Gestão dos processos e rotinas fiscais de forma intuitiva

Esse modelo, aplicado ao cenário fiscal, contribui para a rotina de notas de entrada

O Modelo Canvas é uma ferramenta muito utilizada nas empresas para organizar diversos processos. Com ela, é possível visualizar de forma sistematizada as etapas que são necessárias para se atingir determinado objetivo.

Baseada na abordagem Design Thinking ("pensar graficamente"), que busca a solução de problemas através de ideias coletivas, o Modelo Canvas é considerado um "mapa visual". Isso porque a sua estrutura é formatada em blocos, que ilustram as etapas visualmente. Isso contribui para que as atividades não fiquem confusas ou perdidas.

Esse método tem os seguintes benefícios: aumenta a organização e objetividade de processos; estimula a criatividade dos colaboradores para enxergar brechas e sugestões no seguimento das atividades; flexibiliza objetivos que são engessados; facilita o entendimento e o percurso de se chegar nas metas e agiliza o cumprimento de processos.

Pensando nisso, foi elaborado o "Tax Model Canvas", um modelo de como gerenciar o processo fiscal.

O cenário de Recebimento Fiscal

Nas empresas, infelizmente, é comum que no recebimento de notas exista uma certa desorganização. Muitas vezes, pode acontecer dos fornecedores não enviarem o XML do documento fiscal para o setor responsável. O que consequentemente gera muita dor de cabeça no fechamento fiscal.

Além disso, é frequente que muitos negócios não tenham conhecimento de todas as notas emitidas contra o CNPJ da organização.

Esse conteúdo faz toda a diferença para cenários semelhantes aos descritos acima.

Processo Fiscal para gestão de notas de entrada

Todas as etapas que são necessárias para que o recebimento de documentos fiscais ocorra de forma organizada, estão estruturadas no Tax Model Canvas. Esse modelo, aplicado ao cenário fiscal, contribui para a rotina de notas de entrada.

O objetivo desse quadro é que o responsável pela área fiscal use a metodologia para construir uma visão processual com duas partes principais: objetivos por etapas e validação por etapas. Tudo isso de uma forma visual, para que todos os participantes do quadro tenham mais facilidade em entender e executar as atividades relacionadas ao recebimento fiscal. Afinal, definir o processo não é o mais difícil. Mas sim, fazer com que ele se cumpra.

Como exemplo geral, pode-se ter 4 etapas para a gestão de recebimento. Algumas empresas possuem mais passos, tornando esse processo mais robusto. Mas aqui, para construir o Modelo e facilitar o entendimento, as 4 etapas são suficientes para exemplificar. Assim, a partir dele, o negócio ajusta conforme as necessidades.

O recebimento é a etapa em que se tem conhecimento dos documentos fiscais emitidos contra o CNPJ da empresa. A validação é o momento de certificar a validade do documento fiscal recebido no CNPJ da empresa.

Ou seja, certificar que determinada compra foi feita com o fornecedor. Assim, é possível seguir para as outras etapas com esse documento. No recebimento Físico, é o momento de saber se aquele documento fiscal chegou junto com a compra e se o pedido da mercadoria está conforme o esperado. Na etapa de entrada, se realiza a entrada do documento fiscal no sistema ERP. No próximo tópico, será explorado os outros 5 pontos em que essas 4 etapas de dividem para cumprir cada um deles.

Cumprimento das etapas do processo fiscal

Os 5 pontos trabalham para cumprir as 4 etapas mencionadas anteriormente (Recebimento, Validação, Recebimento Físico e Entrada).

O primeiro ponto é o objetivo, que define a finalidade da etapa. Depois, na validação, são organizadas as maneiras que garantem o cumprimento do objetivo. Nas atividades, são colocadas as tarefas pontuais e obrigatórias que devem ser realizadas para cumprir esse objetivo. Na parte do responsável, são inseridas as pessoas, departamentos e os sistemas que estão à frente dos objetivos. Por fim, na duração se define o tempo que o colaborador responsável precisa para executar as atividades. No modelo disponibilizado gratuitamente ao final do artigo, todos esses pontos e etapas estão organizados em planilhas editáveis para contribuir com a rotina fiscal das empresas.

Com o Tax model Canvas, é possível que as equipes definam as etapas e processos de acordo com as características da empresa. O material é gratuito e está disponível no link: https://conteudo.oobj.com.br/kit-tax-model-canvas