Gestão digital de contratos mantém rotina de empresas durante isolamento

Considerado uma tendência mundial, o trabalho remoto tomou proporções inimagináveis nas últimas semanas. No Brasil, onde somente cerca de 37% dos profissionais atua com home office, segundo a Catho, a necessidade de adoção de ferramentas para implantação do modelo de teletrabalho ficou evidente. Na gestão de contratos, por exemplo, a continuidade da rotina depende, mais do que nunca, de novas práticas alinhadas à transformação digital.

De acordo com Aloisio Arbegaus, diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, que desenvolve a plataforma de gestão de contratos InContract, quem já conta com soluções digitais para formalizar e ajustar documentações e contratos garante um passo à frente neste momento. “Vimos, por exemplo, muitas empresas tendo que contratar serviços de aluguel de equipamentos para alocar as equipes em casa. A própria formalização desse tipo de contratação é desafiadora quando ainda ocorre analogicamente. É uma situação de risco: você não consegue agilizar o processo e perde tempo, enquanto quem atua em bases digitais realiza os trâmites em poucas horas”, diz.

O adiamento da migração de processos para o meio digital é, segundo o executivo, resultado da dúvida dos negócios em relação à segurança e à legitimidade do documento formalizado nestas plataformas. No entanto, enquanto no registro analógico o contrato não há rastreabilidade e se exige presença física para execução do processo, no ambiente virtual há histórico rastreável e armazenamento seguro, com acesso monitorado. “É preciso salientar que plataformas desenvolvidas para este fim são projetadas levando em consideração as particularidades desse trabalho. Nem todo mundo tem acesso a tudo e há uma transparência em relação a diversas questões. A empresa poderá verificar histórico de versões de minutas/contratos, elaborar cláusulas padrão, e verificar o profissional responsável por possível alteração. Importante ressaltar ainda que a assinatura digital tem validade legal, da mesma forma que a autenticada em cartório”, explica.

Agilidade e mudança de comportamento

Aloísio acredita que a situação de isolamento pode impor mudanças que em breve serão incorporadas à rotina das pessoas. “Nestes momentos muitos negócios estão percebendo a necessidade de se adequar à transformação digital. Acredito que as boas práticas adotadas no período de confinamento, tendem a ser incorporadas na rotina assim que retornarmos para os ambientes físicos das empresas”, avalia.

A incorporação da gestão online de contratos, vale para os negócios adequarem a rotina da empresa, visando compliance. “Quando empresas passam a utilizar soluções como o InContract também realizam o mapeamento da rotina de gestão dos documentos. É comum que se perceba neste momento falhas de segurança e de práticas, que resultam em perda de contratos, prazos, multas e elevados custos”, comenta o executivo da Teclógica.

O custo do trabalho analógico

Para se ter uma dimensão do desafio, a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), estima que as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de documentos. Além disso, 37% das fotocópias feitas nas empresas são desnecessárias. Com a digitalização e a aplicação de ferramentas online, estes recursos são melhor aproveitados. “Durante o isolamento ou em situações que impeçam a circulação das pessoas, o trabalho não é prejudicado, pois contratado e contratante formalizam negócios e ajustam propostas sem a necessidade de presença física”, reforça Aloísio.

Por fim, o executivo lembra que há ainda a otimização do espaço na empresa. Até mesmo documentos que até então precisam ser armazenados por lei poderão ser mantidos apenas em ambiente digital, por conta da Medida Provisória 881/19. Ou seja: menos desperdício e um passo à frente na jornada rumo ao modelo de trabalho do futuro.