Quatro dicas para usar a tecnologia a favor do escritório contábil

Pensando nisso, a IOB preparou quatro dicas para ajudá-los a utilizar a tecnologia como aliada na busca por mais eficiência operacional e competividade. Confira:

1. Otimize processos

Todo negócio, independentemente do tamanho ou segmento, precisa de processos. São eles que organizam a rotina e que fazem a empresa funcionar sem depender dos colaboradores que lá estão. A falta de processos tornam as práticas de trabalho baseadas apenas em procedimentos pessoais e com o conhecimento restrito às pessoas. Por isso, contar com softwares é um caminho para a sistematizar as demandas, delimitar responsabilidades, ter procedimentos bem definidos e mais segurança na operação.

Outro ponto fundamental, é o investimento na mudança de pensamento, para que todos se adaptem e sigam os novos processos estabelecidos. Treinamentos e a liderança pelo exemplo são bons recursos para essa otimização processual. Já as soluções com funcionalidades mobile são capazes de levar para a palma da mão do contador informações importantes para uma tomada de decisão rápida e segura.

2. Melhore o relacionamento com o cliente

Investir no relacionamento é a base para manter o cliente satisfeito e fidelizado. Algumas ferramentas estão sendo usadas para facilitar essa interação como os aplicativos de conversa instantânea, que têm a vantagem da rapidez e praticidade, mas dificultam a escalabilidade e a continuidade do atendimento. E, o tradicional e-mail, um canal popular porque a maioria das pessoas já estão adaptadas, porém, mais difícil de gerenciar, principalmente quando a conta é compartilhada.

Já as soluções de gestão na nuvem possibilitam sistematizar o atendimento, integrando serviços para tornar os processos mais rápidos e eficazes. Por exemplo, a solicitação que é registrada, via ferramenta, já entra em “esteira” de atividades do contador. Ou seja, uma plataforma única, que organiza não só a comunicação, mas também o fluxo de trabalho no escritório.

3. Automatize a auditoria de obrigações

De acordo com a Receita Federal, somente em 2019, foram constituídos mais de R$ 126 bilhões em créditos tributários, resultado de procedimentos de fiscalizações, auditorias externas e revisão de declarações. Diante da complexa legislação brasileira, contar com um software que audita as obrigações é uma forma efetiva de evitar multas por erros operacionais.

O mercado já oferece ferramentas online que informam as inconsistências de uma obrigação, por nível de criticidade, antes mesmo da transmissão aos órgãos reguladores. Elas avaliam a correlação das informações utilizando regras fiscais atualizadas e inclusive cruzando os dados entre os vários subsistemas do SPED, permitindo enviar dados em total compliance tributário. Além de automatizar e auditar os tributos, algumas soluções também disponibilizam relatórios gerenciais, um recurso primordial para melhorar os processos fiscais e contábeis.

4. Invista em pessoas

Em uma jornada de digitalização, a tecnologia funciona como uma facilitadora, mas o sucesso dessa mudança está centrado nas pessoas. A atualização e capacitação técnica do colaborador são fundamentais para melhorar a qualidade dos serviços prestados e do atendimento. Além da atualização anual obrigatória do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), implantar políticas constantes de treinamentos e atualizações ajuda a desenvolver o profissional e cria mais sinergia entre o cliente e o escritório.

“Este ano o contador precisou lidar com as medidas trabalhistas, as novas fases do eSocial, a entrada em vigor das sanções da Lei Geral de Proteção de Dados e a Reforma Tributária. Tudo isso junto, com desafios trazidos pela pandemia, tornou a digitalização ainda mais vital para a sobrevivência do escritório”, afirma Carlos Dias, gerente de operações e serviços da ao³.

Sobre ao³

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