Como funciona a gestão por KPI?

Quando iniciamos a gestão por KPI’s (Indicadores Chave de Performance), num primeiro momento, tudo pode parecer meio abstrato. Mas quero lhe pedir que imagine os KPIs como um grande placar em que você acompanha os principais resultados de um jogo. A partir dali, consegue ver qual jogador está rendendo mais em campo, qual se movimenta mais, o esforço da equipe e, o principal, o resultado final.

Agora, transfira isso para a sua empresa, seja ela pequena, média ou grande, e verá quão importantes esses números são. No filme "O homem que mudou o jogo", essa importância fica evidente. Ele conta a história real de Billy Beane, interpretado por Brad Pitt, gerente-geral do time de beisebol do Oakland Athletics, e suas tentativas de criar um time competitivo para a temporada de 2002 da Liga Americana de Beisebol, apesar da situação financeira desfavorável da equipe. Para conseguir montar o time, cria um método baseado em estatística de dados. Ao contrário do que outros times faziam, que era avaliar o desempenho geral de um jogador por meio de sua performance em campo e o número de campeonatos que já havia conquistado, Beane usa números para avaliar a contratação de novos jogadores. Analisa, por exemplo, a porcentagem de vezes que determinado jogador chega à base, quantas corridas consegue fazer durante uma partida, e assim por diante.

Com uma equipe muito mais barata que os outros times, o Oakland Athletics vence vinte jogos consecutivos, recorde na Liga. O filme mostra claramente a importância e relevância de analisar indicadores para a tomada de decisão.

Na escolha dos indicadores, pense que eles devem ter regras claras e simples e ser relevantes para seu negócio. Também não tente carregar todas essas análises nas costas. Você é gestor e deve saber delegar algumas funções. Assim, defina um "pai" do indicador. Essa pessoa será a responsável pelo monitoramento dos números e deve ter autonomia para tomar decisões necessárias para melhorar a performance dos indicadores. Caso esses indicadores sejam divulgados para toda a empresa, lembre-se de que a transparência dos números deve ser prioridade.

Esse monitoramento do desempenho é um dos principais papéis da gestão de KPIs. Na Anjo, realizamos reuniões mensais de, no máximo, uma hora de duração com os principais líderes formais e informais da empresa, para mostrar o resultado dos indicadores e abrir para sugestões sobre como melhorar a performance.

Após a reunião, divulgamos na intranet e nos quadros de comunicação os resultados obtidos e quanto cada um vai ganhar com isso por meio do PPR. Antigamente, todos os colaboradores participavam dessa reunião; entretanto, com o crescimento da empresa, ficou difícil acomodar todos na mesma sala. Assim, minha sugestão para você é: caso seja possível fazer a reunião de indicadores com todos da equipe para manter a transparência e reunir mais insights de melhoria, faça-o. Se não for possível, selecione um time específico para isso, assim como fazemos na Anjo.

A definição dos indicadores, porém, não significa que outros dados da organização devem ser desprezados. Isso porque a qualquer momento um novo indicador pode ser incluído na gestão.

Se determinado produto começa a ser devolvido com frequência, por exemplo, esse indicador deve ser incluído o monitoramento. Dessa forma, a equipe terá subsídios para criar estratégias que resolvam o problema de devolução. Tão logo seja resolvido, esse KPI pode ser retirado do processo e substituído por outro. E assim sucessivamente.

Uma empresa é como um organismo vivo que funciona ininterruptamente, e, portanto, novas ações precisam ser tomadas todos os dias. Todo esse processo de gestão de KPIs deve ser dinâmico e avaliado comparativamente ao índice histórico da empresa, ou seja, em relação aos números dos anos anteriores e as projeções futuras.

No meu livro, "Gestão Profissional na Prática", eu falo deste e de muitos outras temas relevantes para alavancar os resultados.

Espero que essas dicas te ajudem na definição das suas metas e principalmente na criação dos planos de ação para atingir seus objetivos de 2021.

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Sobre Filipe Colombo: Com mais de dezessete anos de experiência em gestão, Filipe Colombo atua desde 2013 como CEO da Anjo Tintas. Formado em Administração com ênfase em Marketing, Filipe ocupou, aos 27 anos, o cargo máximo da empresa. É conselheiro profissional formado pelo IBGC e possui MBA em administração de empresas nos EUA, na China e nos Emirados Árabes. Durante quatro anos, passou por todos os setores da empresa em que hoje é CEO. Desde carga e descarga, estoque, recursos humanos, departamentos financeiro e comercial, Filipe sempre esteve presente na organização fundada por seu pai, Beto Colombo, em 1986, e atualmente uma das principais indústrias do setor no país. O autor possui experiência em desenvolvimento de estratégias de sucesso para B2B (Business to business) e B2C (Business to consumer), que fizeram a empresa crescer 685% nos últimos cinco anos, transformando a Anjo Tintas em uma das principais indústrias brasileiras de tintas via estratégias comerciais, melhoria de eficiência produtiva e redução de custos. Além disso, planejamento estratégico, reestruturação, marketing, inovação, governança corporativa, liderança de equipes de alta performance e conselho administrativo também compõem a trajetória do CEO. Apaixonado por esportes, Filipe é triatleta amador nas horas vagas.