Gestão de Documentos acelera transformação digital nas empresas

A transformação digital ganhou novos contornos em 2020, com a necessidade das empresas de continuarem operando mesmo sem um espaço físico. No entanto, essa revolução vai muito além da adoção de tecnologias. Ela exige uma nova mentalidade para mudanças dos processos, modelos de trabalho e, principalmente, na coleta e análise de documentos dos clientes.

Se antes, tais informações eram coletadas apenas para fins de cadastro e registro, as tecnologias trouxeram um novo desafio, o de implantar uma gestão estratégica da experiência do consumidor, que tem como objetivo alavancar os negócios e melhorar a competitividade em tempos de adaptação a um novo normal.

Mas, se até há pouco tempo, havia resistência de alguns setores em digitalizar suas operações, em 2020 essa foi a prioridade para 23,7% das empresas, segundo uma pesquisa do CESAR, um dos maiores centros de inovação do país. Os serviços financeiros e de consultoria foram os que mais avançaram nessa revolução.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), catalisadores da transformação digital, conseguiram devolver o controle, a produtividade e a competitividade às operações, mas, mais do que isso, foram capazes de ampliar o leque de serviços.

No mundo todo, de acordo com a Association for Information and Image Management (AIM), as tecnologias de Gestão de Documentos devem receber investimentos por parte de 89% das empresas. No Brasil, esse índice será de 72%, mostrando o desejo e a necessidade de melhorar a eficiência operacional.

E essa melhoria vai muito além de um negócio sem papel ou a busca por uma redução de custos, ela garante uma organização dos dados de forma a manter as informações mais relevantes sempre à disposição, armazenadas de maneira estratégica.

Os serviços financeiros, de saúde e educacional encontraram nessa tecnologia a salvação de seus negócios. Enquanto as grandes instituições financeiras estudavam o fechamento de agências, os bancos digitais e as fintechs se proliferaram, ancoradas, principalmente, em um modelo de atendimento totalmente online, possível apenas por conta de soluções de Gestão e Digitalização de documentos.

Já os contratos que antes precisavam ser impressos e assinados de maneira presencial, passaram a contar com recursos de assinatura eletrônica para permitir a formalização e o fechamento de qualquer lugar, impulsionando a oferta de crédito e beneficiando tanto as instituições quanto a população.

Os serviços de saúde conseguiram manter os atendimentos aos pacientes, sem prejuízo pela falta de registros médicos. A educação descobriu outra maneira de ensinar, que tem se mostrado eficaz, e centenas de outros setores também sobreviveram graças à digitalização.

As experiências mostram que as empresas alcançaram uma maturidade digital e essa deve ser uma tendência definitiva, mesmo após a pandemia. Mais do que a facilidade, flexibilidade e economia, a segurança deve exercer um peso significativo. Afinal, com a LGPD, se torna uma questão de sobrevivência.