltar ao topo