Homologar fornecedores com plataformas digitais promove otimizações

O processo para cadastro e homologação de fornecedores é extremamente importante para a correta qualificação e análise de qualidade e conformidade

O cenário atual impactou as organizações em vários dos seus setores. A área de compras é uma das afetadas. Este setor que tem a responsabilidade de gerenciar o abastecimento de materiais e serviços das organizações, precisou repensar seus processos, principalmente ao lidar com seus parceiros de fornecimento. Para que este setor possa movimentar sua gama de fornecedores de maneira mais ágil e melhorar seus indicadores, a aderência a plataformas digitais para homologar seus fornecedores poderá ser uma nova aliada, com a finalidade de ter mais aproximação com quem o abastece, além de otimizar tempo para todos os envolvidos no processo de homologação.

Antes de aderir a uma plataforma de tecnologia, é necessário identificar a importância e quais as etapas envolvidas no processo de homologação dos fornecedores. Afinal, a ferramenta precisará ser alimentada com as informações corretas, que servirão de uso para futuras tomadas de decisões. Como já é dito, os dados são o “novo” petróleo.

Por que homologar fornecedores?

Para que o fornecedor estabeleça uma relação mais confiável com seus clientes, é essencial que ele cumpra prazos de entrega e que o produto ou serviço seja de qualidade. Não se pode esquecer que a qualidade do material de matéria-prima poderá afetar no produto produzido. Uma maneira de assegurar esses padrões essenciais é homologando os fornecedores.

A homologação de fornecedores é um processo com vínculo contratual, que tem o objetivo de estabelecer uma relação de compra com o fornecedor por meio de acordos, condições e exigências estabelecidas para a garantia do fornecimento de serviços ou materiais, visando a otimização de tempo e recursos da organização, trazendo mais confiança e segurança durante as negociações e aquisições.

Sendo assim, para as empresas, formalizar um vínculo com seus fornecedores possui relevância, principalmente por visar a redução de tempo nos processos que envolvem a compra, além de estabelecer uma relação mais segura entre ambos.

Dentro desse esclarecimento, em sequência, segue-se para as etapas do processo de cadastro.

Etapas da Homologação dos Fornecedores

Por via de regra, este processo se divide em três etapas, sendo elas:

Pré-cadastro: quando o fornecedor entra em contato com a empresa para estabelecer vínculo;

Homologação: a verificação se o fornecedor atende aos requisitos e exigências estipuladas pela empresa;

Cadastro: se o fornecedor está dentro das conformidades, é feito o registro no sistema da empresa constando sua aprovação após a verificação.

Entrando em detalhes esse processo de cadastro de fornecedores, aos seguintes pontos merecem atenção:

Documentação do fornecedor – É necessário verificar documentações, certificações e realizar consultas públicas para identificar a regularidade do candidato a fornecedor. Lembrando que quanto mais importante for o insumo fornecido, maior a responsabilidade do fornecedor para que não falte este item. Além do material ou serviço fornecido por ele ser entregue no prazo, se torna fundamental averiguar a qualidade das informações do fornecedor, verificando se ele pode operar normalmente;

Preço atrativo – Além do material ou serviço ser de qualidade, é importante analisar se o fornecedor propõe um preço diferenciado, por meio de acordos estipulados durante a negociação, já que a homologação auxilia para que a relação entre fornecedor e cliente seja mais estreita;

Responsabilidade do fornecedor – Para que uma parceria se torne duradoura, é importante o comprometimento de cumprir o que está proposto no acordo, como também será essencial escolher fornecedores que compactuam dos mesmos valores que a contratante, como a ética, responsabilidade social e a sustentabilidade.

Como a tecnologia pode facilitar esse tipo de homologação

Segundo o IBGE, cerca de 8,3 milhões de brasileiros estão em trabalho remoto. Desta forma, para facilitar e otimizar o contato com parceiros de abastecimento, muitas organizações tendem a usar a tecnologia, procurando soluções específicas que melhorem os processos, como a homologação de fornecedores.

Dependendo do porte da empresa, a homologação feita de forma manual se torna mais demorada. Com o objetivo de agilizar a operação para os compradores e o compliance das empresas, melhorando a produtividade desses envolvidos, existem algumas plataformas no mercado que qualificam o critério de informações a serem solicitadas pelo fornecedor e que automatizam processos para que a homologação se torne mais rápida.

Para as organizações, o maior benefício que se tem ao ter uma operação mais assertiva e ágil, é ter tempo para estratégias do negócio que podem ser mais estudadas, como também as negociações com os futuros e atuais fornecedores, a fim de reduzir custos. Desta forma, a otimização vai de ponta a ponta: desde o processo homologação até o abastecimento pelo fornecedor.

O mais indicado, são plataformas em que se pode parametrizar o processo de homologação de acordo com a realidade da empresa, permitindo que a empresa defina os responsáveis que irão passar por cada etapa contida, até para que esse procedimento se torne mais fluído e não exija que seus funcionários precisem se adaptar ao novo sistema, mas sim, que plataforma se adapte a empresa através do espelhamento de fluxos existentes.

A conclusão de que se tem sobre o processo de homologação de fornecedores é de que ele necessita ser efetivo, visto que a escolha de parceiros que fornecem itens ou serviços possuem um grande peso no setor de compras, não dependendo apenas da preferência do comprador, mas sim da capacidade do fornecedor em atender e se enquadrar nos requisitos solicitados pela empresa.

Além disso, pode-se concluir que com o auxílio de uma ferramenta de automação, o processo de homologação de fornecedores que antes trazia dores de cabeça para os gestores de compliance e compras, poderá ser a solução completa para tornar este processo rápido e fácil.

Com o objetivo de auxiliar empresas a melhorar seus processos de cadastros, foi lançado o novo módulo da Plataforma Klassmatt para homologação de clientes e fornecedores.

“O processo para cadastro e homologação de fornecedores é extremamente importante para a correta qualificação e análise de qualidade e conformidade de cada um deles. Ter uma plataforma inteligente auxilia e automatiza o processo, desta forma, economiza tempo. O checklist de documentos por tipo de fornecedor é outro grande benefício que proporciona um nível de critério diferenciado, podendo criar várias consultas automatizadas em órgãos como: Receita Federal, Sintegra, Simples Nacional, CND entre outros. Afirma Alexsandro Brubacher - Diretor Comercial e Marketing da Klassmatt Integra S.A.”