Assinaturas eletrônicas trazem mobilidade e agilidade para os negócios

Temos um ganho real em qualidade de vida e produtividade para todos os que utilizam as assinaturas eletrônicas

Nos últimos anos, a tinta e o papel estão perdendo força em todos os segmentos empresariais, onde são cada vez mais trocados pela conveniência e pelos baixos custos da tecnologia digital. As assinaturas eletrônicas e a gestão de documentos na nuvem são um dos catalisadores dessa revolução, melhorando a produtividade, as experiências dos clientes e a segurança na troca de informações.

Mas, não é só dentro de um escritório que as assinaturas eletrônicas da DocuSign, pioneira neste tipo de solução, estão cada vez mais comuns. A mobilidade é uma palavra-chave para o mercado, pois essa tecnologia permite que empresas e clientes assinem documentos eletronicamente de qualquer lugar, usando um computador ou dispositivo móvel, apenas utilizando login e senha, desenhando uma assinatura, escolhendo um modelo já criado pela plataforma ou carregando uma cópia de sua assinatura física, tudo de forma segura e com criptografia.

E isso pode realmente adiantar a vida de muita gente. Por exemplo, isso mitigaria o tempo e gasto com motoboys andando pela cidade, fazendo todo o processo de autenticação de um documento ser bem mais rápido e seguro.

Outro exemplo prático dos tempos modernos diz respeito a viagens e visitas a clientes. Imagine que um colaborador da empresa precisa visitar uma unidade do cliente em outro estado do país. Durante a espera do transporte para levá-lo do aeroporto até o local de destino, o cliente solicitou a autorização de um documento para finalizar o contrato na mesma hora. Se fosse pelo método tradicional, como isso seria possível? Já, com a assinatura eletrônica, ele pode localizar o documento na biblioteca de documentos na nuvem, verificar as alterações necessárias, efetuá-las, reenviar o documento e concluir o processo em pouquíssimo tempo.

Entre os números que podemos utilizar para mostrar a economia de tempo e dinheiro, a própria DocuSign mostra que são economizados por documento mais de US$ 36 em transporte, impressão e armazenamento por cada acordo assinado e o tempo de execução dos negócios é 80% mais rápido quando realizado eletronicamente.

“Antes que as assinaturas eletrônicas fossem reconhecidas legalmente, todos os contratos tinham que ser assinados, enviados fisicamente ou por fax, após assinatura eram digitalizados e arquivados. Obviamente, esse processo requer várias etapas, tornando-o demorado e dispendioso. Com a digitalização dos processos, as negociações podem ser aceleradas porque cada etapa do processo é autenticada e facilmente acessada por todas as partes de qualquer lugar, inclusive pelo smartphone onde quer que a pessoa esteja, para que problemas críticos possam ser sinalizados e rastreados até a execução final. Isso é um ganho real em qualidade de vida e produtividade para todos os que utilizam as assinaturas eletrônicas”, afirma Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina.

A mobilidade interfere diretamente em todos esses fatores. Afinal, para ter essa flexibilidade é necessário que seja possível realizar as atividades cotidianas remotamente. Além disso, não é só o funcionário que ganha com o trabalho remoto, a empresa também se beneficia. Com mais produtividade por parte dos colaboradores – já que se sentem mais confortáveis para fazer suas tarefas – temos uma redução de custos e mais dinamismo no trabalho. É um processo de ganha-ganha.