Como manter a cultura da empresa em um escritório digital

Lá no início de 2020, quando a pandemia chegou com força e a obrigação do isolamento social se fez presente, o País todo teve que se adaptar a novas realidades e rotinas, em especial no trabalho. Nesse contexto, o home office parecia ser a escolha mais óbvia e fácil, especialmente em empresas compostas quase que inteiramente por equipes jovens e acostumadas ao ambiente digital. Naquele momento, a solução pareceu tranquila e o processo não seria doloroso. Mas não foi bem assim.

Em poucos meses de home office, percebi vários obstáculos que estavam atrapalhando a disciplina da equipe, como o cumprimento dos horários, a produtividade e até mesmo a motivação da turma. Todos esses jovens, nativos digitais, estavam encontrando dificuldades para conciliar uma nova rotina que envolvia ficar em casa e trabalhar ao mesmo tempo: o prejuízo à cultura organizacional ficou bastante evidente.

Eles não tinham experiência o suficiente para saber administrar o próprio tempo, separar a casa da empresa ou uma organização forte dos horários a ponto de saber gerenciar melhor o dia a dia no home office. Era nítido que, para essas pessoas, havia a necessidade de realmente trabalhar em um escritório e, assim surgiu a ideia de criar um escritório digital para que todos pudessem se adaptar e sentir que estavam dentro da agência, mesmo à distância.

Nós queríamos preservar a cultura da empresa, só que num espaço inteiramente online. Fizemos uma pesquisa interna e descobrimos que não sairia caro realizar esse projeto já que existem muitos programas e aplicativos que podem ajudar nessa empreitada. No nosso caso, optamos por uma plataforma digital famosa por possibilitar a criação de comunidades e que cresceu muito durante a pandemia, tornando-se a rede social mais baixada de 2020.

Lá, foi possível manter toda a cultura que montamos no ambiente físico da agência e, ao mesmo tempo, garantir que fosse possível gerenciar os colaboradores à distância. Separamos os ambientes como no escritório e assim a nossa equipe sabia exatamente a quem se reportar, por meio de salas virtuais, quando e em qual sala determinadas tarefas seriam feitas. As equipes foram divididas pelos respectivos setores, cada qual com a sua sala e isso nos ajudou muito, pois assim uma conversa não atravessa a outra, como ocorria anteriormente por whatsapp ou se perde numa chuva de e-mails.

Nós sabemos que o ambiente do escritório não se resume apenas ao trabalho, a interação e companheirismo entre os colaboradores é uma parte muito importante dessa cultura. Por isso, criamos também o espaço para o café, para descontrair e trocar uma palavrinha com o colega, assim como a recepção e o auditório. Locais de muita descontração no nosso escritório físico e que foi transportado para o digital. Os colaboradores podem ainda usar uma sala que chamamos de ‘não perturbe’. Se alguém está nessa sala, sabemos que não pode ser incomodado, pois está muito ocupado e indisponível. Regra essa que também se aplica a cargos maiores, já que todos nós habitamos o mesmo espaço digital. São regras de convivência que pessoalmente são óbvias, mas que nesses novos tempos, precisam ficar mais evidentes. Demarcar isso ajuda bastante.

Tudo isso contribuiu e muito para que essa equipe jovem, com pouca vivência no escritório, pudesse experimentar e se adequar melhor no ambiente corporativo, mesmo cada um trabalhando da sua casa. Essa mudança - para o escritório digital - fortaleceu o gerenciamento da nossa agência como um todo, aumentou a produtividade e gerou uma equipe mais motivada e em sintonia. Ao invés de bater de frente com o home office, como aconteceu com muitas empresas, nós preferimos entender melhor como essa prática poderia se tornar uma aliada e render bons frutos.

Não há problema algum em admitir que uma empresa que nasceu no ambiente digital precisou ralar para fazer a transição. O mais importante é que conseguimos achar uma solução simples e que fosse melhor para todos. Juntos nós identificamos quais eram os verdadeiros problemas e superamos esses obstáculos ao criar um ambiente digital tão bem arquitetado a ponto de replicar nossa cultura e missão. Acredito que isso só foi possível porque desde o começo não fomos contra a realidade, mas sim, tentamos achar uma alternativa veloz, prática e colaborativa. Deu certo para nós. Pode dar certo para você também.